Googleフォームは、簡単かつ効果的なアンケート作成ツールです。Googleのアカウントさえあれば、簡単にアンケートだけでなく、問い合わせフォームななども作ることができます。また、Googleスプレッドシートなどのツールと連携することで、面倒な集計が簡単にでき、分析もすぐ行えます。フォーム作成ツールは様々提供されていますが、初心者から中級者まで幅広い利用者に適していると言えるでしょう。
この記事では、Googleフォームをまだ使ったことがない、これから使ってみようという方に向け、基本的な使い方から具体的な作成手順、基本操作につて詳しく解説します。Googleフォームを効果的に活用し、効率的なアンケート作成や情報収集を行いましょう。
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目次
Googleフォームとは
Googleフォームは、Googleが提供するオンラインアンケート作成ツールです。誰でも無料で利用することができ、使いやすさと多機能性が特徴です。Googleフォームを使用すると、簡単にカスタマイズ可能なアンケートを作成し、回答を収集することができます。個人やビジネスのさまざまなニーズに応じて利用されており、イベント登録や顧客満足度調査、フィードバック収集など幅広い目的に活用されています。
Googleフォームの概要
Googleフォームは、シンプルなインターフェースと直感的な操作性が特徴です。使い始めるための煩雑な手続きは不要で、Googleアカウントを持っていればすぐに利用できます。また、デバイスの制約もなく、パソコンやスマートフォン、タブレットなどさまざまな端末からアクセスすることが可能です。
Googleフォームは、質問タイプのバリエーションも豊富です。テキスト入力、ラジオボタン、チェックボックス、ドロップダウンリスト、スケールなどのさまざまな形式の質問を簡単に作成できます。また、必須回答やページ分割、進行制御などの設定も柔軟に行えます。さらに、フォームのデザインをカスタマイズしたり、画像やロゴを追加することもできます。
Googleフォームの特徴
数あるサービスの中でなぜGoogleフォームが人気なのでしょうか。下記に主な特徴を4つ挙げています。
シンプルかつ直感的なインターフェース
Googleフォームは、使いやすいインターフェースを備えており、直感的な操作方法やわかりやすいメニュー構成により、初心者でも迷うことなくフォームを作成できます。
クラウド連携と自動保存
Googleフォームは、Googleのクラウドサービスと連携しており、回答データは自動的にGoogleスプレッドシートに保存され、リアルタイムで更新されます。データの整理や分析が容易であり、いつでもアクセスできます。
多人数での共同編集
複数のユーザーが同時にフォームの作成や編集を行うことができます。チームでのプロジェクトや共同作業に適しており、効率的な作業が可能です。
高度な機能と拡張機能
アンケートやフォームに必要な基本機能だけでなく、例えば分岐ロジックを設定して特定の回答に応じて質問をスキップしたり、時間制限を設定して期間限定のフォームを作成したりすることができます。さらに、アドオンや連携ツールを活用することで、フォームの機能を拡張し、自動化やデータの連携などを行うことも可能です。
Googleフォームの基本操作
早速、Googleフォームの基本的な操作方法について順を追って確認してみましょう。
Googleフォームのアクセス
Googleフォームを作成するには、以下の手順をご覧ください。
1.Googleフォームの画面から、フォームに移動します。もしGoogleアカウントを持っていなければ作成の上ログインをしておきいましょう。
2.新しいフォームを作成するか、既存のフォームを編集します。
フォームの作成方法
Googleフォームで新しいフォームを作成するには、以下の手順を実行します。
1.Googleフォームのホーム画面で、新しいフォームを作成から空白を選びます。そのほか、目的や用途に合わせて様々なテンプレートが用意されています。
2.フォームのタイトルを入力します。わかりくい場合はフォームの説明を追加することもできます。
3.「無題の質問」ボタンをクリックして、質問を作成します。選択肢の種類や設定を選択できます。
4.質問の追加は右側のメニューからできます。
5.必要に応じて、「セクションを追加」を使用してフォームを複数のページに分けることもできます。
5.フォームが完成したら、「送信」ボタンをクリックして設定を保存します。
Googleフォームのカスタマイズ
上記で基本的なフォーム作成の流れをご紹介しました。Googleフォームは目的や質問の毛色に合わせて様々なカスタマイズをすることが可能です。
テキスト入力の設定
テキスト入力では、回答者が自由にテキストを入力することができます。質問文を作成し、必要に応じて入力制限や回答例の指示を追加することもできます。例えば、文字数制限をかける際は下記のように、回答の形式を記述式を選択し、右下の３つの点マークをクリックし「回答の検証」を選択します。
回答の長さを制限したい場合は左側の選択肢から長さを選択し、最大文字数を入力しましょう。
ラジオボタンの設定
ラジオボタンでは、複数の選択肢から1つを選ぶ形式です。質問文と選択肢を設定し、回答者が1つだけ選択するようにします。
チェックボックスの設定
チェックボックスでは、複数の選択肢から複数個を選ぶ形式です。質問文と選択肢を設定し、回答者が複数の選択肢を選ぶことができるようにします。
スケールの設定
スケールでは、回答者がある範囲内で評価や意見を選ぶ形式です。質問文とスケールの範囲（例: 1から5まで）を設定します。
必須回答の設定
必須回答を設定することで、回答者に対して特定の質問の回答を必ず求めることができます。必須回答の設定により、必要な情報を欠かさず収集することができます。
画面右下の必須ボタンで切り替えが可能です。
ページ分割と進行制御の設定
複数のページにアンケートを分割することで、回答者の負担を軽減することができます。また、進行制御を設定することで、回答者に特定の質問を表示するかどうかを制御することができます。特定の条件に基づいて質問をスキップするなどの設定が可能です。
質問の回答によって分岐いさせる場合は、右下の３つの点マークをクリックし「回答に応じてセクションに移動」を選択します。すると選択しごとに遷移させるセクションを選択できるようになります。
Googleフォームの活用例
Googleフォームの柔軟性とデータ収集の効率性を活かして、アンケート調査、イベント登録、予約受付、顧客満足度調査など、さまざまな目的に活用することができます。自由度の高いフォーム作成とデータのリアルタイム収集により、効果的な情報収集と意思決定を実現しましょう。
アンケート調査の活用
Googleフォームの使い方として一般的に思い浮かぶのはアンケート調査でしょう。特定のテーマに関する意見やフィードバックを収集するために、質問項目を作成し、回答者からの回答を収集します。アンケート結果を分析し、意思決定や改善策の立案に役立てることができます。
イベント登録や予約受付に活用
Googleフォームは、イベント登録や予約受付のためにも活用することができます。参加者の氏名、連絡先、参加人数などの情報を収集するためのフォームを作成し、参加者が必要な情報を提供できるようにします。また、フォームの自動返信機能を使用して、登録完了や予約確認のメールを送信することも可能です。
顧客満足度調査やフィードバックの収集に活用
顧客満足度調査やフィードバックの収集にも、Googleフォームを活用することができます。顧客の満足度や意見を把握するための質問項目を作成し、顧客からのフィードバックを収集します。収集した情報をもとに、サービスや製品の改善点や強化点を特定し、顧客満足度の向上に役立てることができます。
情報管理におすすめのツール
様々ある情報を一元管理するのにおすすめなのが「Huddler（ハドラー）」です。こういった管理ツールは国内外含め数多提供されているため、自分たちの組織の目的や状況に合わせて、一番フィットするツールを選ぶことで、その後の運用もスムーズになります。
「Huddler（ハドラー）」は、シンプルな画面設計でITツールに詳しくない方でも簡単に使い始めることができます。
Huddler（ハドラー）とは
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。
- リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
- 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
- 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
- カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い
このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。
Huddlerの4つの機能
会議
Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。
タスク
Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。
併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。
タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。
wiki
Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。
ファイル
Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。