【テンプレートあり】事務職の分かりやすい業務マニュアルの作り方！例文付き

事務職において、業務マニュアルは非常に重要な役割を果たしています。業務マニュアルがあれば、新しいメンバーの教育やトレーニングに役立ち、業務の効率化や品質管理にもつながります。しかし、わかりやすい業務マニュアルを作成することは簡単なことではありません。

 

本記事では、事務職向けの分かりやすい業務マニュアルの作り方について、具体的な手順を解説しています。また、テンプレートも用意しているため、ぜひ参考にしていただければ幸いです。。

 

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業務マニュアルを作成する4つのメリット

業務プロセスの標準化

業務マニュアルを作成することで、業務プロセスを明確化し、標準化することができます。従業員が同じ手順で業務を行うことで、業務の効率性を高めることができます。

業務トラブルの軽減

業務マニュアルを作成することで、業務プロセスや手順が明確になり、業務トラブルの発生率を軽減することができます。また、トラブル発生時には、マニュアルに基づいて問題を解決することができます。

新入社員の教育コスト削減

業務マニュアルを作成することで、新入社員に業務の手順やルールを一から教える必要がなくなります。従業員がマニュアルを読んで理解することで、教育コストを削減することができます。

業務品質の向上

業務マニュアルを作成することで、業務プロセスや手順が明確になるため、業務の品質を向上させることができます。また、マニュアルに沿って業務を行うことで、品質の一定化も図ることができます。

 

業務マニュアルを作成する際の4つの注意点

目的を明確にする

業務マニュアルを作成する目的を明確にし、必要な情報を絞り込むことが重要です。そのために、予め業務プロセスや手順の詳細な調査や文書化を行い、目的に合わせて必要な情報を整理しましょう。

読み手に合わせた文体や表現を使う

読み手に応じて、わかりやすい文体や表現を使うことも大切です。例えば、新入社員には基本的な用語を使い、既存の社員には専門用語や略語を使用しても良いでしょう。また、図やグラフなど視覚的な手段を用いることも効果的です。

レイアウトの工夫

レイアウトを工夫することで、読みやすくすることができます。例えば、見出しを使って情報を整理したり、箇条書きや番号付きリストを使って手順を明確化するなどして誰がみても分かりやすいマニュアルにしましょう。

アップデートをする

業務マニュアルは、業務プロセスや手順が変更されるたびに更新する必要があります。定期的にアップデートを行い、最新の情報を提供することが重要です。また、変更があった場合はすぐにマニュアルを更新することが望ましいです。更新日なども明記しながら都度アップデートし、最新の状態を保ちましょう。

事務職向け業務マニュアルの作成手順

以下で、事務職用の業務マニュアルを作成する手順。あくまで例なので、業種、会社の規模、組織やチームの業務内容などによって必要なことを考える必要があります。

1.目的を示す

業務マニュアルを作成する際には、まずそのマニュアルの目的を明確にし、示す必要があります。何のためにマニュアルを作るのか、誰が使うのか、どのような業務内容をカバーするのかを明確にしましょう。

 

2.マニュアルの構成を決める

次に、マニュアルの構成を決めます。例えば、目次や章立て、項目の並び順などを決め、それに合わせてマニュアルのテンプレートを作成します。

 

3.内容を整理する

マニュアルに記載する内容を整理します。業務の流れや手順、作業のポイントや注意点、様式や書式の例など、必要な情報を整理して、それぞれの項目に沿ってマニュアルを作成します。

 

4.文章を作成する

次に、整理した内容を基に、文章を作成します。文章は、簡潔かつ分かりやすく、誰でも理解できるようにすることが大切です。また、用語や用字の統一にも注意しましょう。

 

5.図表を作成する

文章だけでなく、図表や画像を使って説明を補足することも有効です。例えば、フローチャートやイラストを使って、業務の流れを説明することができます。

 

6.レビューして改善する

マニュアルを完成させたら、最後にレビューして改善することが大切です。他のスタッフや上司にチェックしてもらったり、実際に使ってみて改善点を洗い出したりすることで、より分かりやすく使いやすいマニュアルに仕上げることができます。

事務職向け業務マニュアルの例

書類の整理と保管の例

※これらのテンプレートはあくまでも例です。実際に作成する際には、目的や業務内容に合わせて適宜変更してください。

 

業務マニュアル管理におすすめのツール「Huddler」

在宅勤務における大切な役割を果たしている業務マニュアルの管理にもおすすめなのが「Huddler（ハドラー）」です。離れて業務を進める上で課題になる情報共有のあらゆる課題を解決することができるオールインワンツールです。

現在無料のβ版で提供しており、容量制限もなく初めてITツールを使うという方でも気軽に利用することができます。

 

Huddler（ハドラー）とは

会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/

 

会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。

 

Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。

 

• リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
• 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
• 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
• カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い

 

このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。

Huddlerの4つの機能

会議

Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。

 

タスク

Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。

 

併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。

タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。

 

wiki

Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。

 

ファイル

Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。

 

Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。

まとめ

業務マニュアルはビジネスにおいて欠かせない重要なドキュメントであり、正しい作成方法や必要な項目を把握することが大切です。本記事では、業務マニュアルの作成時の注意点や、必要な項目やテンプレートを解説しました。初めて作成する方や、改善したい方は、ぜひこの記事を参考にして、効果的な業務マニュアルの作成に取り組んでいいただけると幸いです。しっかりと作成すれば、業務効率化につながり、組織全体の効率を上げることができます。