一般的なオンライン商談は、ツールシステムを使ってタブレットやノートPCなどのデバイスを通して行われます。しかし、対面での商談とは異なり、画面だけではなかなか伝わりにくいことも考えられます。
大切な商談を成功へ導くためには、どのような点に気をつけるべきなのでしょうか。今回は、オンライン商談を成功させるために必要なコツを詳しくまとめてみました。
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目次
オンライン商談を成功させるために必要なこと
オンラインでの商談や会議システムを導入する企業が増えています。オンライン商談を始めとした、テレワークやウェビナーといったインターネットを利用した活動は、コロナ禍による外出自粛の影響や、政府が掲げた「新しい働き方改革」、人材不足などの背景をうけて、今後ますます拡大を続けていくことが予想されます。
企業の即戦力として、重要な商談を数多く成功させることは、会社にとっての最重要課題です。確実に成果をあげる実力を身につけるためにも、ぜひここで必要なコツをしっかり理解しておきましょう。
システム機器の事前準備
オンライン商談を成功させるためには、まず商談に利用するシステム機器の事前準備が不可欠です。「使用するデバイス端末は？」、「会議室の確保」など、直前になって慌ててしまうことのないよう前日までにしっかりとチェックして準備しておきましょう。
１．デバイス端末の準備
オンライン商談に使用する端末の準備をしましょう。参加人数分の機器が必要となるので、社内で共有している場合は早めの予約をすることが重要です。
また、使用する機器の動作状態や充電状態の確認も忘れずに行うようにしましょう。
２．webカメラの準備
使用するデバイス端末にwebカメラが付いていない場合は、別に接続するwebカメラが必要です。これも社内で共有している場合が多いため、早めの予約を忘れずにしましょう。
３．会議室の予約
オンライン商談をするための会議室の予約をしておきましょう。メインで話をする担当者は、逆光にならないよう太陽光の当たる明るい場所に座るようにしましょう。
４．インターネット環境の確認
光回線で安定したインターネット環境が利用できるのであれば問題ありませんが、Wi-Fiを利用する場合、回線がきちんと届くかどうかの確認をしておきましょう。また、相手先が地方などでインターネット環境が良くない状況にあることも考えられます。
事前にテストを行い、安定した回線が接続できるかどうかを確認しておくことも大切です。
商談に必要な資料作成
商談を成功させる上で最も重要なのが「資料作成」です。商談用の資料は、限られた画面でもみやすいように大きめの文字ではっきりと理解しやすいように作ることが大切です。また、画像やイラスト、グラフや表などをとりいれて、インパクトのある効果的な資料を作成しましょう。
ここで大切なのは、作成した資料は、商談の前日までに相手先へ送付しておくこと、そして必ず資料を使ったリハーサルを行うことです。当日は資料データを画面上で共有しながら提案を行うことになりますので、時間を意識しながら効率よく進められるよう準備しましょう。
会議への参加通知メール
オンライン商談で使用する資料の作成データを送る際、会議への参加通知のお知らせも一緒に記載しておきましょう。参加に必要なIDやパスワードがあれば、それも併せて連絡しておくと効率的です。
心のこもった丁寧な文章と共に送ることで、相手に良い印象を与えることも期待できます。
要点を絞り込んだプレゼンテーション
オンライン商談当日は、資料を使って効果的なプレゼンテーションを行いましょう。資料には記載していない情報や伝えておくべき要点は、オンライン商談ツールの台本機能やメモ機能を利用して事前にすべて記載しておくと便利です。
メモ機能は、相手先には表示されないため、それをみながら読み上げるだけで効果的なプレゼンが行えます。
相手へのヒアリング
オンライン商談では、こちらから一方的に提案内容を伝えてしまいがちです。しかし、ここで重要なのは、相手の反応です。相手がどう思っているか、提案内容に質問はないか、など、こまめなヒアリングを行い、相手とのコミュニケーションを意識しましょう。
商談は一度で終わるとは限りません。商談終了後までに次に繋げられるような提案内容を伝えることができればその分成果にもつながる可能性が高いということを意識しておきましょう。
商談の模様を録画する
オンライン商談を行う際には、その模様を録画するようにしましょう。提案内容や相手の要望などを忘れないようにするための役割はもちろん、議事録の作成や商談内容の分析にも役立てることができます。
一つ一つの商談内容を振り返り、次のより良い商談に向けた分析が大切です。
商談後のフォロー
オンライン商談が終わったら、相手先へ商談内容の確認と参加のお礼を伝える旨のメールを送りましょう。不明点や要望があれば、いつでもサポートするという姿勢を相手に伝え、より誠実で丁寧な対応をすることが大切です。
一つの商談が信頼関係の蓄積につながることを忘れないようにしましょう。
オンライン商談で上手に話すためのコツ
オンライン商談では、画面を通して対面することができますが、実際のその場の雰囲気はなかなか読み取れないものです。相手に少しでも良いイメージを持ってもらい、自分を印象付けるためには、身だしなみはもちろんのこと、話し方なども重要なポイントになります。
オンライン商談で上手に話をするためには、誰もがきちんと聞き取れるように「ハキハキと大きめの声で話す」ことが大切です。
また、「相槌は必ず声を出すこと」、「身振り手振りは大げさと感じるくらいのオーバーリアクションで行うこと」で、画面でもわかりやすく物事を伝えることができます。
まとめ
オンライン商談は、実際の対面とは異なり、気をつけなければならないことが多々あることがわかりました。商談を成果に結びつけていくには、多くの経験も必要です。
ぜひこの記事をよんで、これからのオンライン商談に役立てていただけたら幸いです。