調査報告書は、ビジネスの様々な場面で使われる重要なドキュメントです。企業の意思決定や戦略の策定、組織の問題解決など、多岐にわたる局面でその価値が問われます。しかし、調査報告書の書き方は初めて書く場合は特に難しそうに思えるかもしれません。
そこで本記事では、調査報告書とはそもそも何か？その書き方の基本的なポイントを解説します。具体的なテンプレートと例文も紹介するので、ぜひ調査報告書作成に役立ててください。
【こちらの記事もオススメ】
【例文あり】研修報告書の基本的な書き方！テンプレを使って効率よく作成しよう
【例文あり】クレーム報告書って？シーン別の書き方を解説【社内・社外向け】
【例文あり】情報共有メールのポイント！返信や目上の人に送るときの注意点とは
目次
調査報告書とは？
調査報告書とは、特定の課題や問題について詳細に調査を行い、その結果をまとめた文書のことを指します。この報告書は、データの収集と分析に基づく客観的な情報を提供する役割を果たします。また、企業や組織が将来の意思決定を行うための重要な基盤ともなります。内容は様々で、市場調査、競合分析、製品のフィードバック調査、社員満足度調査、プロジェクトの評価等、特定の目的に合わせて調査が行われます。結果の詳細や解釈、そしてそれに基づく提言やアクションプランを含むことが一般的です。
調査報告書は、ビジネスの現状を評価し、将来の戦略を計画するための強力なツールです。それは信頼性のあるデータに基づいた情報を提供し、組織のリーダーたちが情報に基づいた決定を行うための道筋を示します。
調査報告書の目的と役割
調査報告書は、ビジネスの意思決定過程で不可欠な役割を果たします。それは、ビジネスの環境や組織内部の状況、または特定のプロジェクトやイニシアティブの進捗状況を評価するための基礎的なツールとなります。
調査報告書の主な目的は、具体的で信頼性の高い情報を提供し、それに基づいて賢明な決定を行うことです。経営陣やチームリーダーは、調査報告書の結果を用いて戦略を策定し、問題を解決し、組織の方向性を定めることができます。
また、調査報告書はビジネスマンにとって重要なスキルでもあります。情報を効果的に収集、整理、分析し、その結果を他の人に伝える能力は、プロジェクト管理から戦略策定、顧客サービスに至るまで、あらゆるビジネスの状況で役立ちます。
調査報告書が重要である理由は、主に以下の3点です。
情報の整理と共有
調査報告書は、集められた情報を整理し、関係者と共有する手段となります。これにより全員が同じページにいることが保証され、意思決定が円滑に行われます。
意思決定の基盤
報告書には、具体的なデータや情報が含まれています。これにより、主観的な意見ではなく、具体的な事実に基づいた意思決定を行うことができます。
将来への指針
調査報告書は未来の予測にも役立ちます。現在の状況を理解することで、将来の展望を見据えることができ、新たな戦略や計画を立てるための基盤を提供します。
調査報告書作成は、ビジネスマンにとっての重要なスキルです。このスキルを身につけることで、効果的なコミュニケーションと意思決定が可能となり、組織の成長に寄与することができます。
調査報告書の基本的な構成
調査報告書は、一般的に以下の要素を含む形式で作成されます。
1. タイトルページ
タイトルページには、報告書のタイトル、作成者の名前、作成日、そして場合によっては企業名や部門名などを記載します。タイトルは具体的かつ簡潔に、報告書の主題を反映するようにしましょう。
2. 目次
目次は、報告書の全体的な構成を示すためのものです。章や節のタイトルとそれぞれのページ番号をリストアップします。読者は興味のある部分に簡単にアクセスできます。
3. 要約または序文
ここでは、報告書の主要なポイントと結論を簡潔に紹介します。全体の概要を理解するためのガイドとなり、読み手が報告書全体を読むかどうかを決定するのに役立ちます。
4. 本文
本文は調査報告書の主要部分で、以下の要素を含みます。
- 調査方法: どのような方法でデータを収集したのかを説明します。これには、使用したツール、調査対象、調査期間などが含まれます。
- 結果: 調査から得られた具体的なデータや情報を提示します。表やグラフを使用して視覚的に結果を示すことも有効です。
- 分析: 結果の解釈とその意義を説明します。データは何を意味するのか、それがなぜ重要なのかを詳しく説明します。
5. 結論と提言
ここでは、調査結果から導き出される結論と、それに基づく具体的な提言を記述します。報告書を読んだ人が次に何をすべきかについての明確なガイダンスを得られます。
6. 参考文献・脚注
報告書で使用した参考文献をリストアップします。また、報告書内で引用または参照した情報の詳細を脚注として記載することで、報告書の信頼性を確認することが可能となります。
これらの要素を組み合わせて、調査報告書はその目的と目標を達成します。また、これらの要素は読み手がが報告書を理解し、それに基づいて行動を起こすのを助ける役割も果たします。
調査報告書を書く際のポイント
調査報告書を書く上でのキーポイントは以下のとおりです。
クリアで直接的な言葉を使う
調査報告書は専門的なドキュメントですが、それは複雑な言葉を使うべきであるという意味ではありません。むしろ、直接的で分かりやすい言葉を使うことが求められます。書いた内容が正確であることはもちろんのこと、読み手にとって理解しやすいことが何よりも重要です。
データや結果を視覚的に表現する
数値や統計だけを羅列するよりも、視覚的な要素を使ってデータを提示する方が効果的です。グラフ、チャート、表などを使用することで、読み手側がデータをより早く、より直感的に理解することができます。
適切なフォーマットを選択する
調査報告書のフォーマットは、その目的と読者によって異なります。たとえば、経営陣に対する報告書は、業界の専門家に対する報告書とは異なる形式である可能性があります。読み手がどのような情報を必要としているかを考慮し、それに最も適したフォーマットを選びましょう。
チェックリストを作成する
チェックリストを作成することで、報告書が必要な要素を全て含んでいるかを確認するのが容易になります。さらに、組織内で一貫性を保つためにも役立ちます。チェックリストは、報告書の作成、編集、レビューの各ステージで活用できます。
テンプレートと例文
調査報告書のテンプレート
タイトル: [報告書のタイトル]
作成者: [あなたの名前]
作成日: [日付]
企業名: [あなたの会社名] （必要に応じて）—
目次
1. 序文
2. 調査方法
3. 結果
4. 分析
5. 結論と提言
6. 参考文献・脚注—
1. 序文
ここに報告書の要約を書きます。2. 調査方法
ここに使用した調査方法の詳細を書きます。3. 結果
ここに調査の結果を書きます。4. 分析
ここに結果の分析とその意義を書きます。5. 結論と提言
ここに結論と具体的な提言を書きます。6. 参考文献・脚注
ここに報告書で使用した参考文献のリストを書きます。また、報告書内で引用または参照した情報の詳細を脚注として記載します。
具体的な例文の紹介
以下は、各部分の具体的な書き方の例です。
1. 序文
本報告書では、私たちが行った顧客満足度調査の結果を報告します。調査は、私たちの製品とサービスについての顧客の意見と感想を把握し、改善策を検討する目的で実施されました。
2. 調査方法
オンラインで配布されたアンケートを通じて、顧客500人からフィードバックを得ました。アンケートは、製品の品質、価格、およびカスタマーサービスに関する一連の質問から構成されていました。
3. 結果
結果として、85%の顧客が私たちの製品の品質に満足していることが分かりました。しかしながら、価格については、65%の顧客が満足しており、カスタマーサービスについては、70%の顧客が満足していました。
4. 分析
結果から見て、製品の品質については高い評価を受けていますが、価格とカスタマーサービスの満足度は相対的に低いという問題があります。これらのエリアでの改善が必要であることが示唆されます。
5. 結論と提言
以上の結果に基づき、私たちは価格設定とカスタマーサービスの改善を検討することを提案します。特に、より良いカスタマーサービスを提供するための新しいトレーニングプログラムを導入することを検討すべきです。
上記はあくまで例ですので、調査内容によって検討をしてみてください。
おわりに
調査報告書は、業界のトレンドを理解し、ビジネス上の意思決定を行う上で重要な情報を提供します。明確で包括的な調査報告書を作成することは、ビジネスマンにとって非常に重要なスキルです。本記事では、調査報告書の目的、構成、書き方のポイント、さらには具体的なテンプレートと例文について紹介しました。これらのガイドラインを用いて、調査の結果を効果的に伝え、より質の高い意思決定に貢献する調査報告書を作成しましょう。
ナレッジマネジメントにおすすめのツール「Huddler」
業務の効率化にもおすすめなのが「Huddler（ハドラー）」です。リモートワークなど離れて業務を進める上で課題になる情報共有のあらゆる課題を解決することができるオールインワンツールです。
現在無料のβ版で提供しており、容量制限もなく初めてITツールを使うという方でも気軽に利用することができます。
Huddler（ハドラー）とは
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。
- リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
- 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
- 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
- カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い
このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。
Huddlerの4つの機能
会議
Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。
タスク
Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。
併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。
タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。
wiki
Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。
ファイル
Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。