Google Meetの画面共有の方法とは?共有画面の種類と使い分けのポイントを解説

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Google Meetの画面共有の方法とは?共有画面の種類と使い分けのポイントを解説

Google Meetは、Googleが提供する無料で利用可能なWeb会議ツールです。離れた場所でも画面を通じて対面のように会議をすることができるので、テレワークが広く普及するとともにその需要も急速に拡大しています。

 

通常の会議では、スクリーンを使ったプレゼン資料や参考資料などの配布を行いますが、Web会議では、画面共有を通して情報共有を行います。そこで今回は、Google Meetをもっと活用するために必要な画面共有の方法とその使い分けのポイントについて詳しくご紹介します。

 

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Google Meetで使う資料を準備しよう

Google Meetは、事前に会議のスケジュールを設定し、会議参加へのリンクURLを参加者へ配布しておく必要があります。

 

会議で使用する資料は、あらかじめ参加者へメールで送付し、プリントアウトして参加してもらうことも可能ですが、アニメーションを設定したプレゼンテーションや秘匿性の高いデータを共有したい場合などには、会議中の画面で参加者のみに見てもらうことが重要になります。

 

画面共有で見てもらう資料は、あらかじめ作成しておく必要がありますが、その場で慌てることのないようわかりやすい場所にまとめて保存しておくようにしましょう。また、インターネット上のサイトなどを共有する場合は、会議前に開いて準備しておくことが大切です。

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Google Meetの画面共有はどんな時につかえるのか

Google Meetの画面共有は、会議の参加者が同じ画面を見て、全員で同じ情報を教諭することができる機能です。Google Meetの画面共有は、どんな時に使うのが便利なのか、参考までにご紹介しておきます。

 

(以下の写真はパワーポイントをGoogle Meetで共有しています。画面共有されているデータは、タイトルバーに「画面共有」と表示されます。)

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・プレゼンテーションを共有する

PowerPointやGoogleスライドで作成したファイルには、アニメーションや画面切り替え効果などの動作を効果的に見せるためには、画面上で表示させる必要があります。

・会議中に作成したメモや議事録

会議の内容の確認や遅れて参加した人への情報共有手段として利用することができます。

・参考動画を共有

作業手順や、資料動画を同じタイミングで参加者全員に見てもらいたい時に便利です。

ほかにも、資料や動画、参考サイトなどを共有してその場で参加者の意見が欲しい時などには画面共有が必須で、詳細な説明やその場のイメージを正確に伝えたい時などにも画面共有することがおすすめです。

Google Meetで使える3種類の画面共有

Google Meetにある、画面共有には3つの種類があります。それぞれの名称と特徴について詳しく見てみることにしましょう。

あなたの全画面

端末で操作しているものが全てそのまま共有されます。PCで見てもらいたい書類や画像、動画を窮する時に使います。スマホやタブレットのカメラ機能を使って、現場の映像や写真などを撮影し、リアルタイムで見てもらうこともできます。

 

青く表示された「画面共有」ボタンをもう一度クリックすると、「画面共有を停止」コマンドが表示され、クリックすると画面共有を終了することができます。

ウィンドウ

画面共有の「ウィンドウ」では、現在開いているウィンドウを表示させ、画面共有ができます。PDFやプレゼンテーションデータなど、会議で使いたいデータはスムーズに共有できるよう、事前に開いておきましょう。

タブ

画面共有の「タブ」では、ブラウザ上で開いているサイトをタブ単位で共有することができます。会議で共有したい参考サイトや、地図やインターネット上の画像などを簡単に会議の参加者と共有できるので、わざわざ資料作成をする手間が省けます。

 

共有されたタブは、画面上部に「このタブを共有しています」というメッセージが表示され、「共有を停止」をクリックすると、タブ共有を終了し、元の会議画面に戻ることができます。

Google Meetで画面共有時に気をつけたいこと

Google Meetで画面共有をする際に気をつけておきたい注意点があります。重要な会議の場面で失敗してしまうことのないよう事前にしっかり確認しておきましょう。コマンド別の注意点は以下の通りです。

あなたの全画面での注意点

全画面の画面共有では、共有しているPCの状況がすべて会議の参加者に公開されます。そのため、メール通知やLINE通知など、リアルタイムで表示されるデスクトップの通知などもすべて共有されてしまいます。

 

通知には送付者やメッセージの内容なども表示されてしまうため、事前に通知機能を全てオフにしておくようにしましょう。

ウィンドウでの注意点

ウィンドウの画面共有では、あらかじめ開いてあるウィンドウが一度全て共有され、そこから共有したいデータを開くことになります。

 

社外秘のファイルや製作中のデータウィンドウなどが開いたままになっていると、全て会議の参加者に見られてしまうので、会議の開始前には必要なデータのみが開いている状態にしておきましょう。

タブでの注意点

タブでの画面共有では、Chromeのブラウザごと表示されてしまうので、ウィンドウコマンドと同様に開いているタブが全て会議の参加者に見られてしまいます。

 

会議とは関係のないサイトを開いていることを直前で気づいても共有してしまってからでは既に公開された状態になってしまっているので、気まずい思いをしてしまうかもしれません。会議の前には、必ずブラウザで開いているタブをチェックしておきましょう。また、お気に入りバーに追加している内容もすべて画面共有されてしまうので、会議中は非表示にしておくことをおすすめします。

Google Meetで画面共有を上手に使おう

Google Meetでの画面共有は、情報共有に欠かすことのできない重要な要素です。上手に使いこなすには、しっかりとした事前準備が不可欠です。まずは、会議資料や会議開催に向けてのパソコンの設定など、入念にチェックしてみるところから始めてみるのも良いのではないでしょうか。