日々の業務を進める上で、情報共有や社内教育の効率向上に大きく関わってくるのが業務マニュアルです。マニュアルをベースとして業務を進めていくため、マニュアル作成の際には誰にでも分かりやすく伝わりやすい構成で書類を作成する必要がありますが、膨大な情報から必要なもののみを抜き出し、シンプルなデザインを心掛けてゼロから作成するのは予想以上に時間的・人的コストが掛かってしまうことも少なくありません。
だからといって、マニュアル作成に特化したツールを導入する予定も予算も無い、そうした場合には既にあるソフトやアプリケーションを用いてマニュアル作成を行うのが手っ取り早いでしょう。そこで活用できるツールがMicrosoft Officeソフトの一つである「Word」です。
今回の記事ではWordを活用して業務マニュアルを作成する際のメリットや、作成する際に便利なWordの機能について説明していきます。
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目次
Wordを使って業務マニュアルを作るメリット
数あるアプリケーションやツールの中から、Wordを選んで業務マニュアルを作成することでどういったメリットが得られるのでしょうか？考えられるメリットをいくつか以下に挙げていきます。
①テキスト中心のマニュアルを作成しやすい
そもそもWordというソフト自体「文書作成ソフト」と銘打たれているだけあり文章中心のデータを作成することに特化しています。標準機能として搭載されているツールも文字を見やすく美しく配置したり、印刷したりする際のバリエーションが幅広いといった豊富な機能が数多く用意されているため、テキスト中心の構成になっているマニュアルを作成する際に他のソフトやツールに比べてマニュアルを作成しやすいといえるでしょう。
②自動でマニュアルの目次を作る事ができる
Wordには文中に登録された見出しを拾い、自動的に目次ページを作成可能な機能が搭載されています。見出し機能でいくつかの見出しを作成した上で「自動作成の目次」という機能を使う事で、すぐに目次ページを作る事ができます。
③アウトライン機能を活用し文章全体の構造を簡単に確認・変更できる
Wordに搭載されている豊富な機能の一つに「アウトライン機能」があります。章・節・項といった一連の見出しスタイルを文章の段階に応じて階層ごとに設定、表示させたものをアウトラインと呼びます。
見出しや小見出しをあらかじめ文章の構成段階で設定しておく事で、文書全体を包括的に捉えることが出来るため後々文書内の構造を見直したり変更する際に大変役立ちます。
Wordでマニュアルを作成する際に便利な機能
実際にWordを用いて業務マニュアルを作成する際に役に立つ便利な機能について、以下に詳しく紹介していきます。この機能はマニュアル作成時以外にも、複数ページに渡る資料を作成する際にも役に立ちますので、ぜひ覚えておきましょう。
見出し機能
見出しを作成する理由としては、以下のような目的があります。
- 文書スタイルをワンステップで変えることが出来る
- 先述した目次作成機能を利用できる
また、見出し機能を使いタイトル、大見出し、中見出し、小見出しといった各要素を洗い出しきちんと配置させることで初めて読んだ際にも、後から改めて読み返した際にも、正しく文章の内容を理解しやすくなります。
ページ区切り(改ページ)機能
文章を続けて入力していく際に、内容の区切りが良いために一旦ページを区切りたい場合があるかと思います。通常Wordで文字入力を行っている際には文章を改行していく事で自動的にページが改められますが、後から文章の内容を修正したり改行位置を改めたりした際に文字レイアウトが崩れてしまう場合があります。
ページを変えたい際は「挿入」→「ページ区切り」の順にクリックする事で、カーソル位置でページが区切られ次のページに移動します。この手順でページを切り替えておく事で、後から文章を修正した際にもレイアウトが崩れるのを防ぐことができます。
文字列の折り返し
Wordを使って文章を編集する際に「画像を入れたいのに思った場所に配置することができない」といったことが起きがちです。というのも、Wordの設定上画像を文字として扱うようになっていますので、自由な位置に画像を移動することができません。
見やすいマニュアルを作成するためにも、文字列の折り返し機能を使って画像をより配置しやすくしましょう。
ヘッダー・フッター設定機能
マニュアルやある程度ボリュームのある資料を作成する場合、文章が複数ページにまたがる場合がほとんどでしょう。そうした際にヘッダー・フッターの設定を行うことで文章の余白部分にページ番号といったような文書の情報を盛り込むことができます。
ヘッダーに文書タイトルや日付など、フッターにはページ番号を各ページに印刷したい時によく使われています。
まとめ
今回はWordを使って業務マニュアルを作成する際に知っておきたいメリットや、マニュアルを作成する際に便利なWordの機能について詳しく解説してきました。自分の部署やチームで使う業務マニュアルをWordで作成することになった際には、ぜひ今回の記事で紹介した内容を役立てていただけましたら幸いです。