ビジネスシーンにおいて、経費をどのように処理していくかは、なかなか個人レベルでは認識に差が出てしまいがちなのが常です。特に「会議費」「交際費」の違いについて判断に悩んでしまう人は少なくありません。特にこうした費用に対してしっかりと管理が必要となる企業では、使用したお金を漏らすことなく精算、計上することは必須です。
今回の記事では、会議費の定義、会議費と交際費の違いやその具体例、区分するポイントについて詳しく説明していきます。
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目次
会議費とは
「会議費」とは、社内で行われる会議や取引先との打ち合わせによって発生した費用を指し、損金として扱う事ができます。会議費を使った会議として認められるものとしては、社内外の会議室を使ったものだけではありません。
適切な会議内容であれば、カフェやレストランであっても会議費の対象としてみなすことができ、一般常識の範囲内で昼食程度の飲食を伴う場所であれば、会議費としても問題ないと言われています。会議費として認められるかどうかあいまいな場合は無理に会議費とせず、交際費とするのが適切と言えます。
会議費にあてはまるもの
会議費として計上されるものの具体例を挙げてみましょう。
- 会議を行う上で必要なお茶、コーヒー、お菓子、お弁当などこれらに類する飲食物
- 貸会議室などの会場使用料
- 喫茶店利用の際に生じた費用
- 会議用資料の作成費用
上記の例のように、社内外との打ち合わせに関わる費用は全て会議費です。
交際費とは
交際費とは、取引先との関係性をより円滑にするために必要な費用ですが、よく聞く声としては打ち合わせを伴う場合もあるのでその際に交際費と会議費の区別が付きづらいという意見です。
交際費も会議費と同じように取引先との飲食代にあてることができますがその他にも幅広い用途で適用する事ができます。
交際費にあてはまるもの
交際費として計上可能なものの具体例を挙げていきます。
- 得意先との接待外食代
- 来社した得意先へ出すお弁当、お茶代
- 得意先を招いたパーティ、宴会代
- 懇親会など社員のみの飲食代の内、会議費や福利厚生費に該当しないもの
こういった例のように、支出する先が取引先であり且つ接待目的の費用である場合は交際費です。
会議費と交際費の違い
では、会議費と交際費にはどのような違いがあるのでしょうか。会議費と交際費の経理処理場の違いは会議費が全額経費としてみなされるのに対し、交際費は経費として計上可能な金額が制限されます。
よりシンプルな区分けの方法としては、以下のポイントによって会議費と交際費を区分けすることが可能です。
- 交際費（接待交際費）は、取引先・得意先を接待するためにかかる費用
- 会議費とは、社内外での会議・打ち合わせに関してかかる費用
会議費の上限
会議費と交際費は使用される金額の上限においてもその違いがあります。交際費については飲食を伴う費用において参加した者一人あたり5,000円以下になる費用の場合は、交際費から除かれると税制によって定められています。
逆に上限の金額を基準として考えた場合、接待交際費として5,000円を超えるものは交際費として、超えないもので飲食を行った場合は会議費として会計処理が可能です。実際に会議を催す際に判断に困ってしまう事も考えられますので、企業によって社内規定を整えて会議費、接待交際費の上限を定めておくことも一つの方法と言えるでしょう。
会議費とみなされるポイント
会議費とみなされるかどうかのポイントとして大切なのは、
- 社内か、社外か
- 費用の実態、内訳はどうか
- 1人あたりにかかった費用はいくらか
上記の３点から見てどう見なすことができるか、といった点です。
会議費の仕分け例
それでは、実際にありうるケースを想定して会議費の仕分け例を3つ、紹介していきます。混同してしまう事の多い交際費と会議費ですが、実際に起こるであろう場面を想定した上で先述した区分のポイントをしっかり押さえて経費の仕分けを行いましょう。
取引先と商談・会議を行った場合
取引先と商談・会議を行った場合に発生する貸会議室の予約代、資料準備に必要な印刷代、コーヒーなどの飲食代等は全て会議費に含まれます。ランチタイムにまたがるような会議で、軽飲食が行われた場合も会議費に含まれる形となりますが、会議における飲食代としてはあまりに豪華すぎる場合はその適用外と見なされてしまいます。
会議後に懇親会を開催した場合
会議を行った後に懇親会を催した場合は会議費用と懇親会にかかった費用を分けて、懇親会の費用は別途「交際費」の区分として経費精算を行う形になります。
泊りがけの会議を行った場合
遠方などで開催される大きな会議に参加する場合など、泊りがけで会議を行った場合はその全ての日程が会議を目的としていた場合はその全額を「会議費」として計上可能です。しかし、宿泊伴って接待、懇親会や観光などが含まれる場合はその部分の費用を分けた上で「交際費」として計上しなくてはなりません。
まとめ
ここまで、会議費と交際費の違い、それぞれの内訳や見なされるポイント、事例に基づいた仕分け例について紹介してきました。税務調査の対象となった場合などには、会議費、交際費それぞれの実態を問われる場合も生まれてきます。
そうした場合にも備えて、日頃から議事録や会議費規定を作成し社員間で保管・共有する事が大切です。今回の記事を参考にして頂き、ビジネスシーンにおける計上、経費精算を正しく理解しておきましょう。