仕事をしていると、報告書を書くよう指示されることが有ります。報告書は何度も書いていくうちに慣れていきますが、最初はどのように書けばいいのか分からなかったり、良い報告書が書けなかったりすることが有ると思います。
そこで今回は、報告書の書き方とそのテンプレートを紹介して行きます。
目次
報告書とは？
そもそも報告書とは一体何でしょうか。報告書とは、仕事の結果や仕事をする上で起きた出来事などを、上司や他の人たちに報告する書類のことを示します。『誰が何をしたのか』『何が起きたのか』という内容を報告するので非常に重要なものだと言えるでしょう。
昨今では紙の報告書だけではなく、アプリやツールを用いた報告書の作成も普及しています。
報告書作成のコツ
報告書の作成は簡単ではなく、報告書の作成に苦労している人は多いかもしれません。ここからは報告書作成のコツを紹介して行きたいと思いますので、参考までにご一読頂ければと思います。
提出内容や提出相手、目的に沿った記述をする
まず『誰が読むのか』を意識することが重要です。上司に対して報告書を送るのであれば、『仕事の結果』や『その仕事をするうえで何か問題が起きなかった』のかを記載する必要があります。そして必ず目的に沿った内容を記載しなければいけません。
目的から逸れた内容を記載してしまうと、何が言いたいのかが分からなくなってしまうでしょう。
わかりやすく正確に記述する
報告書は大体文章で書くようになっています。内容をだらだらと長く書いてしまうと、本当に伝えたい情報が伝わりづらくなるでしょう。そのため、記載する内容は出来るだけわかりやすく正確に記述する必要があります。
文章の量に気を付ける
上記にも記述したように、報告書は文章で書いて尚且つ分かりやすく正確に記述する必要があります。そのため文章の量にも気をつけなければなりません。文章が多くなるとそれだけで内容が伝わりにくくなり、作成する時間も通常よりかかってしまいます。
就業終わりに報告書を作成することが多いため、時間がかかってしまうと残業になってしまう可能性もあるので注意が必要です。
報告書のテンプレート
それではここからは報告書のテンプレートを紹介して行きたいと思います。『上司に出す報告書』『お客様に出す報告書』『研修やセミナーに関する報告書』この3つに分けて記載するので、ご参考までにご覧ください。
上司に出す報告書
〇年〇月〇日
〇〇部長宛
差出人 〇〇部 〇〇〇〇
報告書のタイトル
お疲れ様です。下記の件についてご報告いたします。
記
１．担当者
２．日時
３．場所
４．業務内容
５．会議内容
６．所感
７．その他添付資料など
以上
お客様に出す報告書
〇年〇月〇日
〇〇 〇〇様
差出人〇〇社 〇〇部〇〇課 〇〇 〇〇
〇〇について
記
この度は弊社の商品をご利用頂きありがとうございます。
この度は〇〇 〇〇様にご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。今回の件の詳細を下記に記載させて頂きます。
１．発生日時 〇月〇日 〇：〇
２．発生場所
３．原因 〇〇〇〇
４．対策 〇〇〇〇
今回の件を踏まえ再発防止をすべく、対策を徹底して参りますので何卒宜しくお願い致します。
以上
研修やセミナーに関する報告書
〇年〇月〇日
〇〇 〇〇様
差出人〇〇社 〇〇部〇〇課 〇〇 〇〇
研修受講報告書
このたび、研修を受講致しましたので下記の通り報告致します。
記
１．日時 〇年〇月〇日 〇：〇～〇：〇
２．場所 〇〇〇
３．研修名 〇〇〇〇
４．研修の内容 研修内容は以下の通りです。
・〇〇〇
・〇〇〇
・〇〇〇
５．所感
以上
アンケートなどの調査報告書
〇年〇月〇日
〇〇 〇〇様
差出人〇〇社 〇〇部〇〇課 〇〇 〇〇
〇〇に関するアンケートの報告書
今回はアンケートを実施しましたので、ご報告させて頂きます。
記
１．目的
２．アンケート実施機関
３．調査対象
４．回収状況
５．アンケート結果について
６．所感
７．その他添付資料など
以上
報告書作成の注意点
報告書を作成する上ではどのような事に注意をすればいいのでしょうか。以下の項目にまとめていきますのでぜひご覧ください。
誤字脱字がないか
報告書に誤字脱字があると、本当に伝えたい内容が伝わらない可能性が大きくなります。誤字脱字があるだけでも、ずさんな報告書に見えてしまうので、報告書を作成した際には必ず文章を見返した方がいいでしょう。
内容に欠落がないか
報告書は正確な情報を伝える必要があるので、内容だけではなく、日時や相手の名前や所属先、そして自分の名前にも間違いがないか確認する必要があります。
表記ゆれはないか
相手の名前を『〇〇さん』『〇〇氏』と書いたり、『事』『こと』と書いたりすると、文章は非常に読みづらくなります。そういった表記ゆれがないように、気をつけなければいけません。
まとめ
報告書の書き方とテンプレートについて紹介して行きましたが、いかがだったでしょうか。この記事を読んで、報告書作成の参考になって頂ければ幸いです。