報連相ができない原因って？重要性や改善のコツを解説！

「報連相」、この言葉を耳にしたことのあるビジネスマンは多いはず。ビジネスの現場でよく使われる報連相は、実は仕事をスムーズに進めるための大切な鍵となります。

 

この記事では、報連相がなぜ必要なのか、どうすれば上手にこなせるようになるのかを、わかりやすく解説していきます。新人からベテランの管理職まで、誰もが知っておくべき報連相のコツを紹介。うまくいかないときの原因と解決策も一緒に見ていきましょう。

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報連相の基本

報連相とは、ビジネスコミュニケーションにおいて不可欠なプロセスです。これは「報告（報）」「連絡（連）」「相談（相）」の三つの要素から成り立っています。報告は、自分の業務やプロジェクトの進捗状況を上司やチームに伝えること。連絡は、必要な情報を関係者間で共有する行為。そして相談は、問題が生じた際や意思決定が必要な場面で、意見や助言を求めることを指します。これらのプロセスを適切に行うことで、業務の透明性が保たれ、効率的な意思決定が可能になります。

報連相に必要なスキル

報連相を効果的に行うためには、いくつかのスキルが必要です。まず、情報を正確かつ簡潔に伝えるコミュニケーション能力が求められます。これには、リスニングスキルも含まれ、相手の話を正しく理解し、適切に反応することが重要です。また、自分の考えや提案を論理的に組み立て、明確に伝える能力も必要です。さらに、どの情報をいつ、誰に、どのように伝えるかを見極める判断力も、報連相のスキルとしては欠かせません。これらのスキルを身につけることで、報連相はよりスムーズかつ効果的になります。

 

報連相がうまくいかない主な原因

報連相がうまくいかない、もしくは部下は周囲の人が報連相ができなくて困っている、など様々な課題があるはずです。どのような理由が考えられるかいくつか例を挙げてみます。

コミュニケーションスキルの不足

報連相がうまくいかない一番の原因は、コミュニケーションスキルの不足にあります。これには、情報を明確かつ簡潔に伝える能力、相手の話を正確に理解するリスニングスキル、そして相手に適切に反応するレスポンススキルが含まれます。これらが不足していると、報告が曖昧になったり、必要な情報が伝わらなかったりすることがあります。また、相手の意図を正しく理解できず、誤解や不信感を生む原因にもなりかねません。

情報の過多または不足

情報の過多または不足も、報連相の障害となります。情報過多の場合、重要な情報が余計な情報に埋もれてしまい、本当に必要なメッセージが伝わらなくなることがあります。一方で、情報が不足していると、相手は状況を正確に把握できず、適切な判断や対応ができなくなる可能性があります。バランスの良い情報提供が、効果的な報連相には不可欠です。

組織文化とリーダーシップの影響

組織文化やリーダーシップのスタイルも、報連相の成功に大きく影響します。開放的でコミュニケーションを奨励する文化の場合、報連相は自然と活発になります。しかし、上下関係が厳格で、意見を言いにくい文化では、報連相は形式的になりがちです。また、リーダーが報連相の重要性を理解し、適切なフィードバックを提供することも、効果的な報連相を促進します。逆に、リーダーが報連相を軽視すると、チーム全体のコミュニケーションが阻害されることになります。

報告（報）のコツ：効果的な情報伝達

情報の整理と要点の明確化

効果的な報告のためには、まず伝えるべき情報を整理し、要点を明確にすることが重要です。これには、主要な事実や数字、進捗状況、遭遇している問題点など、相手が知る必要がある核心的な情報を選び出すスキルが求められます。また、情報を論理的に構成し、ポイントを簡潔にまとめることで、相手にとって理解しやすい報告になります。重要なのは、余計な情報を省き、聞き手が必要とする情報を効率的に伝えることです。

適切なタイミングと方法

報告のタイミングと方法も、その効果に大きく影響します。緊急性の高い情報は迅速に、定期的な報告は予定通りに行うことが大切です。また、報告の方法についても、状況に応じて適切に選ぶ必要があります。例えば、緊急かつ重要な内容は直接対面や電話で伝えるべきですが、定期的な進捗報告や一般的な情報はメールや文書で十分です。重要なのは、情報の性質と緊急度を考慮し、最も適した手段を選択することです。

連絡（連）のコツ：円滑な情報共有

重要な情報の選別

連絡を行う際には、どの情報が本当に重要で、どの情報がそれほど重要ではないかを見極める能力が求められます。全ての情報を同じように扱うと、重要なメッセージが他の情報に埋もれてしまい、受け手が本当に必要とする情報を見落とす可能性があります。特に、プロジェクトの進捗、変更点、決定事項など、チームメンバーや関係者が知るべき重要な情報を選び出し、優先して伝えることが重要です。

効率的な連絡手段の選択

連絡の効率を高めるためには、適切な連絡手段の選択も重要です。状況に応じて、メール、電話、会議、チャットツールなど、最も適した手段を選ぶ必要があります。例えば、簡単な情報更新や確認事項はメールやチャットで十分ですが、複雑な議論や緊急の問題解決が必要な場合は、直接会話や電話会議が効果的です。また、定期的な情報共有のためには、スケジュールされた会議や報告書の利用も考慮すべきです。こうした手段を適切に使い分けることで、情報の伝達効率と理解度を高めることができます。

相談（相）のコツ：建設的な意見交換

相談のタイミングと方法

相談を行う際には、タイミングが重要です。問題が小さいうちに相談することで、より簡単に解決策を見つけることができます。また、相談する際は、相手の状況やスケジュールを考慮し、適切な時間を選ぶことが大切です。相談の方法についても、内容に応じて適切な手段を選ぶ必要があります。例えば、複雑な問題や重要な意思決定に関する相談は、直接会って話すことが望ましいですが、簡単な質問や確認事項であれば、メールやチャットでも十分です。

相談内容の具体性と目的の明確化

相談を効果的に行うためには、相談内容を具体的にし、目的を明確にすることが重要です。具体的な内容を伝えることで、相手は問題の本質を理解しやすくなり、適切なアドバイスや解決策を提供しやすくなります。また、相談の目的を明確にすることで、話が脱線せず、より建設的な意見交換が可能になります。相談する前に、何を解決したいのか、どのような助けが必要なのかを自分自身で整理しておくことが効果的です。

報連相をサポートするツール

報連相の効率と効果を高めるためには、適切なツールの活用が欠かせません。現代のビジネス環境では、さまざまなツールが報連相をサポートし、コミュニケーションの質を向上させています。ここでは、特に役立つコミュニケーションツール、タスク管理ツール、プロジェクト管理ツールを紹介します。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールは、日常の報告、連絡、相談をスムーズに行うために不可欠です。リアルタイムでのメッセージ交換やファイル共有を行ったり、遠隔地にいるチームメンバーとの顔を合わせたコミュニケーションに役立ちます。

• Slack: https://slack.com/
• Zoom: https://zoom.us/

タスク管理ツール

個々の業務やプロジェクトの進捗を可視化し、効率的に管理することができます。タスクの割り当てや進捗状況の追跡をすることができ、チーム全体での情報共有と透明性の向上に貢献します。

• Trello: https://trello.com/
• Asana: https://asana.com/

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールは、複雑なプロジェクトを効率的に管理するのに役立ちます。計画、実行、監視を一元管理でき、チームの協力と調整を促進します。これらのツールを利用することで、プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで共有し、報連相をより効果的に行うことが可能になります。

• Microsoft Project: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/project/project-management-software
• JIRA: https://www.atlassian.com/software/jira

 

上司側の心得：報連相を受ける側の役割

報連相は、発信する側だけでなく、受ける側にも重要な役割があります。特に上司は、効果的なフィードバックを提供し、開かれたコミュニケーション環境を構築することが求められます。

効果的なフィードバックの提供

報告や相談を受けた際には、具体的で建設的なフィードバックを提供することが重要です。フィードバックは、単に評価を下すだけでなく、相手の成長を促し、今後の行動に役立つ指針を与えるべきです。具体的な例を挙げてアドバイスをすることで、相手は自分の行動をより明確に理解し、改善点を具体的に把握できます。また、ポジティブなフィードバックを通じて、良い成果や努力を認めることも、モチベーションの向上に繋がります。

開かれたコミュニケーション環境の構築

上司としては、部下が自由に意見を述べられる開かれたコミュニケーション環境を構築することも大切です。これには、部下の意見を尊重し、安心して話せる雰囲気を作ることが含まれます。また、定期的なミーティングの設定や、オフィスのドアを開けておくなど、物理的な環境を整えることも効果的です。開かれた環境では、部下はより積極的に報告や相談を行い、問題の早期発見や解決が促進されます。

組織内で報連相を改善するために

報連相の効果を最大限に引き出すためには、組織全体での取り組みが必要です。特に、組織文化の醸成と定期的なトレーニング、フィードバックのシステムが重要な役割を果たします。

組織文化の醸成

効果的な報連相を促進するためには、オープンでコミュニケーションが奨励される組織文化を醸成することが重要です。これには、上層部からの積極的なコミュニケーションの実践、意見交換を奨励する社内ポリシーの設定、そして失敗を恐れずに意見を述べることを支持する文化の構築が含まれます。このような環境では、従業員は自らの意見やアイデアを自信を持って共有し、組織全体の成長につながります。

定期的なトレーニングとフィードバック

報連相のスキルを向上させるためには、定期的なトレーニングとフィードバックが不可欠です。コミュニケーションスキルのトレーニングプログラムを定期的に実施することで、従業員は効果的な報告、連絡、相談の方法を学ぶことができます。また、フィードバックシステムを通じて、従業員の成果や改善点について具体的な評価を行い、継続的な成長をサポートします。

 

業務効率化におすすめのツール「Huddler」

業務の効率化にもおすすめなのが「Huddler（ハドラー）」です。リモートワークなど離れて業務を進める上で課題になる情報共有のあらゆる課題を解決することができるオールインワンツールです。

 

Huddler（ハドラー）とは

会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/

 

会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。

 

Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。

 

• リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
• 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
• 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
• カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い

 

このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。

Huddlerの4つの機能

会議

Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。

 

タスク

Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。

 

併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。

タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。

 

wiki

Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。

 

ファイル

Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。

 

Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。