社内ポータルサイトとは? 使い方や導入のメリットや導入事例をご紹介!

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社内ポータルサイトとは? 使い方や導入のメリットや導入事例をご紹介!

企業や組織で仕事をする場合、様々な情報が行き交うことでしょう。情報が少なければ特に問題が起きることはあまりないかもしれませんが、情報量が膨大になると情報を引き出すのにとても苦労します。

 

そんな時には『社内ポータルサイト』を活用することによって解決するかもしれません。今回この記事では社内ポータルサイトについて紹介していきます。

社内ポータルサイトとは

そもそも社内ポータルサイトとはなんでしょうか。簡単に言うと、企業内で所持している情報を簡単に引き出すことが出来るようになっているWebサイトのことを示します。

 

Webサイトだからといって不特定多数の人がアクセス出来るわけではなく、従業員だけがアクセス出来るようになっているため、情報漏えいの心配もありません。

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社内ポータルサイトでできること

では社内ポータルでは具体的にどのようなことが出来るのでしょうか。3つの項目にまとめていきますのでぜひご覧ください。

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Wikiのような情報管理

インターネット上では『Wiki』という不特定多数のユーザーが作成する百科事典のようなサービスがあります。そのWikiでは特定のユーザーが書いた情報は一元管理されていますが、社内ポータルサイトでも情報は一元管理されているのが特徴です。

掲示板などのコミュニケーション

社内ポータルの種類によっては、掲示板の機能も搭載されています。社内のお知らせをその掲示板で知らせることが出来るので、従業員とのコミュニケーションにも繋がるでしょう。

大容量対応のストレージ

サービスによってはオンライン上に書類などのデータを保存することが出来る機能を搭載している場合があります。画像や動画などの大容量のデータをアップロードすることができ、取り出したい時に自由にデータを取り出せるのも特徴です。

社内ポータルサイト運用のメリットは?

社内ポータルで出来ることを記述して行きましたが、運用するとどのようなメリットがあるのでしょうか。以下2つの項目に分けて説明して行きたいと思います。

情報の一元管理が可能

必要な情報が全て社内ポータルサイトにまとめられるので、何かしら知りたい情報があった際には自分で社内ポータルから引き出すことが出来ます。

研修時間が減らせる

新入社員が入社すると、まず社内の情報やマニュアルを共有しなければいけないので、一般的には研修を開くことでしょう。しかし、社内ポータルに必要な情報が揃っているので、そもそも研修を開く必要がなくなります。

社内ポータルサイト運用の注意点

社内ポータルサイトを使う際には、常に情報を最新の状態にするよう注意しなければいけません。古い情報がそのままになっていると、それがきっかけに社内でトラブルが起きる可能性が出てくるためです。

オススメの社内ポータルサイトのサービスは?

それではここからはオススメの社内ポータルサイトを紹介して行きたいと思います。

Kintone

https://kintone.cybozu.co.jp/

こちらはExcelのように使うことが出来て、尚且つコミュニケーションツールも搭載されている社内ポータルサイトです。専門知識もいらないほど扱いが簡単なため、使っているのはIT系の業種だけではなく、様々な業種でも利用されています。

Garoon

https://garoon.cybozu.co.jp/

こちらの社内ポータルサイトは、日本の企業が必要とする機能やツールをまとめて利用出来るものになります。そして『Garoon』が選ばれている一番の理由は『管理者の負担が少ないところ』です。

 

アクセス権を自在に変更出来るようになっており『一部の部署にだけ公開したい』『上層部にだけ公開したい』という要求に柔軟に応えられるようになっています。

Global Portal

https://www.panasonic.com/jp/business/its/globalportal.html

こちらは『共有ページ』や『個人ページ』とページを分けて作成することが可能となっている社内ポータルサイトになっています。違う部署とのやり取りや、一部の人だけ見てもらいたい時に柔軟に対応可能です。

Word press

https://wordpress.com/ja/

『Word press』は無料で利用可能になっています。そして専門的な知識や技術がなくてもHTMLのページを作成することが出来るので、簡単にサイトが構築可能なところが大きな特徴です。

まとめ

社内ポータルサイトについてまとめていきましたが、いかがだったでしょうか。どの企業や組織でも膨大な情報を持っていると思います。その情報の管理が上手く出来れば、生産性が向上するので、社内ポータルサイトの運用はとても有用と言えるでしょう。

 

この記事を読んで社内ポータルサイトの導入を考えて頂ければ幸いです。