ペーパーレス化とは、仕事で使う紙の書面をデータ化する取り組みのことです。今では働き方改革の一環として扱われており、様々な企業でペーパーレス化が進んでいます。それではペーパーレス化を進めるのはどうしたらいいのでしょうか。
この記事ではペーパーレス化の成功事例と共に、ペーパーレス化において重要なポイントを紹介していきたいと思います。
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目次
ペーパーレス化を定着させるにはどうしたらいい？
ペーパーレス化を定着させるには、企業の上層部を巻き込んで取り組む必要があります。紙をデータ化するだけではなく、業務の在り方を変えていく取り組みでもあるので、企業全体で進めなければなりません。
そのためまずは上層部が率先して取り組んで、他の従業員の手本となるようにします。そうすることで、上層部に倣ってペーパーレス化がどんどん進んでいくでしょう。
ペーパーレス化の必要性
ペーパーレス化をすることにより、コストを大きく削減することが出来ます。紙の書面を用意する場合だと、紙や印刷用のインク、ファイル、保管するためのキャビネットなどなどのコストがかかるでしょう。データ化した書面の場合ではそういったコストを大幅に削減出来ます。
ペーパーレス化の成功事例①：株式会社大和総研
株式会社大和総研は、ペーパーレス化を導入した企業の1つです。ペーパーレス化を導入する前は、扱える業務や維持に限界があって、業務の質が全社標準に至りませんでした。さらに、400種類もの申請書を全て紙で処理していたので時間やコストがかかっていたそうです。
実現したペーパーレス化の効果
社内の書類申請や決済業務で使われる900種類の書面をペーパーレス化。そうすることで承認や決済のスピードが上がり、業務の効率化を測ることが出来ました。そして業務の細かい部分にまで注意が行きわたるようになり、業務のミスを大幅に減らせました。
ペーパーレス化の成功事例②：伊藤忠テクノソリューションズ株式会社
伊藤忠テクノソリューションズ株式会社では、グループ会社との経営統合に伴う申請業務や承認業務の複雑化を解消するべくペーパーレス化を導入しました。元々リモートワークを推進していたので、ペーパーレス化の業務が急いで行われました。
実現したペーパーレス化の効果
なんと導入7か月で業務時間を430000時間削減することに成功し、訳56000枚の紙を削減することに成功。そして申請書のほぼ全てをペーパーレス化に実現させ、昨今の新型コロナウイルスによるリモートワークにも迅速に対応出来ました。
ペーパーレス化の成功事例③：株式会社プレミアムウォーターホールディング
『業務スピードを上げるため紙やメールの申請をやめたい』『正確性を保つために、過去の業務をいつでも振り替えられるようにしたい』という目標の元、ペーパーレス化を導入しました。意思決定の効率化と業務の見えるかをとことん追求していきました。
実現したペーパーレス化の効果
ペーパーレス化を導入したことにより、場所や時間を問わずに申請や承認が可能になり、意思決定の迅速化に成功。そして業務の状況が現在のものだけではなく、過去の業務を遡って確認出来るようになり、業務がより正確になりました。
ペーパーレス化の成功事例④：学校法人帝京大学
学校法人帝京大学では、稟議書のデータ化、そして学内の教職員や学生全てに対してのIT基盤を構築するべくペーパーレス化を導入しました。
実現したペーパーレス化の効果
稟議所をデータ化することにより決済業務の効率化が測れたため、迅速化に成功。決済データが一元化して管理が出来るようになったので、業務の見えるかに成功し、ガバナンスの強化にも繋がりました。
ペーパーレス化の成功事例⑤：コニカミノルタジャパン株式会社
従業員と企業にとっての無駄な時間を削減するために、テレワークを含むペーパーレス化を導入しました。2016年には『保管文書ゼロ』の運用を開始し、経営陣が積極的にペーパーレス化をリードしていきました。
実現したペーパーレス化の効果
結果、2014年から2018年にかけて88％の保管文書の削減に成功。そして1人あたりの月間印刷枚数をなんと15％削減することに成功しました。さらに電子請求サービスにも移行し、企業内だけではなく顧客に対してもペーパーレス化を推進しています。
ペーパーレス化にはツールの理解や、社内の現状を把握する必要がある
ペーパーレス化することにより、コストの削減だけではなく、業務の効率化や一元管理が出来るようになります。しかし、やみくもに全ての書面をペーパーレス化しなければいけない訳ではなく、まずは使用するツールの理解や社内の現状を把握しなければいけません。
電子化をする場合、少なからずツールを使うことになるので、『どんなツールが向いているのか』『なんのツールが使いやすいのか』というのを吟味する必要があるでしょう。
そして、社内でペーパーレス化出来る書面がどれなのかを把握し、ペーパーレス化に対してどれだけの従業員が理解しているのかも把握する必要があります。
まとめ
ペーパーレス化の成功事例をもとに、ペーパーレス化を導入するための大切なポイントを紹介していきました。ペーパーレス化は業務の効率化などに役立つと記述しましたが、他にも環境保全にも大いに貢献出来ます。そのためエコを考えている企業にとっても、良い取り組みであると言えるでしょう。
この記事を読んで少しでもペーパーレス化に興味を持っていただければ幸いです。