ビジネスにおけるプロジェクト管理を進める上で、欠かすことのできない観点のうちの一つが「コスト管理」です。適切にプロジェクトに対するコストを管理する事で、プロジェクトの成功や企業利益の最大化に繋がるのです。そこで、今回の記事ではプロジェクト管理費の相場や、コストを抑えるためのポイントについて詳しく解説していきます。
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目次
プロジェクト管理にはいくつかの手段がある
プロジェクトの管理では、PCにインストールされているExcelなどのオフィス製品を利用する方法、オンラインを利用した管理ツールを利用する方法、そして会社に合わせて専用のシステムを導入するという方法があります。「簡単にプロジェクト管理したいけれど、予算はあまりかけたくない」、「セキュリティを重視したいので、予算に関わらず、専門のシステムを導入したい」など、それぞれの要望もあることでしょう。
ここでは、Excelを利用したプロジェクト管理とオンラインを利用したプロジェクト管理ツール、プロジェクト管理システムの３つがもつそれぞれの特徴と、メリットデメリットについて詳しくみてみることにしましょう。
Excelでプロジェクト管理
Excelなどを利用してガントチャートを作成し、作業工程やスケジュールを管理している企業も多くあります。
しかし、実際に複数人で活用する場合、スケジュールや内容に変更や追加があればすぐにデータを修正し、プロジェクトチーム内へ配信しなければなりません。また、Excelがインストールされていなければデータを共有することはできないため、必要に応じてPC環境を整えなければならず、データ作成にもある程度のExcelが必要になります。
メリット
PC環境が整っており、ある程度のExcelの知識があればもっともお金をかけずにプロジェクト管理ができる。ガントチャートの作成やスケジュール管理もできるので、必要最低限の機能を利用することができます。
デメリット
エクセルデータの共有はできるが、他アプリとの連携はできないため、チャットなどのリアルタイムでのやりとりは別アプリを起動しながらの作業が必要になる。データ更新の都度プロジェクトチームへ配信が必要になるため、メールソフトの統一なども事前に決めておく必要があります。
管理ツールでプロジェクト管理
プロジェクト管理ツールは、オンラインでデータを管理できるツールです。つまり、インターネット環境さえあれば、PCでもタブレットでもスマホでもスケジュールや作業工程をいつでも確認できるようになっています。
リアルタイムで更新されるので、だれかがスケジュールの追加や作業工程の変更を行なっても常に最新の情報を共有することができるだけでなく、チャットやコメント機能でコミュニケーションも取れるようになっています。速やかな情報共有ができるので、急ぎの仕事なども柔軟に対応することができるようになります。
メリット
Excelでも作成・管理ができるガントチャートの作成・編集・管理。さらに予算や人員、各スタッフのスケジュール管理なども一覧表示で閲覧・確認することができます。
また、チャット機能を利用してリアルタイムで情報共有することもできるので、出張先やテレワークなどで離れた場所にいても、いつでも利用することが可能になります。
デメリット
インターネットを利用するため、セキュリティ上の不安があります。サーバー管理はすべてサービスを提供している会社が行うため、セキュリティの高いサービスを選ぶことが大切です。
プロジェクト管理システムでプロジェクト管理
専用のプロジェクト管理システムでは、一般的なガントチャートのみならず、さまざまな方法を利用したスケジュール管理やプロジェクトの進行状況を確認することができるようになっています。
メリット
システム保守からサーバー管理全てを自社で行うため、セキュリティ上の不安が最小限に抑えられる点では大きなメリットがあると言えるでしょう。プロジェクトの急な変更にも柔軟に対応することができ、誰がいつ何をしているのかを一覧で見ることもできます。
デメリット
専用システムを開発するので、かなり高額な予算が必要になります。導入時はもちろん、定期的なメンテナンスなどにも予算が必要となるため、長期にわたる予算を見積もっておく必要があります。
会社独自のシステムとして利用することができるので、使いたい機能などを組み込んでもらうことができます。大規模なプロジェクトや大人数でのスケジュール管理に最適で、サーバーシステム管理などもすべて自社で行うことができるようになります。
プロジェクト管理ツールの費用相場
プロジェクト管理は、一般的にオンラインを利用したwebサイトツールや、プロジェクト管理アプリを利用する場合がほとんどです。プロジェクト管理ツールサービスを提供している会社は数多くあり、初期費用が０円でスタートできる場合がほとんどで、お試し期間を設けている管理ツールなどもあります。
主な料金体系は月額料金制が導入されていますが、これには２つの種類があり、どちらを利用するかは、企業規模や利用したい機能によって選ぶことになります。
従量課金型
従量課金型は、利用する人数つまり、「アカウント数」に応じて毎月の月額料金が変動します。１アカウント500～1,500円程度で「月額料金＝アカウント単価× 利用人数」で算出されます。ガントチャートやコメント機能、スケジュール管理機能など、基本的な機能を利用することができます。
利用人数に合わせて利用することができるので、個人経営や中小企業などで少人数で利用したい場合などにおすすめです。
月額固定型
月額固定型は、毎月決まった金額を支払いながら利用できるタイプのプロジェクト管理ツールサービスです。
各サイトに用意されているプランに合わせて希望のプランに申し込むことになるので、どんな機能が必要なのかを決めた上で利用するのが良いでしょう。利用できるアカウント数やファイル容量、プロジェクト工数なども制限されている場合がほとんどなので、事前にしっかり内容を確認してから申し込むようにしましょう。
プロジェクト管理費とその相場について
そもそもプロジェクト管理費とは、プロジェクトを管理するリーダーが全体の進捗管理や品質管理に関わるマネジメントに対して発生する費用といわれています。そこには人件費や材料費といったコストも含まれており、後に説明するコスト管理についての考え方がとても大切になってきます。
プロジェクト管理費については、プロジェクトの内容や制作物、制作元企業、プロジェクトの規模にもよりますが最低10万円からとされ、制作費用総額のおよそ10〜15％が目安とされています。
プロジェクトを進める上で必要な「コスト管理」
プロジェクト管理費について掘り下げて説明するにあたって欠かせないものがこの「コスト管理」という考え方です。コスト管理とは、プロジェクトを提示されている予算内・スケジュール期間内で完了させるために管理する事を指します。どういった業務が具体的に含まれるのかというと、以下のようなものが該当します。
- プロジェクト全体に対するコストの見積もり
- 予算設定
- 予算の調整
コスト管理はプロジェクトが企業にもたらす利益に直接関わってくる重要な要素ですので、より上手くいけばプロジェクトの成功と言えますし、逆にプロジェクト管理費が予定より嵩んでしまうと予算をオーバーしてしまう結果となります。
プロジェクト管理費を抑えるために必要な4つのポイント
では、プロジェクト管理費を必要以上にかけずに上手くコスト管理を進めていくにあたり、具体的にどのような事について把握・理解しておく必要があるのでしょうか。以下、4つのポイントを挙げて詳しく説明していきます。
① あらかじめ明確な「コストマネジメント計画」を立てる
プロジェクトを進める上でコスト管理を適切に行うためには、プロジェクト全体の進行プランを立てるのと同様に「コストマネジメント計画」を立て、事前に方針やプロセスを定めておく必要があります。この時洗い出す必要がある要素としては、人員・機器・資材などの物的資源がどのプロセスのタイミングにおいて必要となるのかを決めておかなくてはなりません。
こういった場面に大切なのが過去プロジェクトに関する情報です。社員個人一人一人が持つ過去の情報だけでなく、組織全体に蓄積された情報を参考にする事で漏れのない計画を立てる際に大いに役立ちます。
②何が必要かを知るため「コスト見積もり」で概算を行う
ある程度プロジェクトに対するコストの方針やプロセスが決まりましたら、予算を組み始める前にコストの見積もりを行いましょう。見積もりを作成する事で予想していた費用との差を知ることができ、計画の見直しが必要だった場合はそれを早いタイミングで把握する事が可能になります。コストとそれに対して得られる成果のバランスを調整・比較し、コストマネジメント計画を進めていきましょう。
② プロジェクト全体を把握する
プロジェクト進行と合わせてコストマネジメントを適切に行うためには、リーダーがプロジェクトの全体像を把握しコスト見積もりを行う事が重要です。全体像を把握することは、すなわちプロジェクト進行に関わる情報収集を行うこととも言えます。当然その情報が全体像を把握するには足りない場合、予算を編成するための根拠の無い状態であり結果として見通しの甘い見積もりとなり、進行に合わせて組まれた予算以外のコストが掛かってしまいます。
結果として予算オーバー、最悪の場合はプロジェクトが失敗もしくは頓挫してしまうことも考えられます。そうした結果を防ぐためにも内部の情報のみだけでなく外部からの意見を求めるなどの工夫が必要です。
③ 常にプロジェクトの進捗状況を把握する
失敗なくコスト管理を行う上で大切なこととして欠かせないのが「常にプロジェクト全体の進捗状況を把握すること」です。実際にプロジェクト進行において何らかのトラブルなどで進行スケジュールに対して遅れが出てしまった場合、遅れを取り戻すための工数を稼ぐためには人員の追加が必要です。
そういった場合予算外の余分なコストが発生してしまいますが、適切に最新の進捗状況を把握しておくことで急な変更やトラブルに対していち早く動き対応する事ができます。そうした対応が早ければ早いほど、当初のコストマネジメント計画通りに進める事ができ出費を抑えることへと繋がります。
まとめ
プロジェクトマネジメント運営において、先述したポイントを踏まえてプロジェクト管理費を正しく管理を行う事で企業に対してより大きな利益をもたらす事ができます。そしてそれにはプロジェクトリーダーによる適切なプラン作成・見積もり・予算の設定と調整が必要不可欠です。
プロジェクト全体が今どのように動き、メンバーは今現在どのタスクについているのかを常に把握する事で、より正確なコスト管理へと繋がります。プロジェクト管理費に対して無駄なコストを掛けないためにも、ぜひ今回の記事を日々参加されているプロジェクト進行の参考にして頂けましたら大変幸いです。
プロジェクト管理におすすめのツール
プロジェクト管理ツールは国内外含め数多提供されているため、自分たちの組織の目的や状況に合わせて、一番フィットするツールを選ぶことで、その後の運用もスムーズになります。
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