オンライン商談に関わらず、近年のコロナ禍の影響によって、テレワークやウェビナーなど、インターネット環境を利用したビジネス形態は急速に変化を遂げています。大切な商談をオンラインで終わらせて良いものかと、導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、オンライン商談に伴うメリットとデメリット、オンライン商談を成功させるポイントとおすすめツールについて詳しくご紹介します。
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目次
オンライン商談とは何か
オンライン商談とは、タブレットやPCを使って相手先と画面上で対峙し、やりとりをすることです。コロナ禍の影響で行動の制限がかけられている中、取引先相手と直接会わずに商談を行う手段として、近年多くの企業で導入が進んでいます。
オンライン商談を行う端末には、相手先と自社端末に同様のアプリがインストールされていることと、インターネット環境が整っていることが必要不可欠になります。
オンライン商談は、これまでのような対面での商談とは異なり、それぞれが自社内で会議に参加することができるので、移動時間や経費の節約に役立ちます。
オンライン商談のメリットデメリット
相手先と直接会わずにやりとりができるオンライン商談は、コロナ禍の影響下に関わらず、さまざまなメリットがあることから今後も利用は続いていくことが予想されます。しかし、大きなメリットがある反面、デメリットもあります。
ここでは、オンライン商談を導入した際に得られるメリットとデメリットについて詳しくみてみることにしましょう。
メリット1：経費の節約
先述の通り、オンライン商談は、自社と取引先相手がそれぞれの社内で行われます。相手先への移動が必要なくなるため、移動にかかる時間や交通費が掛からなくなるというメリットがあります。
遠方への出張なども大幅に削減することができるので、経費の節約には大きな効果を得ることができるでしょう。
メリット２：データでのやりとり
オンライン商談では、タブレットやPCなどの端末画面を通して行われるため、いっさいの紙媒体を必要としません。必要なデータは画面上で共有することができるので、大量の会議資料を準備する必要がなくなります。
ペーパーレス化を促進することで、時間や労力の削減、経費の削減にも繋がります。
メリット3：複数の商談を実施できる
オンライン商談では、移動時間に囚われる必要がないため、どんなに離れた相手でもインターネットがあればすぐに接続することができます。これをうまく活用すれば、１日に複数の相手との商談を実施することができるので、業務の生産性向上に繋げることができます。
デメリット１：安定したインターネット環境が必要
オンライン商談は、言わずもがなインターネット環境を利用して実施されるものです。そのため、安定したインターネット環境は必要不可欠ですが、地方や遠方にある場所とのやりとりは、ネット環境が不安定になってしまう可能性があります。
「動画が止まってしまう」、「音声が伝わりにくい」などの障害が発生してしまうと大切な商談は台無しです。事前に相手先とのインターネット回線の状況を確認しておくようにしましょう。
デメリット２：その場の雰囲気が伝わりにくい
オンライン商談は、画面上に映し出された相手とのやりとりを行うものです。複数人の参加も可能ですが、実際にその場にいるのとは異なり、相手先の雰反応や囲気が読み取りにくいというデメリットがあります。
一度も直接会ったことのない相手先では、とくにオンライン会議そのものに対しての抵抗を持っている人も多く、慎重なやりとりが必要になります。
デメリット３：商材の魅力を伝えきれない可能性
オンライン商談では、実際に商品を手にしてもらうことができません。そのため、質感や素材など見た目だけでは伝わらないような商品情報をできるだけ詳しくわかりやすく伝える必要があります。必要があれば、事前に商材を相手先へ送っておくなどの配慮が必要です。
オンライン商談を成功させる５つのポイント
コロナ禍でますますその需要が拡大しているオンライン商談ですが、商談を成功させるには、どのようなことに気をつければ良いのでしょうか。
ここでは、オンライン商談を成功させるための５つのポイントについて詳しくみてみることにしましょう。
事前準備をしっかりと
オンライン商談では、入念な事前準備が不可欠です。資料作成の前には、相手先の要望を詳しくヒアリングしておくこと、それを元に作成した資料を事前にメールで送付しておくようにしましょう。
また、併せて、インターネット環境は当日までの間に必ず接続状態を確認しておくことも大切です。
前日までには会議への参加メールを送る
会議参加には、オンライン商談に最適なアプリツールを利用することになります。
ほとんどのアプリツールでは、会議参加のためのIDやパスワードが必要になります。会議の主催者は会議の前日までにこれらの設定を行い、参加者全員へメールで知らせておくこと。
丁寧な文章を添えて送付すれば、良い印象を相手に伝えることもできるので、絶対に忘れないようにしましょう。
明るい場所で参加する
オンライン商談では、お互いの表情や反応がわかりにくいため、できるだけ太陽の日差しが入る明るい場所を選ぶようにしましょう。このとき椅子の高さやデバイス端末をおく場所にも配慮し、逆光にならない場所をみつけておくことが大切です。
声の大きさやリアクション
オンライン商談では、複数の参加者がそれぞれの画面で商談に参加しています。その場の雰囲気を良くするためには、声に出してあいづちを打ったり、少し大袈裟なリアクションで自分の感情を表現したりすることが必要になります。
相手の表情や反応をできるだけこまかく把握するためにも、ひとつひとつの些細な会話を大切にしましょう。
資料は大きめの文字で
オンライン商談はタブレットやノートPCなど、限られたサイズの画面で商談を行うことになります。会議資料はそれぞれに送付し、各自のデバイスでみることができますが、こちらから提案するプレゼン資料は画面を通してみてもらうことになります。
見出しやタイトルだけでなく、説明文や詳細などもできるだけ大きな文字で相手に伝わりやすく作成することを意識しましょう。
まとめ
オンライン商談は、コロナ禍によるテレワークや新しい働き方改革などの背景を受けて、現在の社会情勢に関わらず経費削減や生産性向上の目的としても今後ますます拡大していくことでしょう。導入を検討している企業はまだまだ多くありますが、便利なツールを利用して快適なオンライン商談を採用していくことが見込まれます。
ぜひこの機会にオンライン商談への理解を深め、導入への参考にしてください。