クラウドツールって勘定科目ってどうするの?

#クラウド・SaaS

ハドラー

クラウドサービスを利用すれば、業務に必要なソフトウェアをインターネット経由で利用でき、しかも利用端末を選びません。ソフトウェアは常に最新ですし、ライセンス管理を意識する必要もない。全くもって便利な時代になりました。

 

そんなクラウドサービスを利用している企業の中で、経理担当者が困っていることがあります。「クラウドって、勘定科目どうするの?」という問題です。今回はいつもと趣向を変えて、経理の視点から見たクラウドサービスについて解説します。

 

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クラウドサービスにはどんなものがある?

「クラウドサービス」と聞いてイメージするものは人それぞれでしょう。一般的なサービスを挙げれば、次のようなものがあります。

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SaaS(サービスとして提供されるソフトウェア)

Dropboxなどのオンラインストレージ、Gmailなどのメールサービス、Slackなどのビジネスチャット、Zoomなどのオンラインミーティング、Etc…。当社が提供する「Huddler(ハドラー)」もSaaSの1つです。

PaaS(サービスとして提供されるプラットフォーム)

Google App Engine、Salesforce Platform、IBM Cloudなどソフトウェア開発に必要な環境を素早く整えられるサービス。

IaaS(サービスとして提供されるインフラストラクチャー)

AWS(Amazon Web Service)、Microsoft Azure、Google Cloud Platformなどコンピューター資源をインターネット経由で提供するサービス。

 

これらのカテゴリの中で最も利用されているのはSaaSです。社内でオンラインストレージやビジネスチャットを利用している人も多いでしょう。

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SaaSの勘定科目(会計処理)

クラウドサービスといっても前述のようにカテゴリがあり、それぞれに何を提供するのかが異なります。そのため、会計処理においてもSaaS・PaaS・IaaSのどのクラウドサービスを利用するかによって、勘定科目が違うのです。まずはSaaSから解説。

 

通常、ビジネスで利用するソフトウェアやそれを動かすためのサーバーは資産なので、前者は「消耗品」、後者は「器具備品」に仕分けるのが一般的です。一方クラウドサービスとして導入したソフトウェアは経費に分類されるため、勘定科目が異なります。そもそも勘定科目には一定のルールが無いため、次のいずれかの勘定科目として処理できます。

  • 通信費
  • 支払手数料
  • 管理費

複数のクラウドサービスを利用している場合は、サービスごとに勘定科目を分けるのではなく補助科目によって「何にどれくらい使っているのか?」を明確にしておくのがベターです。

 

よく「クラウドサービスは雑費で落とせるのでは?」と考える人がいますが、これは避けた方が良いでしょう。確かに雑費でも落とせなくはないものの、雑費の金額が増えると「不正経費があるのでは?」と税務署に疑いをかけられる原因になります。クラウドサービスに限らず、極力明確な勘定科目として仕分けるのがポイントです。

PaaS・IaaSの勘定科目(会計処理)

同じクラウドサービスでも、PaaSやIaaSを利用する場合はSaaSと少し勝手が異なります。ソフトウェア開発環境を整えるPaaSも、コンピューター資源を提供するIaaSもサービスを利用しただけではソフトウェアが使えません。必要に応じて、企業独自にソフトウェアを開発していきます。

 

この時、PaaSやIaaSを純粋に利用するための費用は経費として計上されますが、サービス上で構築・カスタマイズしたソフトウェアに関しては無形固定資産に該当するケースがあります。

 

これはJICPA(日本公認会計士協会)が定めた『研究開発費及びソフトウェアの会計処理に関する実務指針』で明示されています。また、無形固定資産として計上されたソフトウェアは「5年以内」を原則として、減価償却するのが通例です。

 

税務上の話になりますが、クラウドサービスは「繰延資産(支出が1年以上持続する資産)」として取り扱います。カスタマイズ費用は資産として計上した後、クラウドサービスの利用を開始した日から終了する日まで定期的に費用として償却していきます。

正しい会計処理で追加徴税リスクを減らそう!

いかがですか?クラウドサービスの勘定科目については意外と知られていないことも多く、初めて会計処理する人は戸惑ってしまうのも無理はありません。だからといって正しい会計処理ができないと税務署に目を付けられ、追加徴税が課せられることもあるので十分に注意してください。疑問があったらすぐに調べる、あるいは税理士に相談してリスクを減らしていきましょう。

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