企業で働いていると『日報』という単語を聞いたり、実際に書いたりすることがあると思います。最初はその日報がよく分からなくて苦労された方もいるかもしれません。その日報とは一体何の目的で、書いてなんのメリットがあるのでしょうか。この記事では日報の紹介や、日報の詳しい書き方について紹介していきます。
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目次
日報とは何か
結論から記述すると、日報とは１日の業務内容を上司や仕事のメンバーに報告するために書く書類です。日報によって部下や仕事のメンバーが「今日はどのような仕事をしたのか」「今日はどこまで仕事ができたのか」という内容を把握できるようになります。いわゆる１つの情報共有の手段と言えるでしょう。
日報の目的は？
先述したように日々の業務を把握するためではありますが、目的はそれだけではありません。日々の業務の失敗したところや成功したところなどを振り返り、自分の改善点を見つけて、業務の効率化や目標達成、従業員の成長に繋がります。
他にも業務で何か困ったことや相談したいことを記載することで、コミュニケーションを円滑に進めることも１つの目的です。
日報はどうやって書くの？
日報の概要や目的が分かりましたが、日報とはどのように書くのがいいのでしょうか。日報の描き方は企業によって様々ですが、最低限書く上で押さえておいた方がいい部分などを紹介していきます。
自分の業務内容を定量で書く
まず『その日にどれくらいの業務を行ったのか』『その業務のよって結果どうなったか』という内容を記述します。なるべく詳細に記載し、尚且つ文字数が多くなりすぎないように記述するがベストです。
また、数字を使ったり見出しに分けたりすることでかなり分かりやすくなります。何かしたら打つ合わせや会議などがあった場合は、時系列でまとめるとより分かりやすくなります。
目標を定量で書く
１日の業務を通すと、少なからず業務の目標ができると思います。『１日の業務の結果を通して、次の日の業務はどうするのか』『今後業務をする上でどうするのか』という目標を詳細に、長すぎず記述するのがいいでしょう。
それを上司や仕事のメンバーと共有することによって、業務のサポートや仕事のノウハウを教えてもらう機会に繋がります。
見つかった課題や改善点を書く
業務をしていると、失敗したり上手く業務が進まなかったりすることがあると思います。日報はそこも全て記述する必要があるので、見つかった課題点や改善点も記述しましょう。そういった内容を共有することで上司からのサポートに繋がります。
日報を書くときの注意点
日報の書き方が分かりましたが、日報を書く際の注意点も当然ながらあります。気を付ける点は『その日のうちに書く』『無駄な情報を書かない』『チェックを忘れないようにする』などが挙げられますが、日報を書く上でよく陥りやすい間違いを紹介していきたいと思います。
誤字脱字に気を付ける
誤字脱字は文章を打つ際に必ず付きまといます。誤字や脱字をすることで本来伝えたい内容とは違うことを伝えてしまっている可能性が出てくるのですが、危険性はそれだけではありません。誤字脱字をすることで、上司や仕事のメンバーからの信頼が損なわれる可能性があります。
誤字脱字をすることで『雑だな』『提出前にチェックをしていないんだな』という印象が植えつけられ、仕事をする上での信頼がなくなります。誤字脱字は無意識のうちにしてしまうので、より一層注意が必要と言えるでしょう。
感想にならないように書く
日報とは日々の業務の報告です。感想とは個人の気持ちなので、日報に書く必要性が全くありません。日報で何か書く場合、『所感』になります。所感とは業務を通して感じたことから一歩踏み込んで自分の意見を述べることです。感想は『〇〇が難しかったです』だけになりますが、所感は『〇〇が難しかったです。今後の業務ではもっと△△して、□□に気を付けたいと思います』という書き方になります。
所感を書くことにより、自分で考える力が身に着くので、日報を書く際には感想ではなく所感で書くようにしましょう。
日報のテンプレートを活用する
日報の作成に時間がかかってしまうこともあるので、日報のテンプレートを活用すると、日報の作成時間を一気に短縮できます。新人の従業員は初めて日報を書く際『何を書けばいいか分からない』という状態に陥ってしまいがちですが、テンプレートを活用することでその問題を防ぐことが出来ます。
テンプレートは企業や組織によって様々ですが、WEBサイトで日報のテンプレートを配信しているところもあるので、それを利用するのもいいでしょう。
まとめ
日報の概要や書き方、注意点について記述していきました。日報は毎日作成するものになるので、初めは面倒に感じるかもしれません。しかし、自分で考える力が身につき、上司やメンバーとのコミュニケーションに繋がるので、活用するに越したことはありません。
この記事が日報を作成するうえで参考になれば幸いです。