紙で日報を提出したり、管理したりしている企業や組織があると思います。そういったアナログでの管理だと、紙や印刷のインクにコストがかかり、日報の保存をするにもかなり場所をとることでしょう。
今回この記事では今までの日報管理を振り返ったうえで、最新の日報アプリを紹介していきたいと思います。
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目次
日報管理はどうやっている？
日報管理には様々な方法があります。紙といったアナログな管理方法もあれば、メールやExcel、Wordで管理を行っている企業もあります。最近では、アプリを用いて日報を管理している企業も少なくありません。
これから日報を取り入れる場合は、どんな管理方法が合うのかを吟味していく必要があります。
昔までの日報管理はどうやっていた？
現代では、アプリという画期的なツールで日報の作成と管理から、日報の検索まで可能です。では、アプリがない時代は日報をどのように管理していたのでしょうか。これから昔の日報管理はどのように行っていたのか、いくつか項目に分けて紹介していきたいと思います。
ExcelやWordで日報をチェックしている
スマホがなかった場合、PCで日報を管理していたのですが、日報管理としてよく使われていたのがExcelとWordでした。ExcelとWordだと追加のコストがかからなく、テンプレートも作りやすいため、時間をかけずに日報を記入することが可能でした。
しかし、ExcelとWordの場合でも日報の検索は難しく、管理が大変でした。
メールで日報をチェックしている
ExcelやWord以外だと、メールで日報の作成と管理を行っていました。メールだと、場所を問わずどこでも日報の作成と確認が可能という利点があります。しかし、メールの場合提出状況の確認が難しく、ExcelとWordと同様、検索性の悪さもありました。
一方で、上司にとっては日報を大量にメールで送られてくるので、大事なメールを見逃したり、顧客からのメールが埋もれてしまったりというトラブルもありました。
日報ファイルの一元管理ができない
上記で挙げたExcelやWord、そしてメールの場合でも、日報を一元管理することが出来ませんでした。ExcelやWordの場合は、1つのフォルダの中に大量な日報が入れられ、メールの場合だと上司のアドレス宛に、大量の日報メールが送信されていました。
この場合、過去の日報や業務に関する情報を取り出すことが非常に難しく、フィードバックがやりづらいという問題が発生してしまいます。
古い日報を補完できない
日報は毎日書きますが、日々の勤怠により日報の提出が難しかったり、提出自体を忘れてしまったりすることもあります。その場合、日報を補完して改めて上司に提出するのですが、ExcelやWord、メールの場合だと過去に遡って『何日の日報を提出していないのか』と調べるのが非常に難しくなります。
情報が伝わりにくい
ExcelやWordの場合、書く時だけではなく確認する時にもソフトを立ち上げる必要があるので、入力負荷が大きくなってしまいます。それが原因で日報をあまり見てもらえない場合もあるでしょう。またメールの場合だと、確認出来る人が限られるので、情報が共有されにくくなります。
効率的な日報管理はどうしたら良いの？
それでは効率的な日報管理はどのようにしたらいいのでしょうか。効率的な日報管理に必要な概要を2点にまとめましたので、ぜひ一読ください。
テンプレートを利用する
テンプレートを用意するだけで日報作成がかなり早くなります。例えば『今日の業務』『成果』『所感』という項目を前もって用意しておけば、後はその項目に沿って文章を記入していくだけで日報作成が終わります。
また、上司の方でも日報のどこを確認すればいいのかが分かりやすくなるため、フィードバックも行いやすくなります。
グループウェアや日報管理ツールを利用する
企業や組織内のインターネットを活用したグループウェアや、日報管理ツールを使うことで、日報管理の効率化が図れます。グループウェアや日報管理ツールであれば、誰でも日報が保存してある場所にアクセスして、共有することが出来ます。
多くの人の目に触れるので情報共有が素早くでき、フィードバックにも繋がります。
日報管理をシステム化するメリットは？
アナログでの管理やメールでの管理だと、日報が上司への一方通行になり、メンバーの業務内容を確認するのも出来ませんでした。日報管理をシステム化することにより、リアルタイムでの報告が可能になります。
また、案件ごとの日報も確認出来るようになり、情報共有の幅が広がります。
おすすめの日報管理アプリは何がある？
日報管理アプリはたくさんありますが、今回この記事では3つに分けて紹介したいと思います。
chatwork
仕事効率化に特化した、チャット形式のビジネスチャットツールです。日報の提出や管理はもちろん、メールや電話、会議、訪問などのビジネスで欠かせない部分を効率化することができます。
URL:https://go.chatwork.com/ja/
LINEWORKS
プライベートでも使う方が多い『LINE』のビジネス版です。普段の『LINE』と同じような操作でカレンダーやアドレス帳、掲示板が使えるようになります。
URL:https://line.worksmobile.com/jp/
ganba!
SNS形式で使える日報管理アプリです。様々なテンプレートが用意されているので、日報作成の効率化にも繋がります。また、コメントなども充実しているためコミュニケーションやフィードバックも積極的に行うことが出来ます。
まとめ
昔の日報管理の方法や、おすすめの日報管理アプリを紹介していきました。日報の作成や管理を効率化するのは、業務の効率化に繋がります。日報の管理方法に迷っている場合は、ぜひこの記事をご参考にしてください。