近年、働き方改革が導入されたことやコロナウィルスの影響に伴って、在宅ワークやテレワークなどといった、新しいビジネススタイルが多くの企業で取り入れられるようになりました。それと同時に、これからの新しいスタイルとしてニーズが急増しているのが「Web会議システム」です。
今回は、無料Web会議システムの選び方のポイントについて詳しくまとめました。さらに、提供されている無料Web会議システムの中で、６つ厳選した代表的なシステムの特徴もご紹介しています。この機会に、ぜひ無料Web会議システム導入時の参考に役立ててください。
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目次
Web会議システムとは？
Web会議システムは、インターネットを利用して会議やミーティングを行えるシステムのことです。インターネット環境とデバイスがあれば、いつでも画面を通じて離れたところにいる相手と対面しながら会話することができます。
システム自体は基本無料で利用することが可能で映像や音声のほか、画面共有やチャットでの会話も可能です。システム自体のコスパが良いだけでなく、移動時間や交通費削減の観点からも積極的に取り入れる企業が増えています。
Web会議が必要になる場面
Web会議が必要になる場面は実にさまざまです。Web会議システムは、複数の同時接続が可能なので、通常の会議やミーティングはもちろん、社内外との打ち合わせなどで利用することができます。
また、社員研修やセミナー、勉強会、大学のオンライン授業などでも取り入れられており、ビジネスシーンのみならず学生にもこのシステムが急速に浸透しています。
Web会議システム「選び方」のポイント
Web会議システムは色々な会社が提供しています。どれを選ぶかは、会社の規模や利用人数など、システムを利用する環境などによっても異なります。ここでは、これから導入する際にぜひ参考にしていただきたい選び方のポイントについてご紹介します。
導入のしやすさ
Web会議システムを選ぶ、一つ目のポイントは「導入のしやすさ」で、導入時に特に大きなポイントとなるのが、「費用対効果」と「使いやすさ」です。まず、費用対効果の面からすると、Web会議システムは、特殊な機器を必要とせず、インターネットも定額で使えることから、コスパの良さが魅力となっています。
各社が提供しているWeb会議システムも、一般的には無料で利用することができますが、利用人数や利用時間、また法人として利用する場合には「システム利用料」がかかります。
それぞれの初期費用やIDごとにかかる金額を事前に確認しておきましょう。せっかくのWeb会議システムを利用する意味がなくなってしまうので、利用人数に合わせて費用対効果の良いものを選ぶようにしましょう。
次に、「使いやすさ」です。複雑な設定や操作性が安定しないシステムは、会議に多大な影響を及ぼす可能性があります。Web会議システムを利用する人すべてが、かんたんに操作できること、使いこなせること、安定した動作が確保されていることで参加者全員が快適にシステムを使うことができます。
参加可能人数の違い
Web会議システムを選ぶポイントの２つ目は「参加可能人数の違い」です。それぞれの会社で提供されているシステムには、5人程度の少人数のみ対応のものから、1,000人規模で利用できるものまでさまざまなものがあります。
会社の規模や利用者人数を考慮し、どのWeb会議システムを選ぶべきなのかを検討しましょう。
オプション機能の幅広さ
３つ目のポイントは、Web会議システムに搭載されている「オプション機能」です。通常の映像・音声・チャット・画面共有といった基本的な機能のほか、outlookやGoogleのカレンダーとの連携でスケジュール管理をしてくれるものや、周りの背景を見せたくない時に架空の背景に差し替えてくれるバーチャル背景などのオプション機能が搭載されているものもあります。
利用したいオプションがあるかどうか、事前に確認しておきましょう。
無料Web会議システム おすすめ6選
ここでは実際に提供されている無料Web会議システムの中から最もメジャーでおすすめしたい厳選した６つのシステムをご紹介します。
1.Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、大企業の社内会議ツールとして人気のWeb会議システムです。なんといっても、Microsoftならではのセキュリティの高さが多くの企業から信頼を得ているのがポイントです。
スケジュール管理を行うOutlookをはじめ、WordやExcelなどのOffice製品との連携が可能なので、社内での会議資料の画面共有などにも最適です。
2.Google Hangouts
Google Hangoutsは、100名まで無料で利用できるWeb会議システムです。Gmailアカウントがなくともメールアドレスがあればすぐに利用できる手軽さが人気で、中小企業やフリーライターなど、コストを抑えてシステムを利用したいという人におすすめです。
3.Zoom
現在最も知名度が高く、Web会議システムの先駆けともいえるのがZoomです。利用するデバイスにアプリをダウンロードしなくてはならないので、やや手間はかかりますが、同時接続が100名まで利用が可能です。
録音や録画オプションなども利用することができるほか、安定性やセキュリティの高さにも定評があるので、フリーライターから大企業まで幅広く利用されています。
4.Skype Meet Now
インターネットを利用したテレビ電話というコンセプトに基づいたのがSkypeです。面倒な会員登録は必要ありません。インターネット環境とデバイスさえあれば、アプリをインストールしてすぐに利用することができます。
時間制限や人数制限もありませんが、参加人数が増えると、通信環境が遅くなってしまう点が気になるところです。
5.Cisco Webex Meetings
無料アカウントを取得してすぐに利用することができるのが、Cisco Webex Meetingsです。招待された側は、アカウント登録を必要としないので、アプリをインストールしたデバイスがあれば、すぐに利用することができます。余計なオプションを一切省いたミーティング機能のみの最低限の機能を搭載したWeb会議システムです。
6.Whereby
Wherebyは、一度登録した会議URLを何度も利用できる手軽さが人気のWeb会議システムです。映像と音声の最低限の基本機能で、無料で利用できる人数は最大で４名までとなっています。
少人数でのミーティングなどでの利用におすすめのWeb会議システムです。
まとめ
Web会議システムは、新しい働き方に欠かすことのできないツールです。近年では、その需要をさらに拡大し、さまざまなサービスが提供されるようになりました。
しかし、情報漏洩や個人情報保護の観点からも不安な点は未だ数多くあります。しっかりしたセキュリティ対策はもちろんのこと、スケジュール管理、議事録作成のための録画・録音機能などのオプションを兼ね備えた会議システムもどんどん増えています。
これから導入を検討されているなら、コストや利用環境を十分に検討した上で、最適なWeb会議システムを活用するようにしましょう。