今や業務の効率化は非常に重要になっています。どのように効率化を図るかは、企業や職種によって様々で、やり方も千差万別と言えるでしょう。しかし業務効率化に失敗すると、余計に効率が悪くなってしまいます。
それでは業務効率化を成功させるには、どうしたらいいのでしょうか。今回この記事では、業務効率化の目的やメリット、効果的な施策を紹介していきたいと思います。
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目次
業務効率化とは
それでは業務効率化とはそもそも一体何でしょうか。簡単に説明すると、業務を進める中で発生する『無理な部分』『無駄な部分』『ムラがある部分』を排除していく働きのことを示します。業務効率化を図ることで、企業の生産性が上がるので、企業にとって業務効率化は大前提と言えるでしょう。
業務効率化がなかなか進まない背景
業務効率化を図っても、なかなか進まない場合もあります。その原因は様々ですが、担当者が業務の内容や現状を全く把握していないのが最も多い原因だと言えるでしょう。効率化を図りたい場合はまず、『今はどんな手順で進めているのか』というのを把握しなければいけません。
そもそも担当者がそのヒアリングに時間がかかってしまえば進みませんし、マニュアルの内容と実際の手順に相違があれば、いつまで経っても業務効率化は進みません。適切に現在の手順や業務の流れを把握することが重要です。
業務効率化の目的は？
そもそも、業務効率化はどんな目的があるのでしょうか。目的は様々ですが、今回は3つの項目に分けて具体的に説明していきたいと思います。ぜひご覧ください。
無駄な労働時間が減る
業務の効率化によって、無駄がなくなり、自動化出来る部分は自動化されて、従業員の労働時間が減るのが見込めます。労働時間が減るということは、残業が減るのと同じです。残業が減るということは、従業員の心身的なストレスがかなり軽減されるので、大きなメリットになります。
職場環境が良くなる
業務効率化を図ることで、残業が減りますし、生産性も向上して収益率が向上します。そうすることで働く環境が改善されて、従業員の離職率が下がるでしょう。離職率が下がれば優秀な従業員も離れることはないので、企業にとって大きなメリットになります。
新事業を始めやすくなる
業務効率化をすることで労働時間が減って、収益率も上がるのは先ほども記述していきました。労働時間が減ると時間に余裕が出来て、収益率が上がれば企業側のコストにも余裕が出来るでしょう。
そうすると、新しい事業に手を出していくことも可能で、さらなる収益が見込めて企業としての基盤がさらに固くなります。
業務効率化が必要な理由
業務効率化が必要な理由も多岐にわたります。少子高齢化による労働人口の減少や、ライバル企業の増加、今や全国的に取り組んでいる『働き方改革』も理由の一つです。そういった社会的な変化によって業務効率化は求められていますし、今後もずっと必要とされ続けるでしょう。
業務効率化に効果的な施策
それでは業務効率化にとても効果的な施策やアイディアを挙げていきたいと思います。と言っても、施策やアイディアはたくさんありますので、今回は代表的なものを5つ挙げていきたいと思います
業務で使用する紙を減らす
所謂ペーパーレス化です。業務に必要な書類や会議で使う書類は、紙そのものにコストがかかりますし、印刷する際のインク代、ましてや保管場所もかなりスペースを取ります。その紙を失くすだけでも大幅なコスト削減が見込めますし、印刷する時間や書類を配布する時間が減るので、労働時間の削減にも繋がります。
ITツールの導入
ツールを導入することで様々な事が出来るようになります。コミュニケーションはもちろんのこと、データやファイルなどの情報共有、そしてタスクの管理が可能になると言えるでしょう。
コミュニケーションをする際には、わざわざ相手の席まで移動しなくても大丈夫で、ツール上のデータ共有は素早いので、そういう点でも時間の削減が出来ます。そして、タスクの管理をすることで、今進めている業務を視覚化することが出来るのです。
マニュアルを作成する
マニュアルがあれば、新人従業員を教育する手間が省けますし、業務中に『ここはどうするのか』『何をすればいいか』という疑問も簡単に解消出来ます。すでにマニュアルがある場合は、マニュアルを見直して今の業務の流れと比較すると良いでしょう。
そうすることで、無駄だった部分やムラがある部分にさらに気付けるようになります。
まとめ
業務効率化についてまとめていきましたが、いかがだったでしょうか。今や業務の効率化は避けられないと言ってもいいほどです。なので『時間がないから無理』『コストがないから無理』と諦めないようにするのがとても重要と言えます。
この記事を読んで、少しでも業務効率化に興味を感じて、効率化を考えるきっかけになって頂ければ幸いです。