情報マネジメントツールHuddlerを徹底解説！概要から便利な使い方まで紹介！
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普段､オンラインや対面で会議や打ち合わせをする機会は週に何回あるでしょうか？
日々の業務や社内プロジェクトの推進、社外の関係者との連携など、ビジネスパーソンとして避けて通れないのが「会議・打ち合わせ」です。その中で重要な決定事項や今後の方針、チーム、個人ののタスクなど様々な情報がアウトプットされますが、そうしたあらゆる情報をきちんと管理し、漏れなく共有できている組織がどれくらいいるでしょうか。昨今、働き方改革や、労働生産性の向上が求められる中、「会議・打ち合わせ」の質を上げ、情報マネジメントの仕組みを確立することは日常業務の効率化の近道ともなります。
目次
Huddlerとは？
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」は、業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる生産性向上のためのサービスです。今回はHuddlerの特徴や基本的な操作方法など徹底解説します。
例えば会議や打ち合わせをする中でこんな課題ありませんか？
- 終了時間が決まっておらず、拘束時間が長い
- そもそも会議の目的が不明瞭で必要性に疑問を感じる
- クライアントとアジェンタや 議事録がクラウドで共有、履 歴管理ができたらいいのに
- 決定事項・次回までの宿題・ルールなどを確認できる場所がない
- 次の会議で何を話すのか チームで共有できていない
- ⾊んな業務管理ツールがあり 過ぎて、いちいち切り替えが ⾯倒
Huddlerを活用することで、このような問題を解消することができます。特にHuddlerは今まで電話、メールくらいしか使ったことがないという方でもすぐに使いこなせるほどシンプルなツールです。
Huddlerの特徴
1.会議やコミュニケーションから発生する情報を効率的に管理
このような課題を解決できます。
- いつも､どの情報がどこにあるのか分からない
- 情報を整理したり､後からまとめたりするのが面倒
- 業務で使っているツールが多すぎて情報を探せない
使うだけで、自然と情報が整理される
後から情報を整理する必要はありません。メンバーがHuddlerを使うだけで情報がどんどん整理されます。
チームや用途別に情報の集約場所をつくれる
チームやプロジェクト、または社内掲示板など目的毎にルームを作成し情報を集約することが出来ます。
会議・タスク・ファイルなど情報同士が紐づく
会議から発生する宿題やファイル、定例的なアジェンダなどあらゆる情報同士が紐づくから便利。
2.複数の業務効率化 ツールに掛かっていたコストを削減
このような課題を解決できます。
- いくつもツールを契約していてコストがかさんでいる
- チームや個人で使っているツールがバラバラになっている
Huddler1つで済むからツール代を節約出来る
タスク管理、ファイル管理など複数のツールに掛かっていた費用が節約できる。
情報管理の時間的コストも下がる
ツールの複数利用により点在していた情報がまとまりデータをすぐに探せて生産性向上に繋がります。
情報管理を軸に議事録やタスクも同時に管理
会議前の情報共有やその後の議事録管理や関連すぐ情報など、あらゆる情報を管理出来ます。
3.面倒なカスタマイズは不要 どんな方でも簡単にすぐ使える
このような課題を解決できます。
- 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
- カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い
- 色々出来るんだろうけど自分が使うには難しい
面倒な設定やセッティングは必要なし
設定等の必要もなく自動で会議とタスクの紐付けなどがされますので、使う毎に情報が紐付いていきます。
すぐに使いこなせるシンプル設計
シンプルな画面のデザインなので、どなたでもすぐに使っていただけます。
非IT企業への導入実績も豊富
これまで様々な業種の方にご利用いただいており、業種や企業を選ばず便利に使って頂けます。
Huddlerの便利な4つの機能
会議
Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。
会議の便利な機能（2022年3月現在）
リアルタイム＋共同編集
議事録のエディタは複数人で同時編集することが出来ます。他のユーザーが選択している文字を認識することも可能で、よりリアルタイムなコラボーレーションが可能です。
会議毎にタスクを作成
会議毎にタスクを作成することが可能です。期日、担当者、など細かな設定をすることが出来ます。
会議を複製
会議のコピー時に「アジェンダと議事録の両方をコピー」 「アジェンダのみコピー」のいずれかから選んで会議を複製することが可能です。
リンクを共有
リンクを発行して共有することが出来ます。
※リンクから閲覧出来る人はルームに参加している人のみとなります。
会議毎にファイルを添付
会議毎に共有したいファイルがあれば、会議毎に添付することが可能です。添付したファイルは自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
事前にアジェンダを共有
会議の共有機能がありますので、好きなタイミングで必要なユーザーにメールで共有することが出来ます。会議の前にアジェンダを用意し、コメントを添えて事前に共有することが可能です。
タスク
Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。
併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。
タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。
タスクの便利な機能（2022年3月現在）
タスク毎に担当者と期限を設定
タスクの担当者と期限をを選択することにより、チームのメンバーや自分個人が担当するタスクが明確になります。1つのタスクに複数人の担当を割り当てることも可能です。
タスクの絞り込み表示
タスクが多くなっても、担当者や期限で絞り込み表示ができるため、チーム内のタスクの状況が明確化できます。
タスク毎にコメント
タスクに直接コメントすることで、タスクの要件など、必要な情報を追記することが可能です。
自分のタスクを管理
チーム間で発⽣したタスクと自分個人の「マイタスク」が紐づいているため、一元管理が可能です。
カンバン形式で自由なステータスで管理
カンバン形式でタスクを管理出来ますので、直感的な操作でステータスの管理が可能です。
wiki
Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。
wikiの便利な機能（2022年3月現在）
WYSIWYGエディタによる文字装飾
見出し、太字等の文字装飾をWYSIWYGエディタのツールバーにて行って頂けます。どなたでも簡単かつ直感的に文字装飾を行っていただける機能です。
マークダウン記法による文字装飾の即時反映
マークダウン記法に対応しており、入力時に即時反映されます。詳しいマークダウン記法は下記のリンクにてご確認くださいませ。
https://www.markdown.jp/syntax/
ハイパーリンク・画像挿入
テキストだけではなく文中にハイパーリンクや画像を挿入することが可能です。
投稿のソート
投稿を「投稿が新しい順」「更新が新しい順」「コメントが多い順」「アクセスの多い順」で並び変えることができます。
投稿毎にコメントの可否を設定
投稿毎にコメントの受付可否を選択することが出来ます。
他のユーザーに編集権限を付与
投稿毎に他のユーザーに編集権限を付与することが可能で、共同編集者として編集してもらうことが可能です。
投稿をカテゴリ分け
投稿をカテゴリ分けすることが出来ます。
自分の投稿を管理
自分の投稿を管理することが可能で、下書きの投稿も全てここで管理することが可能です。
投稿毎に「下書き」「公開」でステータス管理
記述途中のwikiは下書きにしたりするなど、投稿のステータスを管理することが可能です。
ファイル
Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
ファイルの便利な機能（2022年3月現在）
ファイル毎のリンクを共有
該当のファイル毎にリンクを発行して共有することが出来ます。
※リンクから閲覧出来る人はファイルが保存されているルームに参加している人のみとなります。
ファイルのプレビュー
いちいちダウンロードすることなく、ファイルや画像をブラウザ上で確認することができます。
フォルダ分けでファイルをグルーピング
他のストレージサービスと同様にファイルをフォルダ毎にグルーピングすることが可能です。
Huddlerの始め方
Huddlerの特徴が分かったところで、実際に登録してみましょう。
無料で様々な機能が制限なく使うことができます。
アカウント登録をする
Huddlerのサービスサイトから「無料ではじめる」ボタンかサインアップ申請をします。登録に必要な情報を入力し、画面に沿って「送信」ボタンを押してください。一営業以内に別途サインアップ についてメールにてご案内させていただきます。
ワークスペースに一緒に使うメンバーやゲストを招待する
Huddlerはもちろん個人でも便利に使うことができますが、チームコラボレーションツールですので情報共有の際により便利さを感じてもらえるものです。アカウント作成、ワークスペースの準備が整ったら早速チームのメンバーを招待してみましょう。
まず左上の「ワークスペースに招待」ボタンをクリックします。
上記のような画面に遷移したらユーザーの種類をメンバーもしくはゲストから選び、招待したいユーザーのメールアドレスを入力します。メンバーとしてワークスペースに参加した場合は⾃由にルームの新規作成や、パブリックルームの参加・閲覧・編集が可能ですが、ゲストとして参加した場合は ⾃分が招待されたルームのみ、閲覧・編集ができます。社内の方であればメンバーで招待するのが良いでしょう。招待されたメンバーにはメールが送信されるので案内に沿ってまずはアカウント登録をしましょう。
ルームを作成する
無事準備が整ったら左上の「ルームを作成」ボタンから目的や用途に合わせて「営業部」「マーケティング部」「社員旅行チーム」などルームを作ってみましょう。
公開範囲や使いたい機能を選択することができます。ルーム名も含め後から設定は変更することができるので気軽に作ってみてましょう。招待メンバーの選択肢にはすでにワークスペースに参加しているメンバー全てが表示されるので、そのルームに必要な人だけ選択し「ルームを作成する」ボタンを押せば作成完了です。
4つの機能を活用する
各機能は上部のタブから行き来することができます。必要な機能だけ選択して利用することもできますが最初は全ての機能を触ってみることをおすすめしています。
Huddlerが活躍している業種例
Huddlerのことはなんとなく分かったけれど、実際にどういう情報を共有すればいいの？」と思われる方もいるのではないでしょうか。Huddlerは、下記のような様々な業界、業種でよく利用されています。
製造業（営業職）
取引先に関わる様々なデータをひとまとめに。商談中の内容の記録はもちろん、先方に提出した商談資料も「ファイル」に格納し、営業活動に必要な情報は基本的にHuddler１つで管理しています。
コンサルティング業
顧客のあらゆる情報を取り扱うコンサルティング会社だからこそ、Huddlerの情報マネジメント力が非常に役立ちます。Huddler1つで会議の履歴も顧客とのタスクの受け渡しも完結します。
税理士
顧問先毎の様々な情報やデータをHuddler１つで管理することを行っています。面談記録では会議機能を活用し、様々なデータはファイル機能を活用して顧問先と共有しています。
Huddlerをもっと便利に使おう
Huddlerにはシンプルに業務を効率化するための機能が様々実装されていますが、今後も利用者さまのお声を元にさらに便利にアップデートされていく予定です。ベータ版で気軽に利用できる便利なツールとしてぜひHuddlerを導入・活用してみて下さい。