チームコミュニケーションの活性化の重要性とお役立ちツール

#マネジメント

ハドラー

チームコミュニケーションの重要性について考えたことはありますか?

 

近年では、コロナ禍の影響や働き方改革などの影響によるテレワークが広がりを見せています。会社に出勤しない時間が増えたことで、ますますコミュニケーションの低下が懸念されています。

 

そこで、今回は、チームコミュニケーションの活性化の重要性とお役立ちツールについて詳しくご紹介します。

なぜチームコミュニケーションが大切なのか

仕事を円滑に進める上で、円滑なチームメンバーとのコミュニケーションはとても大切です。一番の重要なポイントは「業務効率の向上」です。チーム内のコミュニケーションがしっかりできていれば、スムーズな情報共有ができるのであらゆる場面でスピーディーな対応ができるようになります。

 

また、普段からチームや部署内のメンバー同士で円滑なコミュニケーションが取れていれば、お互いの個性を理解し、尊重しあうことができるようになります。話がしやすい雰囲気を作ることができれば、会社に行くのも楽しくなり会話の中からさまざまなアイデアが浮かんだりすることもあるかもしれません。

 

もし、誰かが困難な課題に直面しても、仲間同士でフォローし合うことができるようになります。

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チームコミュニケーションを活性化させるために必要なこと

社内はもちろん、同じ部署やプロジェクトメンバーなど、普段の何気ない会話や挨拶も大切なコミュニケーションです。日頃からの何気ないやりとりだけでも雰囲気のよい職場づくりをすることができるでしょう。

 

ここでは、ひとりひとりが意識しておきたいチームコミュニケーションを活性化させるために必要なことについて詳しくご紹介します。

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チームでの目標を決める

部署内、班、プロジェクトチームなど、社内ではさまざまなグループが存在します。チームコミュニケーションを活性化せるための第一歩は、まずチームの目標を決めるところから始めてみましょう。

 

みんなが同じ目標に向かって進むことは円滑な業務にはとても重要です。「どんな目標に向かって」、「どんなことをしていくのか」、「なんのためにそれを行うのか」など、明確なビジョンを決め、メンバー一人一人がしっかり理解できるよう周知していくことが必要です。

 

また、目標設定には必ず期限を決めておくようにしましょう。毎月の目標、一年間の目標などを決めておき、メンバー全員でのフィードバックや次の目標の設定などを決めていくのがよいでしょう。

コミュニケーションの機会を増やす

チームコミュニケーションを活性化させるためには、コミュニケーションの機会を増やすことがもっとも近道です。

 

毎日の挨拶はもちろん、こまめなミーティングや情報共有を行い、できるだけメンバー間で親しみを持ってコミュニケーションを取れる機会を増やしましょう。

 

現在はコロナ禍の影響で歓送迎会や宴会などを行うことはできませんが、一定人数でのランチミーティングなどを取り入れてリラックスした雰囲気でコミュニケーションを取るのもよいでしょう。

 

昨今では、ビジネスチャットツールやSNSなどを導入している企業も多くあるので、ぜひこうしたツールを利用してみることもおすすめです。

会話をしやすい環境づくり

円滑なチームコミュケーションをするためには、チーム内の雰囲気作りも大切です。誰もが気軽に発言できるような環境づくり、誰かが何かを発言したらすぐに返事が返ってくるような雰囲気をつくることでチーム内のコミュニケーションを活性化することができます。

 

チームには、必ず上司やマネージャーがリーダーとして存在しています。まずはリーダー自らが率先してメンバーの話を聞く姿勢を持つことです。

 

メンバーの発言は、決して否定的なものではなく建設的な話し方でわかりやすくフィードバックしていくようにしましょう。

情報の共有

チームコミュニケーションを活性化するためには、こまめな情報共有も必要です。「自分だけが知らなかった」と感じてしまうと、その人は自分が持つ情報を他の人と共有しようとは思わなくなってしまいます。

 

取引先からの重要な情報や社内の情報など、業務に関することは全て、メンバー全員に必要な情報が届くよう、メールやチャットなどを利用して必ず周知してもらうようにしましょう。

チームコミュニケーションを活性化させるツール

チームコミュニケーションの活性化は、とても重要なものです。しかし、テレワークや在宅勤務の拡大により、以前のような毎日のコミュニケーションが取りづらくなってしまっています。

 

そこで、離れた場所でも円滑なコミュニケーションが取れるおすすめのツールを集めてみました。どれも気軽に利用できるものばかりなので、ぜひ参考にしてください。

Talknote

talknote

Talknoteはカルチャーマネジメントツールです。チャットをベースとしたコミュニケーションツールで、社内のあらゆる情報を資産化し、社内の文化醸成などをサポートすることを目的としています。

 

無料トライアルがありますが、初期費用と月額費用が掛かります。

URL:https://talknote.com/

yaritori

yaritori

yaritoriは、シンプルな画面で使いやすいコミュニケーションツールです。メールごとにチャットをすることができるので、リアルタイムでやりとりをすることができます。また、お知らせ機能がついているので、メールに気づかなかったという心配もありません。

 

さらに、スマホやタブレットにも対応しているので、移動中やテレワーク中でも利用することができます。1アカウントにつき月額980円、初期費用はかかりません。14日間は無料でお試しすることができます。

 

URL:https://yaritori.jp/

Chatwork

chatwork

Chatwork は、7つまでのグループチャットなら無料で利用することができるチャットツールです。リアルタイムで利用することが可能で、スマホやタブレット、PCにも対応しています。

 

タスク管理ができるので、メンバー間での進捗状況の確認などにとても便利です。必要なデータがあれば、ファイルを添付して送信することも可能、ビデオ通話昨日も搭載されているので、web会議として使うこともできる多機能なコミュニケーションツールです。

 

URL:https://go.chatwork.com/ja/

Goalous

Goalous

Goalousは、チーム内で設定した目標を共有し、日々の業務データを蓄積しながら目標達成までの進捗状況を確認することができるツールです。

 

メンバー間でのチャット機能を利用して、報連相や、情報共有などチーム間でのコミュニケーションを図ることができます。

 

料金は、会社規模や利用アカウント数によって異なり、フィードバック機能やサークル機能など、オプションをつけることもできます。初期費用もすべて要見積もりとなっているため、まずは問い合わせてみるのが良いでしょう。

 

URL:https://www.goalous.com/ja/

まとめ

チームコミュニケーションを活性化させるには、チームの一人一人が高い意識を持ち、チームワークを大切にするといった姿勢が不可欠です。普段はなかなか意識していないという人も、この機会にチームコミュニケーションの重要性について見つめ直してみるのもよいのではないでしょうか。

 

ツールを利用してチームコミュニケーションを活性化するのも効果的な手段の一つです。円滑なコミュニケーションのために導入を検討してみるのもおすすめです。

 

ハドラー