ペーパーレス化を導入し、進めていくにはどうしたらいい?その方法を徹底解説!

#ペーパーレス

ハドラー

昨今、デジタル化が進み様々な場面でインターネットやアプリなどが導入されて、業務効率化に繋がっています。しかし、まだペーパーレス化が進まず、仕事の関する事柄を書面で対応している企業や組織も少なくありません。

 

この記事ではペーパーレス化が進まない理由や、ペーパーレス化を進めることでのメリットやデメリットを紹介していきます。

 

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ペーパーレス化とは?

書面の利用を極力減らし、パソコンやスマホで電子化して閲覧出来るようにする試みを『ペーパーレス化』といいます。具体的には書面に代わってPDF文書やメールにてやりとりを行ったり、Web会議を活用したりすることが、ペーパーレス化の取り組みです。

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なかなかペーパーレス化が進まない理由

それでは何故、ペーパーレス化が進まないのでしょうか。それは多くの企業が『紙での提出、保管、配布する』という決まりを設けていることが、大きな理由です。特に日本の場合、昔から続く制度や規定を重んじる習慣があるので、たとえメリットを十分に理解していてもペーパーレス化を導入しない企業や組織が多くあります。

 

一部の書面は法令により電子書面が許可されていないものもあるので、そういった部分もペーパーレス化を進ませない要因になっていると言えるでしょう。

ペーパーレス化が求められる背景

結論から記述すると『コストの削減』と『森林保護』この2点です。まず、書面でのやり取りをする場合は紙自体にコストがかかりますし、印刷代や印刷する際のインクにもコストがかかります。そういったコストを削減するためにもペーパーレス化が求められているのです。

 

そして紙が大量に使われると、紙の原料となる森林の伐採スピードが速まり、森林の再生が追いつかなくなります。そういったことがあり、数年前からペーパーレス化が求められているのです。

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化がなぜ求められているのかが分かりましたが、ペーパーレス化を導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか。具体的なメリットを2点紹介していきたいと思います。

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・業務効率化につながる

保管されている文書を探す場合、まず棚や収納スペースからファイルを取り出し、膨大な量の書面から1つ1つ探していきます。そのやり方だとすごく時間がかかり、業務に影響が出ることもあり得るでしょう。

 

しかし、電子化すると保管場所が明確になり瞬時に見つけ出すことが可能になります。そういった面でも、効率化につながると言えます。

・セキュリティ強化が見込める

紙の書面の場合は閲覧制限を設けることが出来ないので、誰でも閲覧することが可能です。また、書面を失くしたり盗まれたりすると情報漏えいのリスクが格段に高くなります。電子化すると、閲覧制限を設けることが出来るので情報漏えいのコントロールが可能です。

 

電子化した書面が紛失や盗難にあうことはあり得ませんので、そういう点でもセキュリティが強化できると言えます

ペーパーレス化のデメリット

次に、デメリットも見ていきましょう

・導入する際にコストがかかる

ペーパーレス化する場合、パソコンやスマートフォンの導入、社内インターネットの設置なのでコストがかかってしまいます。ペーパーレス化が済んでいない企業の場合だと、そのコストが高く感じるかもしれません。

・システム障害の影響を受ける

社内インターネットや、サーバー上に障害が発生してしまうと、電子化した書面に一切アクセスが出来なくなることもあります。また、パソコンやスマートフォンなどの電子機器が故障してしまった場合、次の機器を導入するまで時間がかかり、それまで書面の閲覧が出来ない可能性も十分にあるでしょう。

ペーパーレス化を進める方法

ペーパーレス化を進める方法として重要なのは、上層部にペーパーレス化の重要性を理解してもらうことです。ペーパーレス化は一個人で行うものではなく、企業全体で行うので、まずは会社を経営している上層部に理解を得るところが重要になります。

 

また、一気にペーパーレス化を行うのではなく、少しずつペーパーレス化を導入するのも1つの方法です。書面で慣れている人にとって突然ペーパーレス化をされてしまうと、業務に追いつけなくなる可能性も出てきます。

ペーパーレス化の成功事例

ペーパーレス化の重要性が分かりましたが、ペーパーレス化が成功するとどうなるのでしょうか。企業別にペーパーレス化の成功事例を見ていきたいと思います。

・アサヒグループホールディングス株式会社の場合

定期的に開かれる会議に『ペーパーレス会議システム』を導入することで、年間40000枚の紙を削減し、参加メンバーの移動費削減に成功しました。

・青森県弘前市の場合

紙の削減を目標として掲げてきた弘前市役所では、会議のペーパーレス化を導入しました。なんと、会議資料14000枚の用紙の削減に成功し、さらに紙代とトレーナー代で142000円のコストを削減することに成功しました。

まとめ

ペーパーレス化は今や国を挙げて行われている『働き方改革』の一環として施行されています。それでも、ペーパーレス化が進んでいない企業や組織があるのが現状です。しかし、現在の書面の在り方を今一度見つめ直す良いきっかけかもしれません。この記事を読んでペーパーレス化の導入を検討して頂ければ幸いです。

ハドラー