なぜ今ペーパーレス化が進められているのか？ペーパーレス化のメリットについて徹底解説！

紙の書面を失くすための働きとして進められているペーパーレス化。今では色んな企業がペーパーレス化を取り入れて仕事に対して様々な効果があるとして注目されています。今回この記事では、なぜペーパーレス化が進められているのか、ペーパーレス化のメリットやデメリットは何なのかを徹底的に解説していきたいと思います。

 

こちらの記事もオススメ

ペーパーレス化を進めるには、成功事例を参考にしてみよう！ 成功のための具体的なポイントとは？

ペーパーレスとは？ なぜ今進められている？ペーパーレス化の重要性やペーパーレスの対象になるものを紹介します

ペーパーレス会議で効率的な会議を！ ペーパーレス会議の特徴やメリットをご紹介

ペーパーレス化が推進されている背景

社内で使っている書面をデータ化することで、仕事の効率化やコスト削減など様々なメリットがあります。しかし、昨今では新型コロナウイルスによる影響でテレワークが推奨されていますが、ペーパーレス化はテレワークを推奨するうえで非常に重要な役割を持っています。

ペーパーレス化の目的

読んだ文字の通り、紙をデータ化することにより、紙に関するコスト削減や業務効率化、そして環境保全が目的として掲げられています。ペーパーレス化は国でも推奨されており、文書の取扱いが『e-文書法』や『電子帳簿保存法』という法律によって設けられているほどです。

ペーパーレス化のメリットを6つのポイントで解説

それではペーパーレス化を取り入れることによって生じるメリットは何なのでしょうか。今回は分かりやすく6つのポイントで徹底的に解説していきますので、ぜひ一読ください。

・紙代や印刷代などのコストが不要になる

従来は、仕事で使う紙をたくさん印刷して従業員に配っていたので、そのコスト分コストが高くなっているはずです。しかし、書面をデータ化してしまえば、紙自体購入せずによくなり、印刷代などが不要になります。

 

紙が1枚5円だとすると、1人の従業員が1日10枚印刷、600人の規模の企業だと年間で1,116万円のコストがかかります。それを削減出来ると考えるととてもメリットがとても大きいのは明白です。

・セキュリティに強い

紙の書面だと、閲覧制限が設けられないので誰でも見ることができました。そのため、紛失や盗難にあうと情報漏えいの危険性が非常に高くなります。書面をデータ化してしまえば閲覧制限を設けて見る人を限定出来ますし、紛失や盗難の危険性もありません。

・バックアップに強い

紙の書面は盗難や紛失、火災によって書面を失うと復元が不可能です。尚且つ、紙は劣化するので厳重に保管していたとしても、破損のリスクは必ずあります。データ化した書面であれば、クラウド上に保存することでデータの復元が可能です。

 

万が一パソコンや会社のサーバーが壊れたとしても復元が可能なので、バックアップに非常に強いと言えます。

・検索が可能になる

とある書類を探そうとすると、キャビネットの中にある書類に全て目を通したり、書類の山を1枚ずつ確認したりしながら探すのは非常に時間がかかります。書類を探すだけで1日を潰してしまうなんて話もあります。

 

しかし、書面をデータ化してしまえば、書類を一元管理するので、検索をかければ瞬時に知りたい情報にアクセスすることが出来るようになります。

・保管スペースが不要になる

書類は長い期間にわたって保管しますが、書類の量が膨大になると保管スペースも大幅に使ってしまいます。尚且つ、保管する上でキャビネットやファイルなどを用意するためにコストがかかるでしょう。

 

データ化した書類であれば、クラウド上に膨大な量を保存出来るため、保管スペースがほとんど不要になります。オフィスが広くなるので、オフィスの有効活用も見込めるでしょう。

・環境に配慮出来る

紙の原料は木です。紙を作るためには木を伐採するのですが、現在では森林の復活より、伐採のスピードが上回っています。それは環境破壊や地球温暖化を進めてしまい、生物が住みにくくなるかもしれません。

 

ペーパーレス化は環境破壊や地球温暖化にも考慮することができるので、企業だけではなく地球規模でメリットがあると言えます。

ペーパーレス化のデメリット

メリットがたくさんあることが分かりましたが、逆にデメリットはどうなっているのでしょうか。デメリットについては2点あげて説明していきたいと思います。

・書面を失くすのに抵抗がある人がいる

『今までの仕事のスタイルを変更したくない』『紙がないと不安』残念ながらそう思う方々もいるのが事実です。特に年配の従業員ほど仕事のスタイルの変更に抵抗があり、ペーパーレス化に消極的になっているのでしょう。

 

ペーパーレス化を導入する上では、そういった方々の説得も必要になります。

・電子化不可能な書面もある

全ての書面が電子化出来るわけではありません。一部の書面は、法律上では現物の書面を交付することを定めているので、データ化することが不可能です。

ペーパーレス化の注意点

ペーパーレス化は瞬時に行える取り組みではありませんし、一個人の従業員だけで取り組むものではありません。まず、ペーパーレス化は会社全体で進める取り組みであることを理解し、一部の書面からペーパーレス化を進めるなど、慣れていくことが必要です。

まとめ

ペーパーレス化の概要やメリットデメリットについて具体的に解説していきました。ペーパーレス化は会社や社会にとって非常に大きなメリットがあります。この記事を読んで、少しでも導入を検討して頂ければ幸いです。