日報と聞いて、普段日報を書いている人の方が多いと思います。日報は必ず上司に提出するようになっていると思いますが、あまりフィードバックが返ってこなかったり、日報の書き方などに注意されたりしている方もいるのではないでしょうか。
今回は、上司に認められる日報の書き方をまとめて紹介していきたいと思います。
こちらの記事もオススメ
その日報管理で大丈夫？ 最新アプリを活用することで効率を高められます！
日報を短い時間で書くためには？ 日報のフォーマットは、テンプレートを活用しましょう！
アナログな日報管理をしていませんか？ 日報の管理はアプリが優秀！ おすすめアプリも併せてご紹介
目次
日報とは？
そもそも日報とは一体なんでしょうか。日報とは1日の業務を振り返って『行った業務内容』『達成したところ』『失敗したところ』『所感』などに分けて記述するツールになります。日報を使うことで業務の共有や過去の業務の振り返りが簡単にできるようになります。
日報の書き方
日報を書くうえで、『どうやって書いたらいいか分からない』『何を書けばいいか分からない』という方もいると思います。日報を書くうえで必要な部分を3つ紹介していきたいと思いますので、ご参考までに一読ください。
・業務内容を書く
まず一番肝心な『今日はどんな業務を行ったのか』という内容です。詳細に書く必要がありますが、長すぎず短すぎないようにする必要があります。万が一会議や顧客対応があった場合は、その時のやり取りを時系列で簡単に書くようにしましょう。
・目標を書く
部署内や企業内での目標ではなく、あくまでも自分自身の目標です。自分で設定した目標でも大丈夫ですし、上司から指示された目標でも大丈夫です。目標があることで業務のモチベーションに繋がりますし、上司にとっても1つの評価基準にもなります。
・達成事項や改善内容を書く
その日の業務で達成した部分と、改善内容を書きます。日々の業務で上手くいったり失敗したりすることがあると思いますので、『なぜ上手くできなかったのか』『どうしたら改善するのか』という部分を自分なりに考えて書く必要があります。
日報がうまく書けない場合は？
『日報を書いたが指摘ばかりされる』『日報が分かりにくいと言われる』という方もいると思います。日報を上手く書けない理由は大きく3つありますので、それぞれ紹介していきたいと思います。日報に悩んでいる方はぜひご覧ください。
定量で報告できていない
書く必要のない部分を延々と書いてしまうと、業務内容や伝えたいことが伝わらず、読みにくくなりかねません。5W1Hを意識すると、そういった問題が解決すると思うので、日報が長くなってしまいがちな方はそれを意識するといいでしょう。
感想になっている
日報は『所感』というのを書く必要があります。所感は『業務と通して何を感じ、これからどうするのか』という内容を書くのですが、これが『今日の業務を通して、難しいと思いました』といった書き方だと、ただの感想になります。
感想があってもあまり意味がありませんので、感想にならないよう注意が必要です。
テンプレート化されていない
書く項目が毎回違っていたり、書く量が毎回違っていたりと、読みにくくなり、良い日報とは言えなくなります。この問題は日報の効率の悪化にも繋がりますので、日報のテンプレート化を考えた方がいいでしょう。
日報をうまく書くコツ
日報が上手く書けない場合の問題点が分かりましたが、日報を上手く書くにはどうしたらいいのでしょうか。4つの項目に分けて紹介していきたいと思いますので、上記で記述した『上手く書けない理由』と照らし合わせてご覧ください。
・定量で書く
日報は全体的に、長すぎず短すぎないように書く必要があります。報告者の感情や無駄な説明は読み手である上司によって不要な情報です。常に読みやすさを意識し、必要な情報を分かりやすくシンプルに書きましょう。
・事実と意見を使い分ける
事実とは実際にあったことで、それに対する自分の考えが意見になります。そのため事実は正確に書き、意見は感想にならないようにして書くことが何よりも重要です。
『難しかった』『嬉しかった』ではなく、具体的に『何が難しかったのか』『何が嬉しいのか』を書き、そのうえで自分なりの提案や改善点を記述するのが、良い日報に繋がります。
・テンプレート化する
テンプレート化することで、何を書くのか前もって決めることができ、日報が書きやすくなります。テンプレート化は書きやすさや読みやすさだけではなく、日報作成の効率化にも役に立ちます。
・コミュニケーション研修に参加する
コミュニケーションは働くうえで非常に重要なスキルとなっており、その力を養うために研修を設けている企業もあります。その研修は日報作成にも役に立ち、『何を伝えるべきか』という部分を判断できるようになります。
日報を書くときの注意点
日報を書く際、あまり時間をかけすぎないのが重要になります。1時間かけて日報を作成すれば、立派な日報ができると思いますが、それだと日ごろの業務に支障をきたしかねません。そのため時間がかかったとしても20分以内に完成させるのが一番良いでしょう。
テンプレートを活用すると時間の短縮に
テンプレートには、あらかじめ項目が用意されているので、かなりの時間短縮が見込めます。テンプレートがない場合、人によって日報の分量が異なったり、内容が異なったりするでしょう。そうなると読み手に取っても読みづらく、日報をまとめるのも難しくなります。
テンプレートを活用することでそういった問題を防ぐことができるのです。
まとめ
日報の書き方と、上司に認めてもらえる日報の書き方を紹介していきました。日報は普段からずっと書いていると次第に慣れてくると思います、しかし最初の内は何を書けばいいか分からず上司から指摘されることも多いと思います。ぜひこの記事を日報作成の参考にして頂ければと思います。