新しい働き方としてテレワークや在宅勤務を導入する企業が急増しています。インターネット環境とデバイスさえあれば、いつでも好きな場所で仕事ができるので、自由度が高いことから若い世代を中心に注目を集めているようです。
同時にリモート会議やテレビ会議を利用する頻度が多くなり、近年ではWeb会議が当たり前の時代になってきました。そこで今回は、厳選した４つのWeb会議ツールを比較し、最適なツールを選ぶ際のポイントをまとめています。
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目次
Web会議ツールとは？
Web会議ツールとは、インターネットを利用して会議やミーティングが行えるためのITツールです。Web会議ツールでは、基本的に映像、音声、チャット、画面共有などのサービスを利用することができます。テレビ会議のように大規模な機材を必要としないため、コスパのよさや移動時間、交通費の削減なども可能なので、経費削減を目的として導入している企業も多くあります。
基本的には誰でも無料で利用することができますが、法人契約の場合は、初期費用のほか、１アカウントごとの利用料が必要になります。
Web会議ツール 形態の違い
Web会議ツールには、「クラウド型」と「オンプレミス型」の２種類の形態があります。どちらもインターネットを利用すること、映像や音声を利用できることなど、基本的な機能は同じなのですが、ここではその仕組みの違いについて確認しておきましょう。
クラウド型
クラウド型は、一般的に多くの会社が提供しているWeb会議ツールです。インターネット上で契約を申し込んだら、すぐに利用することができます。いろいろなオプションを利用することが可能なので、スケジュール管理やチャットなども利用することができます。
サーバー管理などもすべて提供会社が行ってくれるため、システム構築や管理の必要は全くありません。コスパも良いので、手軽に利用したいという場合におすすめです。
オンプレミス型
オンプレミス型は、サーバー構築や、管理から運営までをすべて自社で行うタイプのWeb会議ツールです。初期費用や運営管理のメンテナンスなど、コストや手間の面ではクラウド型よりも大変ですが、自社サーバーを利用しているので、クラウド型よりも情報漏洩のリスクが低く抑えられるというメリットがあります。
機密情報を多く扱う企業や個人情報を管理している場合などには、オンプレミス型のWeb会議ツールの利用がおすすめです。
「Web会議」と「テレビ会議」の違い
よく混同されてしまいがちなのが「Web会議」と「テレビ会議」です。どちらも画面を通じて対面できるので、会議やミーティングなどに利用されていますが、じつはこの二つには大きな違いがあります。
まず、Web会議は、インターネットを利用し、パソコンやタブレット、スマホなどのデバイスがあれば、いつでも会議に参加することができます。また、それ以外に特に必要なコストは必要としないため、比較的安価で導入することが可能です。
一方、テレビ会議の場合、テレビ会議のための専用回線が必要であり、かつテレビモニターや、それに伴う専用の機材が必要になります。また、専用回線と機材が利用できるスペースも確保しなくてはならないため、テレビ会議を行う場所もある程度限定されることになります。
手軽に利用できるWeb会議ですが、専用回線を利用するテレビ会議に比べると通信が不安定という部分もあり、インターネット環境に依存するWeb会議は、場所や環境によっては、通信が安定せず、映像や音声が思ったようにつながらないなどのトラブルも多くあります。
Web会議ツールを選ぶポイント
現在、いろいろな会社がWeb会議ツールシステムを提供しています。数ある中からどんなWeb会議ツールを選べば良いのでしょうか。ここでは、導入時にチェックしておきたいWeb会議ツールを選ぶポイントについて詳しく見てみることにしましょう。
予算とのバランス・費用対効果が見込めるかどうか
手軽に導入できるイメージのWeb会議ツールですが、まずは、予算とのバランスについてしっかりと確認しておきましょう。先述の通り、多くのWeb会議ツールでは、初期費用や月額費用、IDごとの費用などが必要になります。導入時とその後に必要となる費用は予算内かどうか、費用対効果が見込めるのかどうかなども視野に入れて十分検討することが大切です。
セキュリティ・サポート体制は万全か
Web会議ツールは、セキュリティ対策やサポートなどもすべて提供会社に依存することにうで、どの会社がどんなサービスを提供しているのかをしっかり確認してみましょう。また、導入後のサポート体制についても、すぐに対応してくれるのかどうか、メール対応なのかチャットでリアルタイムにサポートしてもらえるのかなども合わせて確認するようにしましょう。
映像・音質や同時接続可能なアカウント数は十分か
Web会議ツールでは、同時接続可能人数が制限されているところが多くあります。その差は５人〜1,000人規模までと幅広いため、会社規模や利用人数に合わせて選ぶ必要があります。また、画面表示可能人数などもそれぞれに異なるため、合わせて確認しておきましょう。
おすすめのWeb会議ツール4選
ではさっそく厳選した４つのおすすめのWeb会議ツールの特徴を詳しく見てみることにしましょう。
1.Zoom
Web会議ツールを代表するほどの知名度を誇る「Zoom」。初期費用無料、月額費用無料。最大100人まで無料で利用することができ、映像や音声の録音・録画機能を利用することができる高品質で多機能なシステムツールです。画質の良さに定評があるので、他のツールから乗り換えたという利用者も増えてきているようです。
2.Calling
Web会議に役立つ機能をたくさん搭載されていることでも人気なのが「Calling」です。画面共有はもちろんですが、ホワイトボード機能やトークスクリプト、資料共有機能なども充実しています。また、会議中に使用した資料を全てまとめて議事録として保存することもできます。
費用面では、初期費用20万円、月額費用1IDにつき1,500円が必要となります。
3.Cocripo
Web会議というよりも、セミナーや研修会を目的とした場合にぜひおすすめなのが「Cocripo」です。Web上のセミナー、いわゆるウェビナーは近年急速に広がりを見せている新しい受講形態です。
参加人数に応じてプランが設定されており、最大300人までの同時接続が可能で、初月無料サービスを受けることができます。
4.G Suit
Googleが提供するWeb会議ツールが「G Suit」です。現在は、Google Workspaceという名前に変更されており、Gmailやカレンダー、ドライブやドキュメント、スプレッドシートなど、Googleが提供するサービスと連携して利用することができます。
利用プランは、参加者人数によってそれぞれ設定されており、100人までのBusiness Starterプランなら、月額680円から利用することができます。
まとめ
Web会議ツールの選び方のポイントについて詳しく見てきましたが、実際にためしてみたいと思うツールは見つかりましたか？ほとんどのWeb会議ツールでは、無料で利用できるお試し期間が設定されています。これらかの導入を検討しているけれど、まだ迷っているという人はまずお試しで利用してみることをおすすめします。