ビジネスにおいて、属人化は大きな問題となっています。属人化とは、個人のスキルや経験に依存した業務の進め方や情報管理の仕方のことを指します。このような個人依存によって、チーム全体の生産性が低下し、コミュニケーションの困難やチームの協力関係の悪化にもつながります。
本記事では、属人化の問題点とその解消方法について、徹底解説します。業務の効率化やチームの生産性向上に向けて、参考にしていただければと思います。
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目次
属人化とは？
属人化とは、ある個人に依存して業務が進められる状態のことを指します。個人が持つスキルや経験に頼りすぎた業務の進め方や、情報の管理の仕方が個人に偏っている状態が属人化の代表的な例です。
個人による業務進行が順調な場合には生産性が高くなることもあります。しかし、その個人が業務から外れたり、退職したりする場合には、業務の進行が困難になるなどの問題が生じることがあります。
属人化は、そのまま放置されると様々な問題を引き起こすことがあるため、属人化の対義語でもある「標準化」をキーワードとして業務の効率化やチームの生産性向上に向けて、解消が求められます。次の章では、属人化がもたらす影響について詳しく見ていきましょう。
属人化がもたらす影響
属人化がもたらす影響は、様々な観点から指摘されています。以下では、代表的なものを3つ紹介します。
仕事の品質低下
属人化が進むと、個人に依存した業務進行が増えるため、業務の品質が低下することがあります。個人が業務から離れたり、退職したりすると、業務を引き継ぐ人が困難になったり、業務の進行が滞ることがあります。また、個人に依存することで、作業の手順や方法が標準化されていないため、同じ業務を別の人が担当した場合にも、結果がバラつくことがあります。
コミュニケーションの困難
属人化が進むと、個人にしかわからない情報が増え、チーム全体で情報共有が困難になります。そのため、個人にしかできない作業を担当している人に対して、周囲からの質問や相談が増え、その負荷が大きくなることがあります。また、情報共有がうまくいかないため、重要な情報が漏れることがあります。
チームの協力関係の悪化
属人化が進むと、チーム全体で作業を進めることが困難になり、個人同士の競争心が生まれることがあります。個人が自分の業務だけに集中するため、他の人の業務にはあまり興味を示さなくなり、チーム全体の目標達成に向けた協力関係が希薄になることがあります。また、チーム全体で作業を進めることが難しいため、個人同士のコミュニケーションも希薄になり、チームワークが低下することがあります。
以上のように、属人化がもたらす影響は様々です。次の章では、なぜ業務の属人化が起こってしまうのかについて詳しく見ていきましょう。
業務の属人化が起こる原因とは？
業務の属人化が起こる原因には、以下のようなものがあります。
1. 個人的なスキルや経験の不足
業務に必要なスキルや知識を持っていない場合、その業務を担当することができず、他の人に依存する必要が出てきます。また、同じ業務を長年担当している場合、その業務に関する知識やスキルが身に付いてしまい、自分だけが理解している業務の仕方をしてしまうことがあります。
2. 情報共有の不足
業務の内容や手順、お客様の情報などが個人的なメモやメールに分散している場合、他の人が業務を引き継いだり、協力したりすることが困難になります。業務に関する情報を共有する仕組みがない、あるいは存在していても使われていない場合に、属人化が起こりやすくなります。
3. 組織文化や風土の問題
組織文化や風土が属人化を助長している場合もあります。例えば、自分の業務がなくなることを恐れて、情報を共有したり、他の人に業務を任せたりすることに抵抗感を持つ風土がある場合、属人化が起こりやすくなります。
業務の属人化を防ぐためには、業務の標準化や情報共有の仕組みを整えるとともに、組織文化や風土を見直す必要があります。
属人化を解消する方法
属人化を解消するためには、チーム全体で知識や情報を共有し、チームで業務を進めるための方法を確立する必要があります。以下では、属人化を解消するための代表的な方法を3つ紹介します。
ナレッジマネジメントの導入
ナレッジマネジメントとは、組織内の知識や情報を体系的に整理し、共有することで、業務の効率化や品質向上を図る手法です。ナレッジマネジメントを導入することで、個人に依存した業務進行を減らし、業務の品質向上や情報共有の改善につながります。ナレッジマネジメントには、社内Wikiやドキュメント管理システムなどのツールを活用することが一般的です。
チームの共有意識の醸成
チーム全体で業務に取り組むためには、チームメンバー間での共有意識を醸成することが重要です。共有意識を醸成するためには、チームミーティングやコミュニケーションの場を設けることが効果的です。また、チーム目標や業務の進捗状況などを共有することで、チームメンバー全員が同じ方向を向き、協力関係を築くことができます。
教育・研修の実施
個人のスキルアップや知識の共有が、チーム全体の業務効率化や品質向上につながることがあります。そのため、定期的に教育や研修を実施し、チームメンバー全員が最新の知識やスキルを身につけられるようにすることが大切です。また、研修内容には、チーム全体での業務進行や情報共有についても含め、チームメンバー全員が理解できる内容を選ぶようにしましょう。
以上のように、ナレッジマネジメントの導入やチームの共有意識の醸成、教育・研修の実施など、様々な方法を組み合わせることで、属人化を解消し、仕事の品質を向上させ、コミュニケーションの円滑化、チームの協力関係の強化が可能となります。
しかし、これらの取り組みは単発的なものではなく、継続的な取り組みが必要です。また、組織全体の文化や風土を変える必要もあります。そのためには、上層部のリーダーシップや社員の意識改革も重要です。
属人化による問題は決して小さなものではありませんが、解消することで組織全体の生産性や効率性を高めることができます。ぜひ、今回紹介した方法を参考に、属人化を解消し、より良い組織を目指していきましょう。
まとめ
今回の記事では業務の属人化について解説しました。
業務の属人化は、個人のスキルや経験に頼りすぎてしまい、チーム全体の生産性や品質に悪影響を与えることがあります。しかし、ナレッジマネジメントの導入やチームの共有意識の醸成、教育・研修の実施、業務の標準化などの方法を活用すれば、業務の属人化を解消し、チーム全体で生産性や品質を向上させることができます。業務の属人化に対する理解を深め、業務の生産性や品質の向上につなげていただけたら幸いです。
ナレッジマネジメントにおすすめのツール「Huddler」
業務の標準化にもおすすめなのが「Huddler（ハドラー）」です。リモートワークなど離れて業務を進める上で課題になる情報共有のあらゆる課題を解決することができるオールインワンツールです。
現在無料のβ版で提供しており、容量制限もなく初めてITツールを使うという方でも気軽に利用することができます。
Huddler（ハドラー）とは
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。
- リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
- 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
- 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
- カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い
このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。
Huddlerの4つの機能
会議
Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。
タスク
Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。
併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。
タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。
wiki
Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。
ファイル
Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。