ビジネスの場において「報告・連絡・相談は大切」「社内の情報共有は徹底して行いましょう」など、このような類の話は繰り返し言われるようになりますが、実際の所情報の共有が正しく行われている企業より、むしろ情報共有に対して課題を抱えている企業の方が多いのでは無いでしょうか。
効率の良い円滑な企業運営には情報共有は欠かす事ができない要素の一つですが、社員個人に頼りきりでは社内全体にはなかなか浸透させることは難しく、あくまで企業側が主導権を持って進める必要があります。今回の記事では、情報共有は何故ビジネスにおいて大切なのか、また情報共有が不足することでどういったトラブルが引き起こされるのかについて、詳しく説明していきます。
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目次
情報共有の大切さ
営利目的として組織が存在する企業運営において、最も優先されるべき目的は「利益の最大化」といえます。そして、企業に所属する社員は更なる利益を生み出すべく日々の業務に就いています。企業が利益を生み出し続ける為には、社員ひとりひとりが業務に就く日々で培ってきた経験やノウハウ、蓄積した情報を活用していく必要があります。
また、部署を問わず社内全体で情報を共有することで新たなアイデアの創造や、他部署では気付かなかった長年抱えていた課題の解決などに繋がります。こうした情報の共有が常にスムーズに行われることで社員個人のスキルの向上、そして組織全体の力を底上げする事が叶うのです。
情報共有不足が招くトラブルの具体例
先述したように、企業において情報共有はとても重要な要素を担っている事が分かりますが実際のところ果たして情報共有が全ての企業に浸透しているかといえば、決してそうではありません。では、情報共有が不足している組織においてどのようなトラブルが起こりうるのでしょうか？代表的な例をいくつか紹介していきます。
ノウハウ・業務の属人化
真っ先に考えられる例として、「ノウハウ・業務の属人化」が挙げられます。小さな会社などでよくありがちな「この業務は○○さんしかできない」「この案件に関しては△△さんしか把握していない」といった現象は全て情報共有不足によって引き起こされるものです。こうした現象を属人化と呼び、特定の社員がいない場合はその業務が全く進行しなくなる、というようなトラブルが発生してしまいます。
更に最悪の場合はその特定の社員が急な入院や退職となった場合、その人が抱えていたノウハウや情報はある日突然失われる事になります。しかし、このような状況も常に情報共有が行われている組織ではほぼ全てを事前に防止する事ができ、他の社員によって業務遂行を止める事なく柔軟な対応が可能になります。
突発的なトラブルへの対処や意思決定を迅速に行えない
組織の中で蓄積された膨大な情報は意思決定やクリエイティビティが必要な場においては重要な判断材料となりますが、社員個人のみが持ちうる情報によって判断が必要となる場合、素早く意思決定を行う事が難しくなってしまいます。
また、突発的なクレームや案件進行に対するスケジュールの遅れ、社員個人のミスによって引き起こされるトラブルが発生した場合も同様に、情報共有が不十分なことで対策・対応へ大きな遅れを生じさせる可能性が考えられます。
突発的な事象への対応に関しては、特にリアルタイムに近い迅速な情報共有が必要不可欠です。いかに日頃から社員個人へ情報共有の意識づけを行えているかどうかが、こうしたトラブルが発生した際にも大きく関わってきます。
チーム内における人間関係の悪化
一般的に各部署内や案件ごとに行われる多くの業務は、社員一人で進めることは少なく部署ごと・チーム毎に何人かの社員が関わって連携して進められる事がほとんどです。そうした場合に情報共有がうまくなされていないと、未然に防げたであろう伝達漏れによるトラブルなどが発生してしまいます。
また、チーム内で個人間においてそれぞれが持つ情報量に差が出てきてしまうと互いの信頼感にも疑念を抱いてしまい、チームワークへの悪影響となってしまいます。特定の社員へ偏りが出ないよう、必要な情報はきちんと全体へ共有の徹底を行う事が大切です。
情報共有不足に陥る主な原因とは？
情報共有が不十分となる事で多くのトラブルが引き起こされてしまうにも関わらず、何故情報共有不足となってしまうのでしょうか。考え得る原因を以下に挙げていきます。
情報共有不足によるデメリットの理解が進んでいない
そもそも何故情報共有が必要なのか、そして同時に情報共有が不足する事によってどんなデメリットが考えられるのか、こうした2つの側面からの理解が社員個人レベルで浸透していない事が根本的な原因となってはいないでしょうか。社員一人一人が情報共有の重要性をきちんと理解する事で、組織全体の情報共有に対する意識が向上します。
情報共有における明確なルールが設けられていない
企業主導で情報共有に関する明確なルールを設けられていない場合、情報共有に対しては社員個人の理解度に依存する形となり、結果として情報共有自体の優先度が無意識のうちに下がってしまっているケースも考えられます。
共有すべき情報はどのようなものか、情報共有の方法はどのようにするのか、など簡単な枠組みを設けるだけでも社員は行動する際に頼りにするものができる事で自発的に情報共有を行いやすくなります。
社内環境が整っていない
社員が情報共有を行いにくい社内環境である場合、当然ながら共有されるべき情報は滞りがちです。情報を共有しやすいタテ・ヨコの人間関係構築や、容易に情報共有が可能なツールの導入など内的要因、外的要因、双方向から見た環境づくりを行う事で情報共有を促進させる事ができます。
まとめ
今回の記事では、情報共有の大切さと情報共有不足によって引き起こされるトラブルやその原因について詳しく解説してきました。この記事を参考に、現在自分自身が所属する企業が抱えている課題は情報共有によって解決がなされそうかどうか、是非一度振り返ってみてはいかがでしょうか。