近年のビジネスシーンにおいて、情報共有の徹底はもはや必要不可欠とされています。しかし、現場レベルにおいて情報共有によって得られるメリットや情報共有に必要な方法についてはなかなか浸透していないのが現状です。
今回は、情報共有を徹底する事によって得られるメリットや、生産性を向上させる為に必要な「見える化」の方法について詳しく説明していきます。是非この機会に、情報共有についてさらに理解を深めてみましょう。
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目次
情報共有によって得られるメリット
そもそも、情報共有とは社員個人個人に蓄積されている様々な情報を蓄積し、他の社員に対して共有を行い、その情報を活用する事を指します。実際に情報共有を社内で推進する事によって、企業活動上どういったメリットが得られるのでしょうか。具体的な例を下記に挙げていきます。
ナレッジの共有
組織の中で正しく情報共有を行う事により、それぞれの社員が自身の中に蓄積しているナレッジ（知識）他の社員が活用できるようになります。共有される情報は通常自分自身の業務に就いているだけでは得られないような知識である事がほとんどです。
また、所属するチーム・部署問わず共有される為長年抱えていた課題が全く関係のない部署からもたらされた情報やノウハウによって解決ができるようになる、といったことも大いに考えられます。こうしたナレッジの共有によって社員個人のスキルアップがなされ、結果として組織力・チーム力の底上げに繋がる結果となります。
時間活用の効率化
本来、自分自身が行わなければならない業務の他にもやらねばならぬ事が山積している、という話は日本企業においてよく耳にする話です。例えば上司・部下への報連相、情報共有目的のみの長時間に渡るミーティング、事業報告のための定例会議などがそれにあたります。
こういった業務に費やしている時間はそのほぼ全てが情報共有によって削減が可能です。情報共有がなされる事によって、本来の業務に割くべき時間をきちんと割り当てられるようになり組織の生産性が向上する形になります。
生産性を上げる「見える化」とは
情報共有の徹底により業務効率の最大化を図るにあたり、避けては通れない考え方の一つに「見える化」というものがあります。見える化と見えていなかったものを、作業を通して見えるようにし、それが誰とでも共有できるようにする事を指します。
今まで見えていなかったものが顕在化する事で、組織の中に潜んでいた問題や課題、事実を洗い出し解決への道筋を立てる事ができるようになり、現状の改善に繋がります。
見える化を叶える方法
それでは、ビジネスの現場で実際に見える化を導入していく場合にはどういった方法が考えられるのでしょうか？方法を正しく知る事で作業効率を上げ、そこにかかる労力を削減する事ができます。
ホワイトボードを使う
皆さんがよく知る、最もシンプルな方法として「ホワイトボードを使う」という手段があります。何十年も前からオフィス用品として使われているホワイトボードですが、見える化にとって大きな味方となりうるツールの一つなのです。ホワイトボードは共有したい情報をすぐに書き示す事ができ、多彩な色で情報の種類によって色分けし区別ができます。
また、書いたものをすぐに消し新たな情報に書き換えられるのも次々にアップデートされる情報を共有する際に適していると言えます。主な使用方法としては、予定管理に使われているのが代表的な例です。縦軸・横軸に必要な要素を書き入れ、時間の進行に伴いプロジェクトの進行度合いや社員個人のスケジュールを追加し管理していきます。
盤面を大きなシートとして捉える事で、刻一刻と変化していく状況を分かりやすく整理するのにホワイトボードは大変優れたツールです。現代においてはとてもアナログなツールとなりましたが、まだまだ根強い支持を得ている理由があるのにも頷けます。
エクセルを使う
業務の見える化に大きく貢献したツールの一つとしては「Excel」がよく挙げられます。業種問わず、アセスメント（数値化）が必要な業務に対してExcelはとても相性の良いツールといえます。表計算ソフトですので表やグラフの作成も容易に行う事ができ、データとして保存が可能な為電子メールや社内ネットワークによって情報共有をスムーズに行う事ができます。
ビジネス用PCには必ずインストールされているMicrosoft Officeに標準搭載されているアプリケーションなので、これからも業務の見える化に必要不可欠なツールとして活用されるでしょう。
専用ツール・アプリ
近年において、業務遂行に使われる端末はPCだけではなくスマートフォンやタブレットも加わってきています。そうした際、スマートフォンでも簡単に操作・運用可能なビジネス用情報共有アプリやツールが数多く開発されています。出先で気軽に利用ができ既に作成済みのテンプレートに入力するだけでチーム内へすぐに情報共有する事が可能な為、見える化の促進に大いに役立ちます。
こうしたテクノロジーの進化によって、見える化において最も重要な「現状の把握」をよりリアルタイムに行えるようになります。
まとめ
情報共有によって得られるメリットを正しく理解し、業務における「見える化」の徹底を進める事であらゆる業務の効率化が図られ結果として組織全体の力を底上げする事に繋がります。今回の記事を参考に、日々どのように情報共有について向き合うかを改めて再確認するのも良いかもしれません。