【テンプレート・例文あり】議事録の書き方って？無料おすすめアプリも紹介！
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ビジネスで何気なく作成される議事録。国内外を問わずあらゆるビジネスシーンで必要となる議事録作成は、ビジネスパーソンとして確実に必要なスキルです。「どういう項目で作ったらいいんだろう」「人に共有するとしたらどれくらいにまとめればいいのかな」などの不安を抱えている人も多いはず。
ゼロから作るのではなく、項目を予め押さえて、テンプレートを元に作ると思っていたよりも簡単にまとめることが可能です。この機会に議事録の基礎を整理し、情報管理スキルを向上させましょう。
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目次
「議事録」とは
「議事録」はそもそもどんな意味を持つのでしょう。広辞苑では議事録を「会議の議事の主要事項・討議の状況を記録したもの」と説明し、「会議録」とも呼びます。会議では一つまたは複数の議題に沿って議論が行われ、何らかの結論を導き出します。その全容をテキストやグラフィックとしてまとめたものが、議事録です。
会議の内容を誰もが同じように記憶していれば議事録は不要なのですが、ビジネスでは日々多様なプロセスに関わり、イレギュラーも発生します。その中で一つ一つの会議内容を覚えておくことなど、到底不可能です。だからこそ議事録として会議内容を残し、関係者全員が共通認識の下で議論したことや、最終的に決定したことを共有しなければなりません。
議事録の目的とは
議事録の目的を「後から、言った言わないの水掛け論を防ぐため」と捉えている方が多いかもしれませんが、本来の目的は前述のように「関係者全員が共通認識の下で情報を共有すること」です。しかし、もっと重要な目的はプロジェクトや課題解決を円滑に、効率的に推進するためです。
企業の経営層においては、取締役会を開催した際に議事録を作成する義務があります。コンプライアンス（法令遵守）の観点から、組織が正式な意思決定を下したことを示す重要な証拠であるため、議事録の作成と保管が義務なのです。取締役会議事録は、文字通り取締役会における議事の経過、結果、決議事項などがまとめられた議事録で、取締役の名前と発言、発言に対する意見の要約が記載されます。取締役会の議事録は、会社法によってその形式が規定されていて、書面もしくは電磁的記録をもって作成されなければなりません。
つまり議事録は取締役会においては、法的な効力を持つものとなります。法的な効力を持つ議事録という意味では、法人設立時の創立総会議事録があります。この議事録は、会社登記を行う際に添付資料として提出するほか、利害関係者とのトラブルを防止する際に利用されます。正しい用語、書式で書かなくてはなりません。
日常のビジネスに当てはめてみても、コンプライアンス的に議事録は正確に作り、保管していかなければならない情報です。
正確に情報を伝達するため
会議の関係者が多い場合は、全員の参加者が決定事項などを把握できていない場合があります。また、急に都合ができて欠席する人もいるため、会議終了後でも正確に内容や決定事項を周知する手段が必要です。
口頭では伝え漏れや誤った情報を伝えてしまう可能性があるため、議事録を作成することでそれらの問題を防ぐことができます。
責任の所在を明確にするため
会議で話し合った決定事項については、責任の所在を明確にしておかないと後々大きなトラブルに発展します。誰がどのような決定事項を、いつまでに行うのかなどが正確に把握されないと、決定事項が他人任せになってしまうからです。
担当者が誰か分からない、いつまでに業務を完了すればいいのか分からない状況にならないためにも、議事録をしっかりと作成しておく必要があります。
議事録に記載すべき事項
では、議事録を実際に作成する際はどういった事項を記載すべきなのか。
- 会議の表題
- 日時
- 開催場所
- 出席者名（役職順）
- 当初の議題
- 決定事項
- 決定の経緯
- 次のアクション（5W1H）※
- 新しい議題
- その他特筆すべき事項
- 次回会議の開催予定
※Why（背景）、What（内容）、Who（体制）、When（期日）、Where（場所）、How（方法）
おおよそ上記の事項を記載すれば、議事録は作成できます。しかし、ただ上記の内容を押さえるだけでは、優れた議事録とはいえません。5W1Hは最低限の骨組みとして捉え、読み手にとって必要な情報を加えていく必要があります。また、決定事項だけでなく補足メモや、会議内で使用した資料の保管場所やURLなどの情報も共有しておくと、より優れた議事録になり、必要に応じて関係者各人の発言をまとめるなどして、後々のトラブルを防ぎます。
議事録作成のポイント
たかが議事録、されど議事録。ビジネスの世界でどんなに細かい作業でも、上司や関係者に「おっ！」と思わせられれば自身の株は上がりますし、評価もされます。そこで、ここでは議事録作りのポイントをご紹介します。
ポイント1. 事前準備を徹底する
議事録は会議後に作成するという固定概念を持っていないでしょうか？議事録は情報のかたまりであり、情報は鮮度が命です。会議後に素早く議事録を作成するにはそれ相応の準備が必要になります。前述した議事録の記載事項は会議前に全てワード等でまとめておいたり、エクセルなどでフォーマットを作る場合、PDF化して共有・印刷が可能なツールを使うと便利です。外部で編集する予定がある場合はデバイスが違っても利用できるよう、ブラウザ上で編集できるスプレッドシートなどを使うと良いでしょう。会議開催時にはすぐに記録に取り掛かれるようにします。
ポイント2. 会議内容を録音しておく
会議中にワード等で記録したテキストだけでは情報が不足する場合があります。備えとして会議内容を録音しておき、会議後も振り返れるようにしておきましょう。より正確な情報を議事録として残せることで、関係者全員の生産性に大きく貢献します。
ただし、取引先との打合せの場合は不信感を与える場合もありますのでケース・バイ・ケースで。
ポイント3. 「だ・である調」でまとめる
目上の人に敬語を使うのは当然ですが、議事録まで同じようにまとめる必要はありません。役職等に関係なく全ての発言を「だ・である調」に変更したり、読み手のことを考えた議事録を目指しましょう。
ポイント4.見やすさ、分かりやすさも意識
議事録の中身も大事ですが、読みやすい体裁を整えることも重要です。議事録は主に文章で作成されるため、パット見た時の分かりやすさ、読みやすさが求められます。だらだらと長文にならないよう簡潔にまとめたり、結論は最初に書くなど読み手を意識した文章を工夫しましょう。
議事録で使えるテンプレート
いざ、議事録を作成しようとしても0からだと手間取ってしまうもの。下記の例文を参考にアジェンダと、時間や場所など分かっている情報を予めまとめておくとスムーズにまとめることができます
一般的な会議のテンプレート
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会議名：第10期営業部会議
日時：2023年9月21日 10:00～17:00
開催場所：A会議室
出席者：渡辺会長、田中事業部長、金本事業部長、岡田主任
議事録作成：上田
議題：
9期売上報告 次期計画と中期経営目標・指数について
決定事項：
1.次期強化商品群の販売店と販促物
2.人事異動
決定の経緯：
次のアクション（5W1H）
新しい議題
1.予算と詳しい内訳
2.新しいマーケティング戦略について
その他特筆すべき事項
1.米田事業部長の異動に伴う人事異動について
2.本社移転の時期
次回会議の開催予定：
11月12日(水) 10:00～17:00
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プロジェクトミーティングのテンプレート
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プロジェクト名: 新製品開発プロジェクト
日時: 2023年9月21日 10:00
場所: 会議室B
出席者: 伊藤紀子, 渡辺健太, 中村真理
欠席者: 小林悠太
1. プロジェクトの進捗状況
– プロトタイプの完成が遅れている
– 材料調達の問題が発生
2. 各部門からの報告
– 設計部: 設計変更の提案
– 製造部: 材料の調達についての報告
3. 次回のアクションアイテム
– 設計変更の検討
– 材料の再調達
4. その他の議論
– 製品の価格設定についての議論
終了時刻: 12:00
次回の会議日時: 2023年9月28日 10:00
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研修・セミナー議事録のテンプレート
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研修・セミナー名: デジタルマーケティング基礎講座
日時: 2023年9月22日 13:00
場所: セミナールーム1
講師: 森田智也
参加者: 高橋美咲, 木村拓哉, 斉藤恵子
1. 研修・セミナーの目的
– デジタルマーケティングの基本を理解する
2. 主な内容
– デジタルマーケティングの歴史と現状
– 主要なツールと戦略の紹介
3. Q&Aセッション
– Q: SNSマーケティングの効果的な方法は？
– A: ターゲット層を明確にし、適切なコンテンツを提供することが重要です。
4. 参加者からのフィードバック
– セミナーの内容が非常に役立った
終了時刻: 15:30
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議事録作成での注意点
では議事録を作成する上での注意点についてみていきましょう。
決定事項は絶対に記載しよう
議事録でもっとも重視すべきなのは目的を押さえることと決定事項の記載です。5W1hに沿って、客観的に決まったことと次のタスクなどを整理して書いていきます。
慣れないうちは作成後に第３者に確認してもらう
議事録は会議の決定事項などを伝える重要な書類のため、作成後には自分以外の人にダブルチェックをしてもらうようにしましょう。できれば上司に確認してもらい、漏れや誤りがないかをチェックした上で周りに共有することが大切です。
効率よく作成し、すぐに共有する
そして議事録はできれば会議があったその日に配布するのがポイントです。もし自分だけのチェックで内容が不安なら、同僚や上司に確認してもらいフィードバックをもらうと安心です。添削してもらったらすぐに修正し、なるべくはやく提案しましょう。
良い議事録を作成することは大事ですが、時間を掛けすぎるのはよくありません。時間を置いてしまうと会議内容の記憶も薄れますし、業務に支障をきたす可能性があります。議事録はツールなどを使用し効率的に作成することで、会議当日もしくは24時間以内には提出できるように心掛けましょう。
議事録作成におすすめツール
では、議事録を効率的に作成できるおすすめツールを紹介します。
会議体をきちんと効率的に進めるためには事前準備から会議の共有までをスムーズに的確に行うことが必須です。これまではエクセルやワードでアジェンダを作って、予め共有し、会議後にメールで議事録を送付するという流れが一般的でしたが、「会議を起点とした情報マネジメントツール Huddler（ハドラー）」を使えば、会議にまつわる全ての情報を一つにまとめ、スムーズな進行をすることが可能になります。
Huddler（ハドラー）
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっていますが、その中で会議機能では下記のような課題を簡単に解決することができます。
- 終了時間が決まっておらず、拘束時間が⻑い
- そもそも会議の⽬的が不明瞭で必要性に疑問を感じる
- データ（資料等）を集約する場所やツールの管理が属⼈化している
- アジェンダが決まっておらず、会議の進⾏が緩い
- 決定事項・次回までの宿題・ルールなどを確認できる場所がない
リアルタイム・共同編集で チームコラボレーションを促進
作成中の議事録は、各メンバーとリアルタイムで共有され、共同編集が可能です。オンライン会議で同じ空間にいなくても、まるで同じ会議室にいるかのように、仕事を進めることができます。
会議に自動で紐付く タスク、ファイル管理
会議中に「次までにこの資料用意しておいてね」などタスクが発生することは多いですよね。会議を軸にタスクや関連するファイルを一元管理できるため、もう情報が点在することはありません。
会議前のアジェンダも 会議後の議事も共有が楽々
会議ごとに発行される外部共有用URLを送れば、Huddlerのアカウントを持っていない取引先の相手にも議事録やアジェンダを共有することができます。記録する、出力する、連絡するといった一連の流れがHuddlerの画面一つで完結します。
無料アカウント登録はこちらから。
NotePM
NotePMはウィキペディアのように社員が様々な情報を書き込み、編集・検索・閲覧が可能なツールです。高機能エディタやテンプレートがあり、簡単に文書作成ができるため、議事録作成におすすめです。
社員は今まで蓄積された議事録に簡単にアクセスし、閲覧することが可能。特定のメンバーだけに閲覧権限を与えたり、ページを閲覧した人が把握できるなど、社内情報共有がスムーズにできます。
AI GIJIROKU
AI GIJIROKUはAIが自動で参加者を判別し、自動で録音・文字起こし・修正・翻訳を行う議事録サービスです。議事録をリアルタイムでテキスト化し、30カ国の外国語もリアルタイムで翻訳します。
そのため急に会議の議事録係に任命されても、ログインしてすぐに記録を始めることができます。AI搭載により使用する度に精度があがるため、効率的に議事録を作成できるツールです。
議事録作りを見つめ直そう
厳しい上司から、「何でこんなものも作れないんだ！」と叱責された経験がある方も多いでしょう。悔しい思いをすると同時に、それは自身の責任でもあります。しかし「議事録一つでもビジネスには重要なんだ」と認識を改めれば、作り方が変わるはずです。今まで議事録作りが苦手だったという方は、ぜひこの機会に現在の議事録作りを見つめ直してみてください。「良い議事録だな」と、そんな言葉をもらえれば誰だって嬉しく感じ、ビジネスへのモチベーションもアップするはずです。それは自分自身がビジネスを楽しみ、充実した日々を送るための糧になることでしょう。