「うちの会社、会議に無駄が多いな…」。おそらく多くのビジネスパーソンが感じたことがあるであろうこの脱力感。会議が効率的に進まない企業の多くは業績が低迷し、経営が立ち行かなくなることも珍しくありません。パーソル総合研究所と立教大学の中原淳教授が実施した調査によると、1万人規模の企業では年間約67万時間、約15億円もの無駄が会議に費やされているとか。
1000人規模なら6.7万時間、1.5億円。100人規模なら6700時間、1,500万円も無駄にしていることになるので、決して対岸の火事ではありません。本記事では、なぜ会議が効率的に進まないのか？を知るべく、会議効率化を阻む原因をご紹介します。
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目次
会議効率化を阻む原因
1.会議が仕事の目的になっている
会議は業務時間内に行われるのが通常ですが、厳密に言えば「仕事」ではありません。あくまで仕事の進め方など様々な事項を決定するための手段であり、会議ばかりしていても会社の業績はアップしないのです。朝から長時間会議をいくつかこなし、「今日は仕事したぞー」という感覚に陥っている場合は危険信号です。
2.会議のためにお洒落な資料を用意する
日本人は完璧主義者が多いと言いますが、その悪い側面が会議に出てしまっているケースは多々あります。その1つが、会議のためにお洒落な資料を用意することです。特に資料作りに自信のある方に多く、会議開催にあたって必要以上の時間をかけてしまっています。あなたの仕事が「資料作りの代行サービス」でない限り、無駄な時間を費やしていることに気づかなくてはいけません。時には手書きで簡単に作成した資料でも構わないので、資料作りは「早く、正確に」を心がけておきましょう。
3.議題が事前に決められていない
「議題を決めるための会議」なんていうものは、無駄以外の何者でもありません。また、会議に出席してからその日の議題が共有されることも多く、それでは議題説明に余計な時間を割くことになります。会議参加者には事前に資料と議題を共有しておき、会議をスムーズに始められるよう準備を怠らないでください。もちろん、この時も「早く、正確に」が大切です。
4.全員参加が義務付けられている
プロジェクトの関係者であっても、全ての会議に出席すべきではありません。また、会議は細かい議題ごとに開催することで1つ1つの会議時間を短くして効率化が図れます。自分の役割と責任の遠いところにある議題の会議には参加しない。それぞれが意識することで、組織の生産性は大きく向上します。
5.横道に逸れてずるずると長引く
会議は全てが議題通りに進むとは限りませんが、極力最初に共有した議題通りに進めることが肝要です。話が途中で横道に逸れて、ずるずると話が長引くと効率化はほど遠くなります。「週末のゴルフはーー」などビジネスに全く関係ない話が始まればもう最悪です。特に管理職者はそうした話をしてしまわないよう注意しましょう。
6.責任と実行が伴わない
経営者や役員が出席する会議において、お上の一声で会議が完了するものの「誰がいつまでに何をやるか」が決められておらず、結局のところ責任と実行が伴わないケースがあります。いくら会議が短時間で終わってもビジネスに繋がらない内容になってしまうので、1つ1つのタスクに対して責任者と役割を決めておきましょう。
7.単に定例化されただけの会議がある
毎週特定の日時に開催されているその会議は、本当に必要なものでしょうか？そうした会議の中には「以前からの慣習だから」といった抽象的な理由で続けられている会議もあります。当然、ビジネスには繋がりませんし、効率化も阻むことになります。
8.会議のために全国各地から人が集まる
グループ会社を運営している企業にありがちなのが、年数回の会議に全国各地から主要人材を集めるという光景です。会議を開催するだけでかなりの時間とコストを費やしていますし、会議によってはオンラインで済むことも少なくありません。
9.意思決定者不在で会議が進む
会議の最終的な意思決定者が不在では、必要な事項を決定するのに余分な時間がかかってしまいます。会議というのは議題を挙げて議論し、その場で完結するのが理想です。先進的な企業では「意思決定者が不在の場合は絶対に会議を開催しない」といったルールを設けているところもあります。
10.ファシリテーターがいない
ファシリテーターとはいわゆる「進行役」となる人です。議題通りに会議が進んでいるかを監督しながら個々の意見をまとめたりと、重要な役割を果たしています。会議効率化を図るためにも、ぜひ毎回の会議でファシリテーターを決定してみてください。
原因を知り、対策を練り、効率化を図る
もっと細かく掘り下げれば、会議効率化を阻む原因はいくらでも出てきそうですね。効率化の第一歩はこうした原因を知り、自社の会議状況を当てはめて考えた上で問題を提起し、対策を練ることです。会議効率化を図れば生産性は確実に向上します。さらにビジネスの効率化に繋がり、最終的には利益拡大に貢献することになるでしょう。皆さんの企業において、会議効率化を阻む原因とは何でしょうか？