会議や打ち合わせの際に作成する議事録。議事録のデキ次第で、その会議や打ち合わせで話し合われたこと、決定事項などの共有や、ひいては会議そのものの有意性さえ決まってしまいます。「会議のための会議」を増やさないように議事録をしっかりと残し、業務のムダを省いて時間を有効に使いましょう。
議事録は発言を時系列に並べ、情報整理が全くなされていないものでは意味を成しません。会議に参加していない人が見ても理解できる内容に仕上げる必要があります。ではどのようにすれば「人に伝わりやすい議事録」を作れるようになるのでしょうか？
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目次
そもそも議事録の目的とは？
議事録を書く目的は、情報の共有です。共有する人間は会議に出ていた人もいれば、そうでない人もいます。特に、決定権を持つ上司やクライアントにも共有する可能性があり、議事録の作成をおろそかにすることはできません。議事録に掲載すべき情報ですが、参加者は誰で、どんな内容で、何が決まったかを正確に網羅する必要があります。シンプルに言えば、それらの情報さえ揃っていれば議事録は意味を成すのです。
○○について発言したのは誰か、という情報は特に重要になってきます。この情報の記述によって責任の所在が明確になり、その後の議論や物事の方向性をコントロールできるようになります。誰が、何を言ったのか。これは議事録の中で明確にしておいてください。
next to doの共有
議事録ではその会議の内容と決まったことを記載するのが正解ですが、それだけでは十分ではありません。必要なのは、次に誰が、いつまでに、どんなタスクを行うかが明確にされているかです。もしこの部分があいまいに付されている場合、会議に参加していない人が取るべきアクションが不明確で、十分な情報共有がなされません。
そのため作業の遅れや行き違い、工程の抜け漏れ、決裁などに遅れが出る可能性があります。
次にすべきことは何か、当事者の気持ちになってそれぞれの役割を明確にしましょう。
議事録で抑えるべき項目
よい議事録とはどんなものか、ここまででだいたい理解いただけたかと思いますが、あらためてまとめると以下の要素が網羅されているものが該当します。
- 誰が読んでも内容がわかる
- 決定事項について、それが決定に至った流れとその理由についてまとめてある
- 会議のまとめ（結論）が記載されている
この３つの情報がよい議事録には不可欠です。
これらを抑えるためには、ただ漫然と発言を打ち込んだりメモを取るのでは逆に難しくなります。あとでまとめやすくするために、会議の内容や発言を簡潔化して自分の言葉で整理して書くこと、そしてわかりにくいところは図を使って可視化すること、この２つを意識して会議に参加しましょう。
伝わりやすい議事録を書くために必要なコツ
伝わりやすい議事録を書くためのコツとしては、メモを取る際に発言者と発言内容、それに対してどんな意見が出たのかを時系列で書いていくのが基本です。メモ帳やノートを使うときはすべて文字で埋めずに余白を残し、図や内容を箇条書きできるスペースを作っておくと、内容を整理しやすくなるのでおすすめです。
テンプレを作る
議事録を書く際は記載必須項目を並べたテンプレートを作っておくと作業がスムーズに進みます。
社内でフォーマットが共有されている場合はそれを使用しても構いませんが、以下の情報を記載できるようにしておきましょう。
- 会議前にメモ
・会議の名称
・会議を行った場所と開始日時、終了時間
・出席者の名前
・会議の目的 - 会議中にメモ
・重要な質疑応答
・決定事項
・発言者と発言内容
・次にすべきこと - 必要に応じてメモ
・補足
・次回の開催、予定など
クライアントが同席する会議については、役職を記載しておくとよりわかりやすくなります。
議事録の例文１-基本的なフォーマット
会議名：新商品プロモーションサイト開発会議 議事録
日時：2021年4月4日
場所：第二会議室
出席者：Ａ部Ａ部長、Ａ部Ｂ課長、Ｂ株式会社Ｅプロジェクトリーダー
議題：新商品プロモーションサイトのデザイン決定について
決定事項：サイト名はＸＸ
動画を活用したプロモーションを行う
議論内容：動画撮影について
→ドローンを使った空撮がしたい（Ａ部長）
→条例で難しいかもしれない（Ｂ株式会社Ｅさん）
→社内での撮影で調整すべき（Ｂ課長）
決定事項：2週間後に社内動画撮影について打ち合わせ
懸案事項：撮影のための社内調整が必要、撮影参加者の選定
議事録の例文２-例文１に発言趣旨を盛り込んだ場合
会議名：サイトリニューアル会議 議事録
日時：2021年10月20日
場所：お客様会議室Ｂ
出席者：Ａ課長、Ｂプロジェクトリーダー、開発部Ｃディレクター、開発部Ｄデザイナー、開発部Ｅプログラマー
議題：サイトリニューアルにおける新機能追加
会議の趣旨と目的：サイトリニューアルに伴う新機能の選定
決定事項：新機能はコーディネートで選ぶ機能の追加
発言趣旨：Ａ課長-カスタマーが服を購入しやすい仕組みを作りたい
：Ｂリーダー-服を選ぶ楽しさをサイトで味わってもらいたい
：Ｃディレクター-○○サイトのような、コーディネートから選べるような機能はどうか
議論内容：コーディネート機能は実装に時間がかかる（Ｅさん）上に、更新も頻繁に行うとなれば、さらに工数が増えてしまう（Ｄさん）。
懸案事項：作業対応できるメンバーが足りない
：開発に掛かる時間が見えてこない
議事録の例文３-キックオフミーティング
▼会議の目的
○○システム導入におけるＸＸ
▼日時
〇年〇月〇日（水）15:00-16:00
▼場所
○○株式会社 ミーティングルーム
▼出席者
取引先：○○部長、○○主任
当社：推進部 ○○、○○
▼議事内容 ※時系列に整理
時系列で決定事項を記載
決定事項Ａ
決定事項Ｂ
決定事項Ｃ
▼決定事項
・打ち合わせ内で決定した事柄を書く
▼参考資料
・参考資料を書く
・参照URL
▼次回議題
システム導入におけるパートナー選定について
システム導入時期と体制について
プレスリリースの公開日について
▼タスク
Ａ社様ご提案内容の精査 〆：10/30（火）担当：○○
システム導入後のROI算出 〆11/6（火）担当：△△
▼今後の検討内容
・○○システムの運用
・その他検討内容
読み手を思い浮かべて
議事録を読むのはそれを作成したあなた自身でも、会議に参加していた人でもありません。主な読者は会議に参加していなかった人たちです。
それはチーム内のメンバーでもあり、上長でもあり、クライアントである可能性もあります。
そうした読み手を思い浮かべながら、どんな情報がどのような濃度でほしいのか、わかりやすくまとめて作成しましょう。
わかりやすさは文章の明瞭さだけではなく、文章内の要素でも決まってきます。Why（なぜ）、What（何を）、When（いつ）、Who（誰が）、Where（どこで）、How（どのようにして）、How much（どれくらい）など、5W2Hを意識して書くとなおわかりやすくなります。
上長のチェックを受ける
作成した議事録ですが、会議に参加していた誰かに見てもらってから送るべき人に送ったほうが良いでしょう。
なぜ見てもらうかというと発言内容の抜け漏れ、あいまいな内容、誤解などが見つかる可能性があるからです。間違いが見つかって訂正が必要になったり、トラブル発生のもとになったりするので、できれば上長にチェックをしてもらいましょう。
まとめ
議事録は、ポイントさえ押さえておけば質の高いものを短時間で作成できるようになります。ぜひ今回紹介した情報を参考にして、あなたの業務負担を減らしてください。