クラウドサービスを利用すれば、業務に必要なソフトウェアをインターネット経由で利用でき、しかも利用端末を選びません。ソフトウェアは常に最新ですし、ライセンス管理を意識する必要もない。全くもって便利な時代になりました。
そんなクラウドサービスを利用している企業の中で、経理担当者が困っていることがあります。「クラウドって、勘定科目どうするの？」という問題です。今回はいつもと趣向を変えて、経理の視点から見たクラウドサービスについて解説します。
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目次
クラウドサービスにはどんなものがある？
「クラウドサービス」と聞いてイメージするものは人それぞれでしょう。一般的なサービスを挙げれば、次のようなものがあります。
SaaS（サービスとして提供されるソフトウェア）
Dropboxなどのオンラインストレージ、Gmailなどのメールサービス、Slackなどのビジネスチャット、Zoomなどのオンラインミーティング、Etc…。当社が提供する「Huddler（ハドラー）」もSaaSの1つです。
PaaS（サービスとして提供されるプラットフォーム）
Google App Engine、Salesforce Platform、IBM Cloudなどソフトウェア開発に必要な環境を素早く整えられるサービス。
IaaS（サービスとして提供されるインフラストラクチャー）
AWS（Amazon Web Service）、Microsoft Azure、Google Cloud Platformなどコンピューター資源をインターネット経由で提供するサービス。
これらのカテゴリの中で最も利用されているのはSaaSです。社内でオンラインストレージやビジネスチャットを利用している人も多いでしょう。
クラウドツール：SaaSの勘定科目（会計処理）
クラウドサービスといっても前述のようにカテゴリがあり、それぞれに何を提供するのかが異なります。そのため、会計処理においてもSaaS・PaaS・IaaSのどのクラウドサービスを利用するかによって、勘定科目が違うのです。まずはSaaSから解説。
通常、ビジネスで利用するソフトウェアやそれを動かすためのサーバーは資産なので、前者は「消耗品」、後者は「器具備品」に仕分けるのが一般的です。一方クラウドサービスとして導入したソフトウェアは経費に分類されるため、勘定科目が異なります。そもそも勘定科目には一定のルールが無いため、次のいずれかの勘定科目として処理できます。
- 通信費
- 支払手数料
- 管理費
複数のクラウドサービスを利用している場合は、サービスごとに勘定科目を分けるのではなく補助科目によって「何にどれくらい使っているのか？」を明確にしておくのがベターです。
よく「クラウドサービスは雑費で落とせるのでは？」と考える人がいますが、これは避けた方が良いでしょう。確かに雑費でも落とせなくはないものの、雑費の金額が増えると「不正経費があるのでは？」と税務署に疑いをかけられる原因になります。クラウドサービスに限らず、極力明確な勘定科目として仕分けるのがポイントです。
クラウドツール：PaaS・IaaSの勘定科目（会計処理）
同じクラウドサービスでも、PaaSやIaaSを利用する場合はSaaSと少し勝手が異なります。ソフトウェア開発環境を整えるPaaSも、コンピューター資源を提供するIaaSもサービスを利用しただけではソフトウェアが使えません。必要に応じて、企業独自にソフトウェアを開発していきます。
この時、PaaSやIaaSを純粋に利用するための費用は経費として計上されますが、サービス上で構築・カスタマイズしたソフトウェアに関しては無形固定資産に該当するケースがあります。
これはJICPA（日本公認会計士協会）が定めた『研究開発費及びソフトウェアの会計処理に関する実務指針』で明示されています。また、無形固定資産として計上されたソフトウェアは「5年以内」を原則として、減価償却するのが通例です。
税務上の話になりますが、クラウドサービスは「繰延資産（支出が1年以上持続する資産）」として取り扱います。カスタマイズ費用は資産として計上した後、クラウドサービスの利用を開始した日から終了する日まで定期的に費用として償却していきます。
正しい会計処理で追加徴税リスクを減らそう！
いかがですか？クラウドサービスの勘定科目については意外と知られていないことも多く、初めて会計処理する人は戸惑ってしまうのも無理はありません。だからといって正しい会計処理ができないと税務署に目を付けられ、追加徴税が課せられることもあるので十分に注意してください。疑問があったらすぐに調べる、あるいは税理士に相談してリスクを減らしていきましょう。
ナレッジマネジメントにおすすめのツール「Huddler」
業務の効率化にもおすすめなのが「Huddler（ハドラー）」です。リモートワークなど離れて業務を進める上で課題になる情報共有のあらゆる課題を解決することができるオールインワンツールです。
現在無料のβ版で提供しており、容量制限もなく初めてITツールを使うという方でも気軽に利用することができます。
Huddler（ハドラー）とは
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。
- リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
- 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
- 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
- カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い
このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。
Huddlerの4つの機能
会議
Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。
タスク
Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。
併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。
タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。
wiki
Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。
ファイル
Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。