近年『働き方改革』の施行により、テレワークやフレックスタイム制度が導入されて働き方が変わりつつあります。その一環で『ペーパーレス化』や『ペーパーレス会議』という言葉をよく聞くようになりました。そもそもペーパーレスとは一体何なのでしょうか。
今回この記事ではペーパーレスの概要や、ペーパーレス化の重要性、ペーパーレスの対象になるものなどを紹介していきたいと思いますので、ぜひ一読ください。
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目次
ペーパーレスとは？
『ペーパーレス』とはその文字の通り、『紙を失くす』ことを意味しています。ビジネスでは、パソコンやスマートフォンなどのタブレット端末で書面をデータ化して管理をするために用いられる言葉です。
具体的には会議で使う資料や報告書、顧客とのやり取りで使うパンフレットなどをPDF書面などのデータ化する働きを示します。
ペーパーレス化が進められている理由
ペーパーレス化が進められる理由として挙げられるのが『コストの削減』と『環境保全のため』です。今までは仕事をするうえで紙の書面が大量に使われていましたが、紙本体の費用や印刷費用、保存するためのファイルなどでかなりのコストがかかっていました。ペーパーレス化は紙を失くすので、そのコスト削減に大きく貢献します。
また、紙の原料となる森林が伐採されて森林の復活が追いつかなくなる観点から、ペーパーレス化が進められています。
ペーパーレス化の重要性
ペーパーレス化にはさらなる重要性があります。1つ目がセキュリティの強化に大きく貢献するところです。紙の書面の場合、社内の人や社外の人関係なく誰でも閲覧することが可能ですし、紛失や盗難の危険性も十分にあるでしょう。
書面をデータ化することによって閲覧制限を設けることが可能で、紛失や盗難の危険性を失くせます。2つ目は多様な動きに対応出来るところです。従来の紙の書類だと、保管場所まで行かないと閲覧が出来なければ業務が出来ない場合もあるでしょう。
データ化すると、場所を問わずどこでも閲覧することが出来て、業務を進めることが可能になります。
ペーパーレス化の対象になるもの
ペーパーレス化と言っても『全ての紙文書を失くす』という訳ではありません。対象のものがあり、まず『ビジネス文書』が真っ先にペーパーレス化の対象になります。そして、会議に使う書類とパンフレット、カタログがペーパーレス化の対象です。
これらをデータ化すると持ち物がタブレットだけで済むので、紙の書面の持ち運びに苦労することがなくなります。
ペーパーレス化の対象外になるもの
一方でペーパーレス化の対象外になる書面もあります。それは『緊急時など即座に閲覧する書類』と『現物性が高い書類』です。前者は『船舶の手引き書』が当てはまり、後者は『免許証』や『許可証』になります。
船舶の手引書は、万が一タブレットの充電切れや故障によって閲覧不可能になり、免許証や許可証は現物があることにより効力を発揮するのでペーパーレス化の対象外です。
ペーパーレス化の注意点
ペーパーレス化で注意するべき点は、紙で残すべき書面とデータ化する書面を明確に分けるところです。現物が必要な書面をデータ化してしまうと、何かしらの手続きが出来なかったり、許可された事柄が出来なかったりします。
要するに『紙の書面とデータ化した書面の両立』が大切なのです。
ペーパーレス化を定着させるにはどうしたらいいの？
それではペーパーレス化を定着させるのはどうしたらいいのか。定着させるために重要なポイントを3つに分けて説明していきます。
ペーパーレス化の理解を深める。
まず『なぜペーパーレス化が必要なのか』について理解を深めたうえで進める必要があります。ペーパーレス化を導入するのは個人ではなく企業なので、まず企業の上長がペーパーレス化の意義や目的、導入することで生じるメリットが何かを理解する必要があります。
一部だけペーパーレス化を導入する
いきなり企業内の書面を全てデータ化してしまうと従業員が混乱しますし、ペーパーレス化しなくてもいい書面をデータ化してしまい、トラブルが発生することもありえます。
そのため、導入する場合は、会議資料だけペーパーレス化したり、パンフレットやカタログだけをペーパーレス化したりするなど、少しずつペーパーレス化を進めていくのが、定着させるためのポイントとなります。
システム導入の代行サービスに依頼する。
これから作成する書面をデータ化するのは難しくありませんが、今まで作成してきた書面をデータ化するのは難しいと感じる方もいるかもしれません。その場合『ペーパーレス化代行サービス』を利用するのも検討するべきでしょう。
時間やコストをあまりかけないで、ペーパーレス化をすることが出来る場合もあります。
まとめ
ペーパーレス化について紹介させて頂きました。昨今、あらゆる面でデジタル化が進んでいるので、ペーパーレス化は必須とも言えるかもしれません。もしペーパーレス化に迷っている場合は、この記事を参考にしていただければ幸いです。