会社に勤める社会人にとって、会議は切っても切り離せないものです。しかし、どんなに会議時間を細かく設定しても、ついいつも長引いてしまうという会社は多いのではないでしょうか。今回は、会議の質を向上させ、有意義な内容でしっかり終わらせるために必要な「９つの効率アップのルール」について詳しくまとめました。
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目次
会議の無駄って？
会議はビジネスの中で重要なコミュニケーションツールです。効果的な会議を行うことで、意思決定のスピードを上げ、チームの協力や情報共有を促進し、プロジェクトの成果を向上させることができます。しかし、現実には多くの会議が時間の無駄遣いや効果の低さに悩まされています。
無目的な会議の実施
会議には明確な目的が必要です。目的が設定されていない会議は、参加者が何を議論すべきかわからず、結果として方向性を持たない議論が続くことが多いです。目的を明確にすることで、議論の方向性が明確になり、参加者も議論に参加しやすくなります。
関係ない議題の取り上げ
アジェンダにない、または会議の目的と関係ない議題が取り上げられることは、会議の流れを乱します。これにより、本来の目的から逸脱した議論が生じ、会議の時間を無駄にする原因となります。アジェンダを事前に共有し、それに沿った議論を心がけることが重要です。
準備不足での参加
会議に参加する際には、事前の準備が必要です。アジェンダや資料を事前に確認しないまま参加すると、議論が進行しても内容を理解できず、効果的な意見交換ができません。事前に必要な資料を確認し、疑問点や提案点を整理しておくことで、会議の質を向上させることができます。
決定事項が明確でない
会議の終了時に、何を決定したのか、どのようなアクションアイテムがあるのかが明確でない場合、その会議は結果を生むことが難しくなります。会議の最後には、決定事項やアクションアイテムを再確認し、それを文書化して共有することで、後のミスや誤解を防ぐことができます。
参加者全員の関与がない
会議は、参加者全員の意見や知識を共有・統合する場です。一部の人だけが発言し、他の人が黙っているような会議は、全員の意見や視点を取り入れることができず、効果的な結果を得ることが難しくなります。発言の機会を平等に提供し、全員の意見を尊重する環境を作ることが重要です。
【ルールにしたい事前準備事項】会議の質は事前準備で決まる！
まずは、「事前準備編」です。だらだらとただ長いだけの生産性の低い会議は参加するのも憂鬱になってしまいます。こうした会議から脱却し、生産性の高い効率的な会議を進めるためには、事前準備がもっとも重要です。会議で必要なものを重点的にチェックしてみましょう。
1.今一度会議の必要性を問い直す
事前準備を始める前の準備として「今一度会議の必要性」を問い直してみましょう。「これは何の会議なのか」、「誰のための会議か」「誰が参加する会議か」を確認するだけで、会議に参加した際の集中力も向上します。
そして、最も重要なのは、「会議の目的」です。何を決めるための会議なのか、目的を達成するには何をするべきなのかを確認しておきましょう。
2.参加者を「意思決定に関わるメンバー」のみに絞り込む
もし、あなたが会議参加者メンバーを選ぶ立場にあるなら、ぜひ会議の参加メンバーは、「意思決定に関わるメンバー」のみに絞り込みましょう。同じプロジェクトメンバーでも人数が多くなればなるほど、思いがけない質問や意見がでて会議がだらだらと長引いてしまう可能性が高まります。
3.開始時刻と終了時刻を事前に設定する
会議で最も重要なのは「時間」です。会議時間は長ければ良いと言うものではありません。複数人の発表者がいる場合は、一人当たりの持ち時間を○分と決め、それについての質疑応答時間もしっかり決めておきましょう。それらの時間は全て会議資料に記載しておき、タイムキーパーが時間をしっかり管理するようにしましょう。
また、会議時間は必ず参加者全員が周知しておくことは当然ですが、「何時から１時間程度」といった決め方は絶対にやめましょう。会議の日程はもちろん、開始時刻と終了時刻は必ず明確に設定し、全員がそれをきちんと理解した上で集中的に行うようにしましょう。そして、開始時間を厳守してもらうためにも、集合時間は会議開始前の５分前を徹底しておくことも大切です。
4.参加者の中であらかじめ役割を決めておく
会議では、司会進行役（ファシリテーター）、発表者、タイムキーパーや機材を操作する人、議事を記録する人などが必要です。その場で慌てることのないように、それぞれの役割を参加者の中で決めておき、事前に行うべきことのチェック事項を共有しておきましょう。参加者それぞれが責任を持って積極的に会議に取り組むことができるので、よりスピーディーな進行ができるようになり、会議の質も向上します。
【ルールにしたい確認事項】会議直前、もう一度チェックをしてみる
十分な準備ができたら次は「確認編」です。これまでにも入念なチェックを重ねてきたことと思いますが、会議の直前にも必ず最終チェックをしておけば、想定外のトラブルが起きてもすぐに対応することができます。会場設営や機材のチェックなど物理的なもののチェックなども併せて行うようにしましょう。
5.会議資料は参加者へ事前に配布
当日使用する会議資料は、事前に参加者へ配布しておきましょう。ペーパーレスが推進されているため、データとして配布する会社も多いようですが、万が一に備えてプリントアウトした会議資料も用意しておくのが良いでしょう。
6.複数の議題がある場合は優先順位を決めておく
１つの会議で複数の議題を扱う場合は、どれを優先するのか順位を決めておくことで、時間を有効に利用することができます。優先順位の低いものに必要以上の時間をかける必要はありません。全体の会議時間を100％として優先順位の高いものから時間を活用するようにしていきましょう。
【ルールにしたい会議進行事項】スムーズかつ的確に進行するために
実際に会議がはじまったら、あとは事前に準備した資料にのっとって進行していくのみです。ここでは、いよいよ「会議進行編」として、会議をスムーズかつ的確に進行するためのポイントについて見てみることにしましょう。
7.会議の目的、終了要件を会議の冒頭に確認する
会議が始まったら、まずはこれから行う「会議の目的、そして終了用件」を参加者全員と共有・確認をしておきましょう。全員が目的を理解することで、全員の意思統一が図れるだけでなく、会議への集中力がまし、会議への取組姿勢も向上することになります。
8.テンポよく進めるためファシリテーションを意識
司会進行役の人は、長引きがちな会議をテンポ良く進めるためのポイントとして「ファシリーテーション」を意識することが大切です。ファシリテーションとは、会議やミーティング時のサポートのことを言います。
硬くなりがちな会議の雰囲気づくりや、参加者からの意見を整頓してまとめて次へ進行するなどは、司会進行役としての役割のほか、参加者同士のコミュニケーションを図る、タイムキーパーなど、あらゆる面で、会議を円滑に進めるためのサポートが必要です。
9.意思決定が行われた事、結論について必ず最後に「まとめ」を行う
会議が終盤になり、全ての議題で意思決定が行われたら、最後に会議の結論として「まとめ」を行うことも大切です。会議での議題と発表内容の確認や議論の内容をまとめ、参加者と共有し、それについての自分なりの解釈などもあわせて理論的に伝えられるようにすることがポイントです。
継続して行う必要がある会議なら、この場で次の会議の設定を行うようにしましょう。事前に告知しておくことで、参加者の意識づけができます。そして、次回の会議の冒頭では、今回の会議内容についての振り返りを行い、決定事項の進捗などについて確認を行うようにしましょう。
できる！と思われる会議後のフォローアップ
会議が終了した後のフォローアップは、会議の成果を具体的な行動に移すための重要なステップです。適切なフォローアップが行われないと、せっかくの会議での議論や決定事項が実際の業務に反映されないという状態に陥ってしまいます。できる！と思われるフォローアップの工夫についても確認してみましょう。
アクションアイテムの確認
会議での議論や決定をもとに、具体的な行動項目や担当者を明確にします。これにより、各参加者が自身の役割や期限を明確に認識し、業務を進めることができます。また、アクションアイテムの進捗状況を定期的に確認し、必要に応じて調整を行うことも重要です。
次回の会議日程の設定
継続的な議論やプロジェクトの進行をスムーズにするため、次回の会議日程を早めに設定します。これにより、参加者が自身のスケジュールを調整しやすくなり、全員の参加を確保することができます。
フィードバックの収集と反映
会議の質を向上させるためには、参加者からのフィードバックを収集し、それを次回の会議に反映することが重要です。具体的な意見や提案をもとに、会議の進行方法や内容を改善することで、より効果的な議論を実現することができます。
議事録作成におすすめツール
では、議事録を効率的に作成できるおすすめツールを紹介します。
会議体をきちんと効率的に進めるためには事前準備から会議の共有までをスムーズに的確に行うことが必須です。これまではエクセルやワードでアジェンダを作って、予め共有し、会議後にメールで議事録を送付するという流れが一般的でしたが、「会議を起点とした情報マネジメントツール Huddler（ハドラー）」を使えば、会議にまつわる全ての情報を一つにまとめ、スムーズな進行をすることが可能になります。
Huddler（ハドラー）
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっていますが、その中で会議機能では下記のような課題を簡単に解決することができます。
- 終了時間が決まっておらず、拘束時間が⻑い
- そもそも会議の⽬的が不明瞭で必要性に疑問を感じる
- データ（資料等）を集約する場所やツールの管理が属⼈化している
- アジェンダが決まっておらず、会議の進⾏が緩い
- 決定事項・次回までの宿題・ルールなどを確認できる場所がない
リアルタイム・共同編集で チームコラボレーションを促進
作成中の議事録は、各メンバーとリアルタイムで共有され、共同編集が可能です。オンライン会議で同じ空間にいなくても、まるで同じ会議室にいるかのように、仕事を進めることができます。
会議に自動で紐付く タスク、ファイル管理
会議中に「次までにこの資料用意しておいてね」などタスクが発生することは多いですよね。会議を軸にタスクや関連するファイルを一元管理できるため、もう情報が点在することはありません。
会議前のアジェンダも 会議後の議事も共有が楽々
会議ごとに発行される外部共有用URLを送れば、Huddlerのアカウントを持っていない取引先の相手にも議事録やアジェンダを共有することができます。記録する、出力する、連絡するといった一連の流れがHuddlerの画面一つで完結します。
無料アカウント登録はこちらから。
NotePM
NotePMはウィキペディアのように社員が様々な情報を書き込み、編集・検索・閲覧が可能なツールです。高機能エディタやテンプレートがあり、簡単に文書作成ができるため、議事録作成におすすめです。
社員は今まで蓄積された議事録に簡単にアクセスし、閲覧することが可能。特定のメンバーだけに閲覧権限を与えたり、ページを閲覧した人が把握できるなど、社内情報共有がスムーズにできます。
AI GIJIROKU
AI GIJIROKUはAIが自動で参加者を判別し、自動で録音・文字起こし・修正・翻訳を行う議事録サービスです。議事録をリアルタイムでテキスト化し、30カ国の外国語もリアルタイムで翻訳します。
そのため急に会議の議事録係に任命されても、ログインしてすぐに記録を始めることができます。AI搭載により使用する度に精度があがるため、効率的に議事録を作成できるツールです。
まとめ
効率の良い会議のためのルールをそれぞれご紹介してきました。とはいえ、すぐにすべてがスムーズに進むとは限りません。状況や議題、参加者などによっても同じようにはいかないこともあるでしょう。
それでも、参加者それぞれが会議でのルールを意識して取り組むことで必ず成果はでます。そうして、少しずつでも効率のよい会議ができたら良いのではないでしょうか。そして参加者それぞれが意義のある会議だったと実感できるようなものを実現していきましょう。