社会人1年生の方など会社に勤めはじめたばかりのとき、覚えなければならない仕事ばかりで大変ですよね。議事録作成もどちらかというと新人さんが任される仕事の一つで、依頼されたけど、どのように議事録を残したらよいのか、わからないことも多いでしょう。
そこで今回は、はじめての議事録作成をする方に向けて、議事録作成の役割や議事録作成の方法をパターン別にご紹介していきます。
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目次
「議事録よろしく」と言われた！何から始めれば良い？
上司から議事録を依頼された時、まずは会議の内容や、過去の議事録データを見ておくと鵜良いです。
会議の内容を理解しておこう
議事録を任されることになった時、会議の全体像が見えていた方が議事録を作るときに流れを読みながら議事録作成ができるため、会議の内容は理解しておきましょう。
情報共有の場なのか、意思決定する会議なのか、何を決める会議なのかがわかるだけでも、議事録としてのポイントが理解できます。
過去の議事録を見ておこう
過去の議事録内容を見ておくことも重要です。
議事録のフォーマットも含めて、過去にどんな議事録の取り方をしているのかを確認しておけば、同じようなテイストで議事録を取ることができ、押さえておくべきポイントも見つけやすいでしょう。
特に、議事録などのフォーマットは会社ごとに異なるため、一般的な議事録のフォーマットが良いとは限りませんので、所属している会社の「風土」を理解しておくことが必要です。
確認も忘れずに
過去の議事録内容を確認し、フォーマットを手に入れたとしても、それが正解とは限りません。過去のものを使うべきなのか、新しいフォーマットで作るべきなのか、どんな議事録にすれば良いのか、上長に直接確認することが一番のポイントです。
議事録を取る目的や役割は？
議事録を作る前に、なぜ議事録を取るのか、その理由や役割について確認しておきましょう。
情報の共有
議事録を取る目的の一つに「情報の共有」があります。
会議は関わる全ての社員や関係者が参加するわけではなく、必要最低限の人数で行われるケースが多く、特にここ最近では新型コロナウイルスの感染拡大により、ますます会議には最小限のメンバーで実施するようになりました。
会議に参加していないメンバーでも、会議の中で話が出た内容や、意思決定された情報を共有しやすいように、議事録として情報を整理してまとめることで、共有しやすくなります。
内容の振り返り
次に、会議の内容を振り返るという目的もあります。
人は忘れる生き物です。つまり、会議の内容も意思決定されたことも時間が経てば忘れてしまい、「あれどうなった？」と聞かれた時に「あっ」となってしまうこともあるでしょう。
会議で決まったことや離された内容を思い出せるように、振り返れるようにするのが議事録の役目でもあります。
責任の所在を明らかにする
最後に重要なのは、責任の所在を明らかにするという目的です。
社内の会議もそうですが、営業先で、お客様とのやり取りや、取引先とのやり取りをするときに、議事録を作っておくことで「言った言わない」を防ぐことができ、お客様や取引先が行うこと、自分たちが責任もって行うことを議事録の中で明確に記載できるため、責任の所在が明らかになり、トラブルを防ぐことができます。
議事録作成3つのパターン
実際に議事録作成をするときの代表的な3つの作成パターンをご紹介していきます。
一言も漏らさずに残す
一言も漏らさずライターのように議事録を残すというパターンがあります。
言葉通り、話している内容の言葉を一語漏れなく記載していくという方法で、全て記載することで話の流れや文脈を読み取ることができますが、読むのに時間がかかってしまうというデメリットもあります。
・メリット
話の流れや文脈が読み取れる
・デメリット
読むのに時間が掛かる
要点をまとめてわかりやすくする
次に、要点をまとめていくという議事録の方法もあります。
この方法がビジネスシーンにおいてはよく使われる方法で、特に社外の方との打ち合わせの議事録ではこのケースが多いでしょう。
要点をまとめることで議事録として見やすいものになり、短時間で要点を掴むことができます。しかし、文脈や話の背景が読み取りづらくなるケースもあります。
・メリット
簡潔にまとまってわかりやすい
・デメリット
文脈が読みづらくなることがある
時系列でまとめる
時系列でまとめていく議事録もあります。
プロジェクトなどで進捗報告を行う際の打合せでは、時系列での情報が大切な場合があります。そのような打合せでは、日付や時間ごとにまとめた議事録の作り方がわかりやすくなります。
「いつ」「なにを」すれば良いのか、「誰が」といったように必要情報を表などにしてまとめておくことで、具体的でわかりやすい議事録にできるでしょう。
ただ、全ての打合せにおいて適した議事録のパターンではありませんので注意しましょう。
・メリット
具体的にいつなにをすれば良いか明確になる
・デメリット
全ての打合せに通用するパターンではない
まとめ
ここまで、はじめて議事録作成をする方に向けて、議事録作成の入門編として、議事録を作る目的や役割、議事録作成の代表的なパターンを3つご紹介してきました。
議事録は共有や振り返り、責任の所在を明らかにするなど、会社にとって重要な役割を持っています。
メモ程度と思わずに、しっかりと目的意識を持って議事録を作成しましょう。