ビジネスシーンにおいて、効率的かつ生産的な会議を実現する鍵は実は「会議次第」にあります。とはいえ、そもそも会議次第ってなんなのか、その重要性を見落とし、作成に戸惑うことも少なくありません。
この記事では、会議次第の基本的な定義から、その作成方法を例を交えながら、書き方や作り方のポイントを解説します。効果的な会議次第で、より生産的な会議を目指しましょう！
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目次
会議次第とは
会議次第は、会議の流れや内容を事前に計画し、明文化したものです。これにより、参加者が会議の目的と進行を明確に理解し、効率的な議論が可能になります。会議次第には、開始時刻、終了時刻、議題、担当者、必要な資料や備考などが含まれ、会議のスムーズな運営をサポートします。また、会議の目的を達成するためのロードマップとして機能し、無駄な時間を削減し、生産性を高める役割を果たします。
会議次第の種類
会議次第には大きく分けて、以下のような種類があります。
情報共有型: このタイプの会議次第は、主に情報の共有やアップデートのために使用されます。例えば、プロジェクトの進捗報告会やチームミーティングなどがこれに該当します。
意思決定型: 重要な決定や方針の決定を行う会議で使用される次第です。ここでは、具体的な議題に対する意見交換や決定が中心となります。
問題解決型: 特定の問題や課題に焦点を当て、解決策を模索する会議に適しています。ブレインストーミングセッションなどがこのタイプに含まれます。
戦略立案型: 企業や組織の長期的な戦略を立案するための会議です。将来のビジョンや目標設定が主な議題となります。
会議次第の基本的な書き方
必要な要素
会議次第を作成する際には、以下の基本的な要素を含めることが重要です。
タイトル: 会議の目的やテーマを明確に示すタイトルを設定します。これにより、参加者が会議の主旨を一目で理解できます。
日時と場所: 会議が開催される日時と場所を明記します。オンライン会議の場合は、接続リンクや必要なアクセス情報も含めます。
参加者: 会議に出席する予定の参加者の名前や役職をリストアップします。必要に応じて、特定の参加者に特別な役割や責任がある場合は、それも記載します。
議題: 会議で取り上げる議題を明確にします。各議題には、簡潔な説明と担当者の名前、討議予定時間を添えます。
時間配分: 各議題に割り当てられる時間を具体的に記載します。これにより、会議の時間管理が容易になります。
その他の情報: 必要に応じて、事前に準備すべき資料、注意事項、後続のアクションアイテムなどを追加します。
効果的な会議次第の作り方
会議次第を作成する際に気をつけたいポイントを以下に3つ挙げます。
目的を明確にする
会議の成功は、その目的の明確さに大きく依存します。効果的な会議次第を作成するためには、まず会議の目的をはっきりとさせることが重要です。これは、参加者が会議の意義を理解し、目標に向かって集中できるようにするためです。目的が明確であれば、議論が本題から逸れることを防ぎ、より生産的な会議になります。
議題と順序を予め設定する
会議次第には、取り上げる議題とその順序を事前に設定し、明記する必要があります。議題は会議の目的に沿ったものを選び、それぞれの重要性や論点に基づいて順序を決定します。議題が明確で順序立てられていることで、会議はスムーズに進行し、各項目が適切に議論されるようになります。
時間配分を適切にする
会議次第における時間管理は非常に重要です。各議題に割り当てる時間は、その重要性や討議が必要な内容の深さに応じて適切に配分します。時間配分を事前に計画することで、会議が長引きすぎることを防ぎ、また、重要な議題が十分な時間を持って議論されることを保証します。時間配分は柔軟に調整可能であるべきですが、全体の枠組みとしては明確にしておくことが望ましいです。
シーンごとの例で学ぶ会議次第
会議次第は、その目的や参加者によって異なる形を取ります。ここでは、異なるシーンにおける会議次第の具体的な例について紹介します。
1. 週次チームミーティング
目的: チームの進捗状況の共有と次週のタスクの確認
- タイトル: 週次チームミーティング
- 日時: 2024年1月30日 10:00～11:00
- 場所: 会議室A
- 参加者: チーム全員
- 議題:
- 前週の進捗報告（各自5分）
- 次週のタスク配分（20分）
- 問題点の共有と解決策の検討（15分）
- その他の連絡事項（10分）
2. 新製品開発プロジェクト会議
目的: 新製品開発の進捗確認と課題解決
- タイトル: 新製品開発プロジェクト会議
- 日時: 2024年1月31日 14:00～15:30
- 場所: 会議室B
- 参加者: プロジェクトチームメンバー
- 議題:
- 開発進捗の報告（30分）
- 技術的課題の討議と解決策の提案（30分）
- マーケティング戦略のブレインストーミング（20分）
- 次回会議の日程調整（10分）
3. 年次総会
目的: 年間の業績報告と来年度の方針決定
- タイトル: 年次総会
- 日時: 2024年2月1日 13:00～17:00
- 場所: 本社大会議室
- 参加者: 全社員
- 議題:
- 今年度の業績報告（1時間）
- 来年度の事業計画の発表（1時間）
- 新規プロジェクトの提案（1時間）
- 役員選出と投票（1時間）
会議次第作成の注意点
会議次第を作成する際には、以下のポイントに注意することでスムーズに進めることができます。
1. 目的の明確化
会議次第を作成する際、最も重要なのは会議の目的を明確にすることです。目的がはっきりしていないと、会議は方向性を失い、参加者の時間を無駄にしてしまう可能性があります。目的を明確にするためには、以下のステップを踏むと良いでしょう。
- 目的の特定: 会議を開く理由を具体的に特定します。例えば、「新しいマーケティング戦略の策定」や「四半期の売上目標の設定」など、具体的な目的を設定します。
- 目的と議題の整合性: 設定した目的に基づいて、議題を決定します。議題は目的を達成するための手段であるため、目的に直接貢献しない議題は排除します。
- 目的の共有: 会議の目的を事前に参加者と共有し、会議中に再確認します。これにより、全員が同じ方向を向いて議論を進めることができます。
2. 時間管理
効果的な会議次第には、厳格な時間管理が不可欠です。時間管理を徹底することで、会議が長引きすぎることを防ぎ、各議題が適切に扱われるようになります。
- 時間配分の計画: 各議題に割り当てる時間を事前に計画します。重要な議題には十分な時間を確保し、それぞれの議題が予定通りに進むようにします。
- タイムキーパーの指定: 会議中に時間を管理するために、タイムキーパーを指定します。タイムキーパーは、各議題が予定時間内に終了するように注意を促します。
- 時間超過時の対応計画: 議論が予定時間を超えそうな場合の対応計画を立てておきます。例えば、議論を次回に持ち越す、特定の議題に追加の時間を割り当てるなどの対策を考えておきます。
3. 情報の事前共有
会議の効率を高めるためには、必要な情報を事前に共有することが重要です。事前に情報を共有することで、参加者は議題について事前に考え、より建設的な議論が可能になります。
- 資料の事前配布: 会議で使用する資料やデータは、事前に参加者に配布します。これにより、参加者は会議の内容を予習し、準備を整えることができます。
- 事前の質問や意見の募集: 会議前に参加者から質問や意見を募集し、それを会議次第に組み込むことも有効です。これにより、会議中の議論がより活発になります。
- 背景情報の提供: 特に新しいプロジェクトや複雑な議題の場合、背景情報を事前に提供することで、参加者が議題の全体像を理解しやすくなります。
ナレッジマネジメントにおすすめのツール「Huddler」
業務の効率化におすすめなのが「Huddler（ハドラー）」です。リモートワークなど離れて業務を進める上で課題になる情報共有のあらゆる課題を解決することができるオールインワンツールです。
Huddler（ハドラー）とは
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。
- リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
- 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
- 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
- カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い
このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。
Huddlerの4つの機能
会議
Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。
タスク
Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。
併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。
タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。
wiki
Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。
ファイル
Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。