オンライン商談ツールシステムを利用してインターネット上で会議や商談を行なっているという企業は、近年急速に拡大しつつあります。これは、政府の掲げた「新しい働き方改革」やコロナ禍の影響が背景になっており、テレワークや在宅勤務などと共に多くの企業で導入されるようになりました。
そこで今回は、オンライン商談ツールシステムを使って商談を成功させるための優れた機能を持つおすすめのツールシステムについて詳しくご紹介します。
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目次
オンライン商談ツールシステムとは？
オンライン商談ツールシステムは、近年の働き方改革やコロナ禍の影響を受けて急速に拡大を遂げたインターネットを利用したビジネスツールです。
タブレットやノートPCを利用してインターネットに接続し、画面を通して相手と話ができるシステムで、複数人が参加して商談を行うことも可能です。
オンライン商談だけでなく、会議やミーティング、勉強会や研修会などにも利用することができるので、多くの企業が導入し、社内の誰もが必要に応じて利用できるよう環境整備を整えています。
こうしたオンラインでの商談は、移動時間や交通費の削減にもつながり、１日に複数の商談を実施することができることから、生産性の向上に役立てています。
オンライン商談ツールシステムにはどんな機能がある？
オンライン商談ツールシステムは、現在たくさんの会社がそれぞれの特徴を持ったツールを提供しています。ここでは、一般的な機能として搭載されているオンライン商談ツールシステムの機能についてみてみることにしましょう。
データの共有
オンライン商談ツールシステムでは、提案するから相手先へ向けた会議資料を使ってプレゼンを行います。そこで使われる資料は、画面上で共有してお互いに同じものが表示される必要があります。
大抵のオンライン商談ツールシステムでは、「データの共有」機能が標準で搭載されているので、PowerPointなどで作成した資料を画面に表示しながら提案を行うことができます。
データのダウンロード
オンライン商談ツールシステムには、データをダウンロードできる機能が搭載されています。商談で資料した提案書や会議資料をはじめ、画像や動画データなどもダウンロードすることができるので、わざわざメールを送り直す必要などはありません。
あまり商談中にダウンロードしてもらいながら、ヒアリングを行うこともできるので、修正箇所や新たな要望などを聞きながら次につなげることも期待できます。
メモ
オンライン商談ツールシステムには、商談で相手に伝えておくべき事項をメモ書きとして保存しておくことができます。メモは、プレゼンで使用されるPowerPointのノートのような役割を持っている機能で、いわゆる「カンペ」のようなものです。
相手に見えることはないので、資料には記載していない情報などを集約し、商談をうまく運べるようサポートしてくれます。
新人社員など、商談に慣れないうちは緊張してしまうことも多いでしょう。そんな時は、メモに話すべき内容を全て記載しておくこともできるので、安心です。
チャット
オンライン商談ツールシステムには、参加者同士で利用できるチャット機能が搭載されています。音声では聞き取りにくい言葉や専門用語などをチャットでわかりやすく説明することができるので、商談のサポートとして利用します。
録画
オンライン商談ツールシステムには、録画機能が搭載されています。商談や会議の模様をシステム上で録画し、後から見直すことができます。
商談では、内容の確認やフィードバックに役立てたり、会議では議事録作成のために役立てたりすることもできるので、忘れずに録画するようにしましょう。
音声やビデオのオン・オフ
オンライン商談ツールシステムには、参加者の音声をミュートにしたり、ビデオをオフにしたまま音声だけで参加したりすることができるようなオン・オフの設定ができます。
商談中は、資料をめくる音や周りの音で良く聞き取れないなどのケースも発生するため、説明を聞いている間は音声をオフにしておくようにしましょう。
おすすめのオンライン商談ツールシステム
多くの会社から提供されているオンライン商談ツールシステムには、それぞれに異なった特徴があります。
自社にあったツールシステムを選ぶには、外部ツールとの連携やオプション的な機能が充実した「サポート機能」や予算に合わせた「料金」、機密情報や個人情報を守るための「高度なセキュリティ」などが特に重要なポイントです。
ここでは、これらを満たす特に人気の高いオンライン商談ツールシステムを集めてみました。
ベルフェイス
ベルフェイスは、数あるオンライン商談ツールシステムの中でも業界No.1と言われているツールシステムです。
これまでに導入した企業数は3,000社を超える実績を持ち、基本的な商談ツールの機能はもちろん、名刺交換や録画・録音機能のほか、画面の明るさを自動調整してくれる機能も備わっています。
初期導入費用は10万円〜となっており、利用アカウント数に応じて72,000円から利用することができます。
B-Room
B-Roomは、クラウド上で利用するオンライン商談ツールです。提案側も相手先も特にツールシステムをインストールしておく必要はなく、インターネット環境があれば、いつでも誰でも簡単に操作することができます。
初期費用が無料で月額料金も他に比べて低価格なので、あまり予算をかけたくないという場合におすすめです。
URL：https://www.broom-online.jp/
Calling
Callingは、オンライン商談はもちろん、複数の中規模な会議やミーティングにも利用できるツールシステムです。
３つのツールの中で最も利用料金が安価なのが特徴で、初期導入費用は無料、月額料金は１人当たり1,500円という安さなので、「まずは使ってみたい」という人に特におすすめです。
まとめ
オンライン商談ツールシステムには、様々な機能があり、それぞれに特化した機能を持つツールが多くの会社から提供されているということがわかりました。
自社にあったツールシステムを見つけるのはなかなか大変ですが、ここでご紹介した機能やポイントを参考にしてぜひ今後の導入にお役立てください。