2023/02/10

デジタル化とは？IT化やDXとの違い、便利ツールをわかりやすく紹介！

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DX、デジタルトランスフォーメーション（Digital Transformation）推進が叫ばれている昨今、並行してよく聞くようになった「デジタル化」というキーワード。2020年にはデジタル庁が発足し、大小問わず多くの企業がデジタルへのシフトを進めています。とは言いつつも、デジタル化という言葉一人歩きしてしまい、実はきちんと意味を理解できていない人も多いのではないでしょうか。

経営層やIT関連の部署だけではなく、自分たちの日々の業務にも関わる大切な知識でもあるため、改めてデジタル化とは何か、IT化やDXとは何が違うのか、具体的に何をしていくものなのか、を整理し、今後の取り組みの参考にしていただければ幸いです。

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デジタル化とは？

デジタル化とは「デジタル技術を用いた単純な省人化、自動化、効率化、最適化」と定義され、Digitization（デジタイゼーション）、Digitalization（デジタライゼーション）という2つの概念があります。総務省は会社内の特定の工程における効率化のためにデジタルツールを導入するのが「デジタイゼーション」、自社内だけでなく外部環境やビジネス戦略も含めたプロセス全体をデジタル化するのが「デジタライゼーション」と意味を定めています。

デジタイゼーションとは

既存の紙のプロセスを自動化するなど、物質的な情報をデジタル形式に変換することです。

（例）

FAXで行っていた発注書のやり取りをメールでの請求に変更した
紙に押していたハンコをやめ、クラウドサインに切り替えた
対面での打ち合わせをWeb会議ツールを用いたオンライン会議にした

ビジネスプロセスは変化させず、ビジネスモデルにデジタル技術を取り入れることで業務効率を向上させたり、それに伴うコストを削減させたりという結果をもたらします。

デジタライゼーションとは

組織のビジネスモデル全体を一新し、クライアントやパートナーに対してサービスを提供するより良い方法を構築することです。

（例）

MAツールを用いた、顧客フォローのフロー自動化
AIを活用した在庫予測、停滞在庫の削減

デジタイゼーションを一歩目として、デジタル技術を活用した上で顧客体験を向上させたり、製品やサービスに付加価値、業務プロセスを生み出すことです。

DX（デジタル・トランスフォーメーション）、IT化とは？

DX（Digital Transformation ）とは、「企業が外部エコシステム（顧客、市場）の劇的な変化に対応しつつ、内部エコシステム（組織、文化、従業員）の変革を牽引しながら、第3のプラットフォーム（クラウド、モビリティ、ビッグデータ/アナリティクス、ソーシャル技術）を利用して、新しい製品やサービス、新しいビジネスモデルを通して、ネットとリアルの両面での顧客エクスペリエンスの変革を図ることで価値を創出し、競争上の優位性を確立すること」と総務省は定めています。

上記で説明したデジタライゼーションからさらに1歩進み、「事業にテクノロジーを活用して変化を起こし、より大きな利益を生み出す経営戦略や業界の仕組みを再構築すること」としています。

また、よく一緒に考えられる言葉として「IT化」という言葉もあります。このITとは、Information Technologyの頭文字をとった言葉でネットワーク技術の総称とされています。具体例としてスマートフォンやICカード、電子マネーを指します。

デジタル化と同様に、IT化もDX推進に向けた手段の1つであり、反対にDXは「ビジネスモデルの変革を起こす活動」、社会や組織・ビジネスの仕組みそのものの広い範囲を指すというものです。IT化、そしてデジタル化の先にDXという変革があります。

デジタル化が注目されている背景

デジタル化が注目されている背景にはさまざまな近年の情勢が大きく影響しています。現代における具体的な課題について詳しくまとめてみました。

ビジネス環境の変化

「市場のグローバル化」や「労働⼒不⾜」、「消費者のニーズや価値観の変化」などビジネス環境は日々変化をしています。また、ここ数年の新型コロナウイルス感染症拡大によって非接触型、非対面型のビジネスに切り替えが急激に進みデジタル技術は大小問わず、全ての企業にとって急務の課題となりました。

オンラインでビジネスを推進できるなシステムの導入と、そのシステムに合わせた業務フローの見直しが求められるようになったことが一つ目のデジタル化が注目される理由です。

業務効率、生産性向上

少子化問題が取り沙汰されるようになって久しい近年では、働き手がいなくなったことで一人当たりの業務負担も大きくなってしまい、その傾向がいっそう高まりを見せています。少ない人手でいかに生産性を上げるのかは、デジタル技術の力を借りずして成し遂げられません。上記にあるような、ビジネス環境の変化により、会社に出社せずにオンラインで業務を行う事で通勤にかかる時間やコストが削減するのはもちろん、ビジネスモデル全体を見直しデジタル化を進めることで業務効率を上げることが求めれれています。

企業の競争⼒の強化

企業のデジタル化が進むということは業務プロセスにも大きな変化が齎されるようになります。これにより業務の効率化が図られるだけでなく日常の業務そのものがガラリと改善されることが期待できます。ビジネスを取り巻く変化に柔軟に対応できる企業と対応しきれなかった企業では競争力に大きな差が生まれるはずです。ITに直接関わる業界だけでなく、どの職種、業界においても、既存のビジネスモデルに固執せずデジタル技術を活用し、さらにはDX推進に取り組無ことで、市場における競争力の強化に努める必要があるでしょう。

デジタル庁とは？

2021年に設置され、大きな話題となった「デジタル庁」。デジタル化を考える上で、デジタル庁が具体的にどのような役割を担ってどのような施策を進めているのかも抑えておきましょう。

デジタル庁とは「社会全体のデジタル化を主導する官庁」とされ、「全省庁に「デジタル」という横串を通すことで、省庁起点でもなく、法律起点でもなく、システム起点でもない、国民起点のサービスを提供することを目指す」ものとされています。

（デジタル庁公式noteより引用）

2020年に発表された国際連合の「世界電子政府ランキング」において日本は14位と、各先進国から遅れをとっています。また、日本の各省庁縦割りの意識が強く、自分の領域の法律や規制のシステムを作り他との連携が取れていないということが問題視されていました。そのような課題をデジタル化を通じて国民生活を向上させるために様々な仕事を担う組織がデジタル庁です。

デジタル庁の組織は、戦略・組織グループ、デジタル社会共通機能グループ、国民向けサービスグループ、省庁業務サービスグループの4つのグループと、専門人材ユニットから構成されています。具体的な政策としては下記のような分野を進めています。

マイナンバー（個人番号）制度

行政手続等における特定の個人を識別するための制度です。行政機関の情報連携により、各種の行政手続における添付書類の省略などが可能となります。また、マイナンバーカードは、民間サービスでの本人確認等にも利用できます。

GビズID

行政手続等において手続を行う法人を認証するための仕組みです。1つのID・パスワードで本人確認書類なしで様々な政府・自治体の法人向けオンライン申請が可能になります。

自治体窓口DX「書かないワンストップ窓口」

地方自治体との共創を通じて、地方自治体における「書かない、待たない、回らない、ワンストップ窓口」を実現することで、地方自治体窓口の「誰一人取り残されない、人に優しいデジタル化」の実現を目指します。

（デジタル庁ホームページより引用）

デジタル化の進め方

では、具体的にデジタル化とはどのように進めていけば良いのでしょうか。ここでは4つのステップにわけて紹介します。

1.現状の課題を整理する

デジタル化を進めるにあたり、まずは現状を正しく把握する必要があります。現状の業務フローを洗い出し、どのような課題があるのか、理想はどのようなイメージかを考えてみましょう。必要があれば、業務の可視化ツールなどもあるため組織規模によっては活用しても良いかもしれません。

デジタル化を進める際の注意点として、既存の業務フローが大幅に変化することで社員によっては混乱を引き起こす可能性があります。社員のモチベーションを下げてしまっては本末転倒になってしまうため、予め現状の課題やデジタル化をすることによってどのように変わるのかを共有し、共通の目標に向かって進めていく必要があります。

2.優先順位を明確にする

すべてデジタル化するのではなく、優先順位をつけて進める必要があります。業務を洗い出す中で、様々な課題が可視化されるとどこから手をつけるべきか悩んでしまいます。デジタル化の必要、不必要を考える上では、どれだけ業務効率化を実現できるかといった効果の面、導入にかかるコストではどのくらいなのかという費用大効果を考える必要があります。また、企業や組織の状況や方針によっても緊急性が変わるため、デジタル化に取り組む前に、組織全体で優先順位をもとにデジタル化の計画を立てると良いでしょう。

3.具体的なツールの選定、施策を実行する

長期的、短期的に取り組む内容が定まれば、次はいよいよデジタル化のツールや施策を具体的に実行していきます。解決したい課題に対して予算を組み、複数あるツールから自分たちの組織に合ったツールを選定する必要があります。ツール選定を行う上で確認したいポイントが3つあります。

1つ目が、「導入コストのみではなく、運用コストがどれくらいかかるか」です。デジタル化をするにあたり、クラウドツールを導入するとなった場合に見逃しがちなポイントですが、従量課金型のサービスなどサブスクリプションモデルのサービスの場合は初期の導入コストだけではなく月額費用が発生することがほとんどです。今後の従業員規模や容量など長期的な視点を持ち、予算に見合う効果が得られるのかなどをきちんと把握しておくことが大切です。

2つ目が、「社員のITリテラシーとマッチしているのか」です。特にツール選定を行う担当者と、実際にツールを日常に使う利用者が異なる場合、ITの知識に差があり導入に難航する場合が多々あります。操作が難しいツールだと、実際に社内で運用されるまでに時間がかかったり、余計なトラブルを抱えてしまうという事態になってしまうため、導入ツールを実際に誰がいつ使うのかを想定して選びましょう。

3つ目が、「サポート体制が充実しているか」です。上記に関連して、導入ツールが難しいツールであればあるほど、運用までに時間がかかってしまったり、社員が活用できるまでのハードルが高くなります。ツールは導入して終わりではなく活用ができてようやく価値を発揮するので、導入時のサポートだけでなく導入後のサポート体制についても確認しておきましょう。

4.定期的に効果検証を行い、見直しをする

導入して満足するのではなく、目標としていた業務の効率化やコスト削減が実際にできているのか、なるべく数値化して検証できると良いでしょう。また、その際に数値だけでなく、実際に現場でツールを利用して業務を行う社員の意見も聞き、業務の変化や改善点などをヒアリングし、判断材料の一つにすることが大切です。運用ルールも定期的にブラッシュアップし、効果を上げられるように定点観測と見直しを心がけましょう。