2022年最新saasカオスマップを公開！新時代に会議に役立つはクラウドサービスは？
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コロナ禍によるDX推進やリモートワーク 、ワーケーションなど新しい働き方が浸透していく中で、急速に成長しているクラウドサービス市場。これまででは社内での定例ミーティングや取引先との商談など対面で行うことが多かったものが、クラウドサービスの浸透により、日常的にオンライン会議やバーチャルオフィスに切り替わっています。
そこで、今回の記事では、会議に役立つクラウドサービスについてのカオスマップをもとに、「会議・議事録管理」「タスク管理」「Web会議」「ホワイトボード」「仮想オフィス」「スケジュール管理」の6カテゴリに分けておすすめサービスを紹介。ツール選定のポイントも踏まえて、クラウドサービス選びの参考になれば幸いです。
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目次
クラウドサービスとは？
クラウドサービスとは簡単に言うと、インターネットを介して利用できるあらゆるサービスのことです。インターネット環境さえあれば、場所を選ばず、会議やミーティングが行えたり、業務を進めることができます。その市場規模は年々大きくなっており、調査会社のIDC japanによると、国内パブリッククラウド市場規模は2026年には3兆8000億円にものぼると予測されています。
また、一口にクラウドサービスと言ってもその種類も広がっており、クラウドサービスの代表イメージのあるチャットツール、Web会議ツールのみならず、オンライン会議の質を向上させる議事録管理ツールやホワイトボードツール、また、よりリアルなオフィス体験ができる仮想オフィスなど、業務の進め方に併せて複数のサービスを組み合わせて活用する企業も増えています。
クラウドサービスを選ぶポイント
現在、様々な会社がクラウドサービスを提供していますが、その数あるサービス中でどのような部分に気を付けて選定すれば良いのでしょうか。ここでは、導入時にチェックしておきたいポイントについて見てみることにしましょう。
課題となっている業務を改善できる機能が備わっているか
企業の大きさや業務フローによって課題となっている部分はそれぞれ異なります。とりあえずで導入してみる前に、業務を洗い出し、その中でどこに課題があるのかを見つめ直した上で、その課題を解決できるツールであるかどうかを見極める必要があります。
誰でも使いやすい設計、デザインか
ITツールを導入する際、管理部やシステム部が取りまとめてツールを選定することが多いですが、実際に利用するのは現場の営業など、導入まで介入しない別の部署の人だったりします。導入までの担当者と実際の利用者が異なる場合、ITリテラシーの差や課題感の認識違いなどギャップがあることが多いのです。ITツールに詳しくない担当者以外でも誰でも使いやすいかという視点を持ち、選定することが大切です。
コストは見合っているのか
クラウドツールの特徴として、ほどんどのツールがサブスクリプション型の課金形態となります。初期費用が抑えられる分導入のハードルは低いですが、ランニングコストと業務効率化の効果を見比べ、長期的な目線で見合っているのかを見定める必要があります。また、今後の料金体系が蓄積する容量に応じてなのか、ユーザー数に応じてなのかでプランが異なる場合があるため今後自社であればどれくらいのコスト見込んでおくべきなのかを先に確認しておくことも必要です。機能面や使い勝手などは無料プランやお試し期間などを上手に活用して、あらかじめチェックすると失敗が少ないでしょう。
2022年度版！会議で役立つクラウドサービスカオスマップ
▼ダウンロードはこちらから（無料）
https://service.huddler.app/downloadlist/download_meeting-saas/
※PDF内のロゴをクリックすると各サービスサイトに遷移します。
カテゴリ別おすすめクラウドサービス
会議・議事録管理
多くの会社で議事録作成はwordやExcel、手書きなどで行われていましたが、ツールを活用することで、作成者の手間や共有漏れ、認識違いなどのリスクを減らすことができます。また、メールやチャットツールに添付し共有する場合、どうしても流れていってしまい結局振り返りには活用できないということも防げるため、無駄な会議を減らし、会議で発生する情報を業務に活用しやすくなります。音声認識機能や共同編集機能など機能もサービスの特徴も多様化しています。
おすすめツール
- Qiita Team
- Evernote
- Confluence
- スマート書紀
- GIJI
- AI GIJIROKU
- Huddler
スケジュール管理
打ち合わせやミーティング、営業先への訪問、資料の締め切りなど、日々の様々な業務を進める中でスケジュール管理は必須です。また、個人ではなくチームでプロジェクトを進めていたり、自分が管理者として部下の業務を管理する立場だった場合、誰がいつ、どのような業務を行うのかを確認したり、取引先との日程調整などもスムーズに行う必要があります。また、通知機能が搭載されているツールでは、リマインド設定もできるため「忘れてた！」と言うトラブルも防ぐことができます。
おすすめツール
- biskett
- calendy
- eeasy
- Jicoo
- ScheCon
- Spir
タスク管理
タスク管理とは、業務やプロジェクトの進み具合を適宜確認し、設定した目標や目的をきちんと予定通り達成できるように管理することを指します。日々仕事の中では「やらなければならないこと」が発生し、全てに納期があり、優先順位を付けながら進めていきますが特にリモートワーク下においては誰がどんなタスクを持っているのかが見えづらい状況にあります。クラウドサービスでタスク管理をすることで業務の優先順位づけや役割分担、進捗状況が明確になり漏れやトラブルを防ぐことにつながります。
おすすめツール
- trello
- jooto
- ClickUp
- Wrike
- Jira Software
- Huddler
Web会議システム
在宅勤務でも対面でのコミュニケーションはやはり必要なので、そうした時はWeb会議サービスを使います。会議中の画面を録画することができたり、一対一だけでなく一対多数に特化したものなど、目的用途に併せて活用するのがおすすめ。パソコンに内蔵されたカメラとマイクで会話できるので、特別な機材を用意する必要はありません。
おすすめツール
- zoom
- Microsoft Teams
- Skype
- Google Meet
- Whereby
- Messenger
仮想オフィス
テレワークが浸透し、上記のようなWeb会議システムを活用しても、どうしてもコミュニケーション不足や社員の孤独感などの課題が発生しています。そうした課題を打開するツールとして「仮想オフィス」が今注目されています。仮想オフィスはわかりやすく言うインターネット上にオフィスを置き、アバターなどを活用し実際に会社に出勤する感覚でリモートワークを行えるというサービスです。ツール上で出退勤の管理ができたり、画面共有ができたりとよりリアルなオフィス体験が可能となります。
おすすめツール
- oVice
- corom
- mycrew
- NeWork
- Oasis
- Remotty
ホワイトボード
対面の会議中よく利用するホワイトボードですが、オンラインになると自由に図を書いたり、付箋を貼ったりができず、ブレスト会議などでやきもきした経験はないでしょうか。実はホワイトボードもオンライン上で利用することができます。こちらもツールの種類によってできることは様々ですが、まるで実際にホワイトボードに書いているようにフリーハンドで図や文字を書けるものや、ある程度テンプレートが用意されていて、簡単に頭の中の案を図式化できるものまであります。また、実際のホワイトボードでは、そのままとっておくことはできないため写真に撮ったり、別途メモに残す必要がありますが、クラウド化することによりブレストした内容も蓄積し、データとして活用することができるようになります。
おすすめツール
- FigJam
- Miro
- Microsoft Whiteboard
- Lucidspark
- MURAL
- Ranabase
情報マネジメントツール「Huddler」とは
数多ある情報共有ツールの中でどれをを使えばいいのか分からなくなってしまったり、まずはどのように自社で使えるものなのか試してみたいという方には、シンプルで誰でも使いやすい情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」がおすすめです。
現在無料のβ版で提供しており、容量制限もなく初めてITツールを使うという方でも気軽に利用することができます。
Huddler（ハドラー）とは
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。
- リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
- 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
- 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
- カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い
このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。
Huddlerの4つの機能
会議
Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。
タスク
Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。
併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。
タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。
wiki
Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。
ファイル
Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。
まとめ
今回は会議に役立つクラウドサービスについてまとめました。働き方の形も変わり、社内会議や取引先との商談もオンライン上で行うことが主流になると、対面していない分、十分なコミュニケーションが取りづらいというような会議を進める上での難しさも出てきます。組織ごとに感じる課題に合わせて適切にクラウドサービスを活用し、会議の質や業務の効率化にお役立ていただければ幸いです。