企業や組織で仕事をする場合、様々な情報が行き交うことでしょう。情報が少なければ特に問題が起きることはあまりないかもしれませんが、情報量が膨大になると情報を引き出すのにとても苦労します。
そんな時には『社内ポータルサイト』を活用することによって解決するかもしれません。今回この記事では社内ポータルサイトについて紹介していきます。
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目次
社内ポータルサイトとは
そもそも社内ポータルサイトとはなんでしょうか。簡単に言うと、企業内で所持している情報を簡単に引き出すことが出来るようになっているWebサイトのことを示します。
Webサイトだからといって不特定多数の人がアクセス出来るわけではなく、従業員だけがアクセス出来るようになっているため、情報漏えいの心配もありません。
社内ポータルサイトでできること
では社内ポータルでは具体的にどのようなことが出来るのでしょうか。3つの項目にまとめていきますのでぜひご覧ください。
Wikiのような情報管理
インターネット上では『Wiki』という不特定多数のユーザーが作成する百科事典のようなサービスがあります。そのWikiでは特定のユーザーが書いた情報は一元管理されていますが、社内ポータルサイトでも情報は一元管理されているのが特徴です。
掲示板などのコミュニケーション
社内ポータルの種類によっては、掲示板の機能も搭載されています。社内のお知らせをその掲示板で知らせることが出来るので、従業員とのコミュニケーションにも繋がるでしょう。
大容量対応のストレージ
サービスによってはオンライン上に書類などのデータを保存することが出来る機能を搭載している場合があります。画像や動画などの大容量のデータをアップロードすることができ、取り出したい時に自由にデータを取り出せるのも特徴です。
社内ポータルサイト運用のメリットは？
社内ポータルで出来ることを記述して行きましたが、運用するとどのようなメリットがあるのでしょうか。以下2つの項目に分けて説明して行きたいと思います。
情報の一元管理が可能
必要な情報が全て社内ポータルサイトにまとめられるので、何かしら知りたい情報があった際には自分で社内ポータルから引き出すことが出来ます。
研修時間が減らせる
新入社員が入社すると、まず社内の情報やマニュアルを共有しなければいけないので、一般的には研修を開くことでしょう。しかし、社内ポータルに必要な情報が揃っているので、そもそも研修を開く必要がなくなります。
社内ポータルサイト運用の注意点
コンテンツの更新と管理
社内ポータルサイトのコンテンツは常に最新の情報を反映させる必要があります。古い情報や非効果的なコンテンツが表示されると、ユーザーの信頼性や満足度に影響を及ぼす可能性があります。以下のポイントに注意して、コンテンツの更新と管理を行いましょう。
- 定期的なレビューと更新: コンテンツの効果や正確性を確認するために、定期的なレビューを行いましょう。必要に応じて情報を更新し、時代遅れのコンテンツを削除します。
- クリアな情報アーキテクチャ: コンテンツを整理し、ユーザーが求める情報を迅速に見つけられるようにします。適切なカテゴリーやタグを使用し、ナビゲーションを使いやすくします。
- コンテンツ作成者との連携: コンテンツ作成者との密な連携を図り、最新の情報を迅速に反映させることが重要です。適切なワークフローやコミュニケーションツールを活用しましょう。
ユーザーエクスペリエンスの向上
社内ポータルサイトのユーザーエクスペリエンスは、ユーザーがサイトを快適に利用できるかどうかを左右します。以下のポイントに留意して、ユーザーエクスペリエンスを向上させましょう。
- シンプルで直感的なインターフェース: ユーザーがサイトを簡単に操作できるように、シンプルで直感的なインターフェースを提供しましょう。必要最小限のクリックやステップで情報にアクセスできるように工夫します。
- パーソナライズされたコンテンツ: ユーザーのニーズに合わせてコンテンツを提供することで、個別のユーザーエクスペリエンスを実現します。興味関心や役職などの情報を活用し、ターゲットに合わせたコンテンツ表示を行いましょう。
- レスポンシブデザインとモバイル対応: 社内ポータルサイトは、異なるデバイスや画面サイズで利用されることがあります。レスポンシブデザインを採用し、モバイルデバイスからも快適に閲覧できるようにしましょう。
セキュリティとアクセス制御の確保
社内ポータルサイトには企業内の機密情報やプライバシーに関わるデータが含まれることがあります。適切なセキュリティ対策とアクセス制御を実施し、情報漏洩や不正アクセスから保護する必要があります。以下のポイントに留意しましょう。
- アクセス権の管理: ユーザーには必要最小限の権限を与え、役職や部署に応じた情報へのアクセス制限を設けましょう。また、従業員の入退社や異動に応じて、アクセス権の追加や削除を適切に行います。
- パスワードポリシーの適用: 強力なパスワードポリシーを設定し、ユーザーによるセキュリティ意識の向上を図りましょう。パスワードの定期的な変更や2要素認証の導入なども検討します。
- データの暗号化とバックアップ: 機密情報や重要データは暗号化して保護し、定期的なバックアップを実施してデータの損失を防ぎます。
モバイル対応とレスポンシブデザイン
ユーザーは社内ポータルサイトにモバイルデバイスからアクセスすることがあります。そのため、モバイル対応とレスポンシブデザインの考慮が重要です。以下のポイントに留意して、モバイル利用者の利便性を向上させましょう。
- モバイルファーストの設計: レイアウトやナビゲーションをモバイルデバイスに最適化しましょう。ユーザーが小さな画面でも情報をスムーズに閲覧できるように、スクロールやピンチ操作の利便性を考慮します。
- モバイル専用機能の提供: モバイルデバイスの機能を活用し、ユーザーに便利な機能を提供します。例えば、位置情報やカメラの利用、通知の送信など、モバイルならではの機能を活かしてサービスを充実させます。
ユーザーフィードバックと改善のサイクル
社内ポータルサイトの運用においては、ユーザーフィードバックを収集し、改善のサイクルを回すことが重要です。以下のポイントに留意しましょう。
- フィードバックの収集手段: ユーザーからのフィードバックを収集するための手段を提供しましょう。アンケートやフィードバックフォーム、ユーザーテストなどを活用して、ユーザーの声を収集します。
- フィードバックの分析と改善: 収集したフィードバックを分析し、問題点や改善すべき点を把握します。優先順位をつけて改善を行い、ユーザーの満足度や使いやすさを向上させましょう。
- 継続的な改善: 改善は一度きりではありません。継続的にユーザーフィードバックを収集し、サイトの運用と改善を行うことで、より良いユーザーエクスペリエンスを提供できるようにします。
オススメの社内ポータルサイトのサービスは？
それではここからはオススメの社内ポータルサイトを紹介して行きたいと思います。
Kintone
こちらはExcelのように使うことが出来て、尚且つコミュニケーションツールも搭載されている社内ポータルサイトです。専門知識もいらないほど扱いが簡単なため、使っているのはIT系の業種だけではなく、様々な業種でも利用されています。
Garoon
こちらの社内ポータルサイトは、日本の企業が必要とする機能やツールをまとめて利用出来るものになります。そして『Garoon』が選ばれている一番の理由は『管理者の負担が少ないところ』です。
アクセス権を自在に変更出来るようになっており『一部の部署にだけ公開したい』『上層部にだけ公開したい』という要求に柔軟に応えられるようになっています。
Global Portal
https://www.panasonic.com/jp/business/its/globalportal.html
こちらは『共有ページ』や『個人ページ』とページを分けて作成することが可能となっている社内ポータルサイトになっています。違う部署とのやり取りや、一部の人だけ見てもらいたい時に柔軟に対応可能です。
Word press
『Word press』は無料で利用可能になっています。そして専門的な知識や技術がなくてもHTMLのページを作成することが出来るので、簡単にサイトが構築可能なところが大きな特徴です。
まとめ
社内ポータルサイトについてまとめていきましたが、いかがだったでしょうか。どの企業や組織でも膨大な情報を持っていると思います。その情報の管理が上手く出来れば、生産性が向上するので、社内ポータルサイトの運用はとても有用と言えるでしょう。
この記事を読んで社内ポータルサイトの導入を考えて頂ければ幸いです。
業務効率化におすすめのツール「Huddler」
業務の効率化におすすめなのが「Huddler（ハドラー）」です。リモートワークなど離れて業務を進める上で課題になる情報共有のあらゆる課題を解決することができるオールインワンツールです。
Huddler（ハドラー）とは
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。
- リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
- 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
- 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
- カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い
このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。
Huddlerの4つの機能
会議
Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。
タスク
Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。
併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。
タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。
wiki
Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。
ファイル
Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。