会社に勤める社会人にとって、会議は切っても切り離せないもの。働きかた改革が進められる中で、会議の重要性も見直されてきています。とはいえ皆さんもこれまでの会議を振り返ってみて、「なんの意味があったんだろう」「1時間も延長になって予定が狂ったな」などの不満の残る会議もあったのではないでしょうか。会議の進行役を任された場合は、そう言ったことが起こらないように、事前準備やしっかりとしたファシリテーションが大切になってきます。
今回はその会議の進め方について、大切にしたいコツやポイントついて例文を交えながら紹介。
初めて司会進行を任されて不安だという方にも参考になれば幸いです。
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目次
会議前の準備
まずは、「事前準備編」です。だらだらとただ長いだけの生産性の低い会議は参加するのも憂鬱になってしまいます。こうした会議から脱却し、生産性の高い効率的な会議を進めるためには、事前準備がもっとも重要です。会議で必要なものを重点的にチェックしてみましょう。
1.今一度会議の必要性を問い直す
事前準備を始める前の準備として「今一度会議の必要性」を問い直してみましょう。「これは何の会議なのか」、「誰のための会議か」「誰が参加する会議か」を確認するだけで、会議に参加した際の集中力も向上します。
そして、最も重要なのは、「会議の目的」です。何を決めるための会議なのか、目的を達成するには何をするべきなのかを確認しておきましょう。
2.参加者を「意思決定に関わるメンバー」のみに絞り込む
もし、あなたが会議参加者メンバーを選ぶ立場にあるなら、ぜひ会議の参加メンバーは、「意思決定に関わるメンバー」のみに絞り込みましょう。同じプロジェクトメンバーでも人数が多くなればなるほど、思いがけない質問や意見がでて会議がだらだらと長引いてしまう可能性が高まります。
3.開始時刻と終了時刻を事前に設定する
会議で最も重要なのは「時間」です。会議時間は長ければ良いと言うものではありません。複数人の発表者がいる場合は、一人当たりの持ち時間を○分と決め、それについての質疑応答時間もしっかり決めておきましょう。それらの時間は全て会議資料に記載しておき、タイムキーパーが時間をしっかり管理するようにしましょう。
また、会議時間は必ず参加者全員が周知しておくことは当然ですが、「何時から１時間程度」といった決め方は絶対にやめましょう。会議の日程はもちろん、開始時刻と終了時刻は必ず明確に設定し、全員がそれをきちんと理解した上で集中的に行うようにしましょう。そして、開始時間を厳守してもらうためにも、集合時間は会議開始前の５分前を徹底しておくことも大切です。
4.参加者の中であらかじめ役割を決めておく
会議では、司会進行役（ファシリテーター）、発表者、タイムキーパーや機材を操作する人、議事を記録する人などが必要です。その場で慌てることのないように、それぞれの役割を参加者の中で決めておき、事前に行うべきことのチェック事項を共有しておきましょう。参加者それぞれが責任を持って積極的に会議に取り組むことができるので、よりスピーディーな進行ができるようになり、会議の質も向上します。
会議直前の準備
十分な準備ができたら次は「確認編」です。これまでにも入念なチェックを重ねてきたことと思いますが、会議の直前にも必ず最終チェックをしておけば、想定外のトラブルが起きてもすぐに対応することができます。会場設営や機材のチェックなど物理的なもののチェックなども併せて行うようにしましょう。
1.会議資料は参加者へ事前に配布
当日使用する会議資料は、事前に参加者へ配布しておきましょう。ペーパーレスが推進されているため、データとして配布する会社も多いようですが、万が一に備えてプリントアウトした会議資料も用意しておくのが良いでしょう。
2.複数の議題がある場合は優先順位を決めておく
１つの会議で複数の議題を扱う場合は、どれを優先するのか順位を決めておくことで、時間を有効に利用することができます。優先順位の低いものに必要以上の時間をかける必要はありません。全体の会議時間を100％として優先順位の高いものから時間を活用するようにしていきましょう。
会議中の進行のポイント
実際に会議がはじまったら、あとは事前に準備した資料にのっとって進行していくのみです。ここでは、いよいよ「会議進行編」として、会議をスムーズかつ的確に進行するためのポイントについて見てみることにしましょう。
1.会議の目的、終了要件を会議の冒頭に確認する
会議が始まったら、まずはこれから行う「会議の目的、そして終了用件」を参加者全員と共有・確認をしておきましょう。全員が目的を理解することで、全員の意思統一が図れるだけでなく、会議への集中力がまし、会議への取組姿勢も向上することになります。
会議冒頭の例文
▼挨拶
「定刻になりましたので、〇〇についての会議を始めます。
みなさまお忙しいところお集まりいただき、ありがとうございます。
今回の会議の司会進行は〇〇課の△△が務めます。どうぞよろしくお願いいたします。」
▼会議の目的、終了用件、共有事項の確認
「今回の会議ですが、来期の予算決定のため（目的）〇〇についての議論する（承認してもらう、決定する）場にしたいと思います（終了要件）。本日の会議は〇時〇分までを予定しています。会議室の予約が入っているので、延長NGとなります。皆さんご協力よろしくお願いいたします。」
2.テンポよく進めるためファシリテーションを意識
司会進行役の人は、長引きがちな会議をテンポ良く進めるためのポイントとして「ファシリーテーション」を意識することが大切です。ファシリテーションとは、会議やミーティング時のサポートのことを言います。
硬くなりがちな会議の雰囲気づくりや、参加者からの意見を整頓してまとめて次へ進行するなどは、司会進行役としての役割のほか、参加者同士のコミュニケーションを図る、タイムキーパーなど、あらゆる面で、会議を円滑に進めるためのサポートが必要です。また、ファシリテーションスキルにおいて非常に大切なこととして「議題から脱線した場合の対応」です。会議進行のかじ取りを正しい方向へ進めるためにも、参加者にきちんと柔らかく伝え、軌道修正を図りましょう。
会議進行中の例文
▼参加者の意見を聞く
「この件について、意見や提案がある方は挙手をお願いします」
「少し他の方の意見もお伺いしようと思うのですが、◯◯さんいかがでしょうか？」
▼脱線した話を主題に戻す
「意見が活発に出ているところ申し訳ありません。この時間は〇〇に関する発言を優先してお願いいたします」
3.意思決定が行われた事、結論について必ず最後に「まとめ」を行う
会議が終盤になり、全ての議題で意思決定が行われたら、最後に会議の結論として「まとめ」を行うことも大切です。会議での議題と発表内容の確認や議論の内容をまとめ、参加者と共有し、それについての自分なりの解釈などもあわせて理論的に伝えられるようにすることがポイントです。
継続して行う必要がある会議なら、この場で次の会議の設定を行うようにしましょう。事前に告知しておくことで、参加者の意識づけができます。そして、次回の会議の冒頭では、今回の会議内容についての振り返りを行い、決定事項の進捗などについて確認を行うようにしましょう。
会議終了時の例文
▼振り返りと確認
「それでは、予定終了時刻が近づいてまいりましたので、本会議のまとめをしていきたいと思います。
1つ目の議題については・・・という結論に至りました。2つ目の議題については次回役員会議までに〇〇部長から社長に承認をいただき、最終決済となります。今回の議事録は明日中に共有フォルダにアップロードいたしますので、ご確認ください。」
▼最後の挨拶
「本日の会議は以上になります。活発な議論が交わされる会議となり、具体的な方針を決定することができました。皆さま、ありがとうございました。」
まとめ
今回はその会議の進め方について、大切にしたいコツやポイントついて例文を交えながら紹介してきました。スムーズな会議にするためには事前準備はもちろん、会議進行における適切な声がけや仕切りが大切になります。
まずは会議の目的や求めるゴールをきちんと参加者と共有し、同じ方向性で議論することで有意義な会議にすることができるはずです。記事で紹介したポイントを参考にぜひ効率的な会議にしてみてくださいね。