ビジネスの世界では、会議が重要な意思決定の場となります。しかし、多くの人が見落としがちなのが「オブザーバー」という役割です。オブザーバーとは、会議に参加しながらも、主に聞き手として情報を収集し、中立的な視点から会議を観察する人のこと。
この記事では、オブザーバーの基本的な役割から、効果的なスキル、会議での具体的な活用方法まで解説します。オブザーバーとしての役割を理解し、ビジネス会議での生産性を高めるためのヒントになれば幸いです。
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目次
会議でのオブザーバーの役割の基本
オブザーバーは、会議において独特な役割を果たします。直接的な意思決定者ではなく、むしろ情報収集者や中立的な観察者としての役割を担い、主な任務は、会議の流れを注意深く追い、議論の要点、意見の相違、合意形成の過程などを詳細に記録することです。オブザーバーは、会議の内容を客観的に分析し、後でのレビューやフィードバックに役立てる重要な情報をまとめます。
なぜオブザーバーが会議に必要なのか？
オブザーバーの存在は、会議の効果を大きく高めることができます。第一に、会議の内容を客観的に記録し、重要な情報を見逃さないようにします。これにより、会議後の意思決定プロセスがよりスムーズに進むことが期待できます。
また、オブザーバーは中立的な立場から会議を観察するため、偏見や先入観に囚われずに、問題点や改善点を指摘することができます。さらに、オブザーバーは会議の流れを分析し、将来の会議の効率化や生産性向上に貢献する提案を行うことも可能です。こオブザーバーは会議の質を高め、組織全体の意思決定プロセスをサポートする重要な役割を担っているのです。
オブザーバーの主な仕事内容
オブザーバーを任された場合、どのような仕事内容と理解しておけばいいでしょうか。3つに分けて紹介します。
情報収集：会議のキーポイントを把握する
オブザーバーの最も基本的な仕事は、会議での情報収集です。議論の流れ、提案されたアイデア、表明された懸念点、そして合意に至ったプロセスを詳細に記録します。この情報収集は、会議の目的と成果を明確に理解するために不可欠です。オブザーバーは、会議のキーポイントや決定事項を正確に捉え、後での分析や意思決定の基盤とするための資料を作成する場合があります。
中立性の保持：公平な視点で観察する
オブザーバーは中立的な立場を保ち、会議を公平な視点から観察することが求められます。特定の意見やグループに偏ることなく、全ての参加者の意見を平等に扱います。この中立性は、会議の進行における偏見や誤解を防ぎ、全員の意見が適切に考慮されることが望ましいです。
フィードバックの提供：建設的な意見を示す
オブザーバーは、会議の終了後や適切なタイミングで、収集した情報に基づいて建設的なフィードバックを提供します。このフィードバックは、会議の効率化、意思決定プロセスの改善、または特定の問題点の解決に向けた提案を含むことができます。オブザーバーによるフィードバックは、客観的な視点であることが重要です。
効果的なオブザーバーになるためのスキル
オブザーバーとしてどのようなスキルを身につければ良いのか、3つの力に分けて解説します。
ヒアリング力：聞き取りと観察の技術
効果的なオブザーバーにとって、優れたヒアリング力は不可欠です。これには、話されている内容を正確に理解し、非言語的なコミュニケーション（例えば、身振りや表情）を観察する能力が含まれます。ヒアリング力を高めるには、話し手に集中し、偏見や先入観を持たずに情報を受け入れることが重要です。また、会議の流れや参加者間の注意を払い、言葉だけでなく、その背後にある意図や感情も読み取ることが求められます。
メモ取り力：重要な情報を記録するスキル
オブザーバーは、会議中に発生する重要なポイントや意見を迅速かつ正確に記録する能力を持つ必要があります。効果的なメモ取りには、主要な議論点、合意事項、疑問点、またはフォローアップが必要な事項を網羅することが含まれます。メモは、後でのレビューや分析のための基礎となるため、明確で簡潔な記述が求められます。また、メモ取りは、会議の内容を整理し、重要な情報を際立たせるのに役立ちます。
コミュニケーション力：適切なフィードバックの伝え方
オブザーバーは、収集した情報や観察結果を基に、建設的なフィードバックを提供する能力も必要です。これには、明確で理解しやすい方法で意見を伝えることが含まれます。フィードバックは、批判的でなく、むしろ改善や解決策を提案する形で行うべきです。また、適切なタイミングと方法でフィードバックを提供することが、その受け入れや効果を高めます。コミュニケーション力は、オブザーバーが会議の成果に積極的に貢献するための鍵となります。
会議で使えるオブザーバーの例文
では、実際に会議中にオブザーバーとしてどのような発言が求められるのか、一目置かれる例文をいくつか紹介します。
効果的な質問
- 「この提案が現在の課題にどのように対応するか、具体的に教えていただけますか？」
- 「この戦略が成功するための主なリスクは何だと考えていますか？」
- 「他に考慮すべき代替案はありますか？」
- 「このアプローチによる長期的な影響をどのように見ていますか？」
- 「この問題に対する他部門の意見はどうですか？」
フィードバックの伝え方
- 「今日の会議での議論は非常に有益でした。特に、Xの点については、新しい視点を提供してくれました。ただ、Yに関しては、さらに詳細なデータがあれば、より明確な結論に至ることができると思います。」
- 「A案についての提案は非常に興味深いものでした。しかし、実装の際のコストと時間の見積もりについて、もう少し詳しく説明していただけますか？」
- 「Bの議題に関しては、さらに多角的な視点が必要かもしれません。例えば、顧客の反応や市場の動向についても考慮すると、より包括的な戦略が立てられると思います。」
会議の要点をまとめる方法
- 「本日の会議では、A案とB案について詳細に議論し、最終的にはA案を採用することで合意しました。ただし、Cに関する問題は引き続き検討が必要です。次回の会議では、この点についてさらに詳しく議論することになりました。」
- 「今日の議論で、新製品の開発に関する多くの意見が出されました。特に、デザインと機能性のバランスについては、引き続きチームで検討することが決定されました。」
- 「会議では、予算削減のための複数の提案がなされました。これらの提案については、各部門でさらに詳細な検討を行い、次回の会議で報告することとなりました。」
これらの例文は、オブザーバーが会議中に効果的にコミュニケーションを取るための一例です。
おわりに
本記事では、議事録のメモが追いつかない原因から、効率的に議事録をまとめるコツ、抑えるべき項目について解説しました。苦手意識を持っている方も多い議事録作成のストレスを軽減し、より質の高い記録ができるようになれば幸いです。必要に応じて議事録ツールなども活用しながら、作成スキルの向上を目指しましょう。
ナレッジマネジメントにおすすめのツール「Huddler」
業務の効率化におすすめなのが「Huddler（ハドラー）」です。リモートワークなど離れて業務を進める上で課題になる情報共有のあらゆる課題を解決することができるオールインワンツールです。
現在無料のβ版で提供しており、容量制限もなく初めてITツールを使うという方でも気軽に利用することができます。
Huddler（ハドラー）とは
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。
- リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
- 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
- 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
- カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い
このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。
Huddlerの4つの機能
会議
Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。
タスク
Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。
併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。
タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。
wiki
Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。
ファイル
Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。