情報マネジメントツール『Huddler（ハドラー）』は、「会議」を起点に、タスクやナレッジ、ファイルなどあらゆる情報管理を1プラットフォームで完結させることでチームの業務効率化を促進することができるツールです。今回はHuddlerをご活用いただいている企業様へインタビューを実施させていただきました。
この度インタビューを実施させていただいたのは、「わが街みんなのクリニック」として2020年4月から千歳市で地域医療を支えている医療法人ミライエ様です。2022年10月に緑町診療所を医療法人ミライエとして法人化され、新たな発展のステージに立っておられます。
デジタル技術の進歩や新型コロナウイルス蔓延などの時流の変化を捉え、先駆けてオンライン診療を取り入れたり、ネットの予約や問診で待ち時間短縮に取り組んだりと、医療分野でのICTの活用を推進しています。
新しい技術を取り入れながら、患者中心の「ささえる医療」を目指すというビジョンを掲げる中で、どのようにHuddlerを活用しているのか、詳しくお話を伺いました。
インタビューさせていただいた方：
医療法人ミライエ 平周馬様
業務フローの効率化をHuddlerで加速させたい
ー簡単な自己紹介と貴院について教えていただけますか？
平様：千歳市にある緑町診療所が、2022年10月に法人化し、「医療法人ミライエ」が立ち上がりました。その中で今後、ICTの活用をより活発的に進めていこうということで、元々IT業界に携わっており、知見のある僕がアサインされた形です。当院では法人化前から、ICT活用に力を入れており、オンライン診療やWeb予約システムの導入など、医療現場周りのIT化を進めていました。今後はさらに業務効率も上げていきたいと思い、ツール導入を検討しました。
ー弊社代表の五十嵐からの紹介でHuddlerを知っていただいたきましたが、実際に導入に至った背景について教えていただけますか？
平様：そうですね。元々の知り合いでもある五十嵐さんから紹介を受けていたので、Huddlerの存在は結構前から知っていました。当時は他のツールの兼ね合いもあり、本格的に業務で使えていなかったのですが、今回、業務フローの効率化を加速させるという目標のもと、現場で非効率になっている部分をHuddlerで解決できるのではないかと思い、導入しました。
現在のHuddlerの主な使い方としては、タスク管理をメインに使っていて、院長と外部の協力会社とのコミュニケーションをとるという部分で活用しています。併せて、外部とのミーティングや内部でのミーティングで、会議機能を使ったり、そこにタスクを紐付けて使ったりもしています。
（Huddler タスク管理画面）
まだ使い始めてから日が浅く、これから使い込んでいくという段階なのですが、タスク管理機能はすでに結構使っています。僕自身のタスク管理はもちろん、日中帯は特に診察で忙しい院長先生がHuddlerのタスク機能を通して「こういうものが今アクティブに動いている」とか、「確認中である」とか「完了済み」といった進捗状況を可視化するという部分で活躍してくれています。
長岡：なるほど。元々あった普段のタスク管理の課題とHuddlerがフィットしたという背景もあるのでしょうか。
平様：そうですね。タスク管理の面で特にHuddlerが役立っています。あとは、会議のアジェンダやレジュメとかを共有する機能がHuddlerには組み込まれていて、それに紐づけてタスクやwiki、ファイルも一括で集約できるという部分も大きいです。
こういった情報管理は運用の仕方によっては、それぞれ点と点でバラバラになってしまうので、それがHuddler一つで共有までできるという部分はかなり使いやすいなと思います。
（Huddler 議事録とタスクの紐付け画面）
会議とタスクが紐付く。情報管理の導線のシンプルさが決め手
ーツールを選定するにあたって、比較はされたんでしょうか。
平様：そうですね。僕個人としては使ったことのあるツールはもちろん他にもあったので、多少比較はさせてもらいました。
最終的にHuddlerを選んだ決め手としては、一番は会議機能があることでした。以前使っていたプロジェクト管理ツールは、会議主体ではなくタスクを管理するのに特化していて、その単体の機能としては使いやすさは正直勝っていた部分もあると思います。だけど、会議とタスクを紐付けつつ、wiki、ファイル機能もあるという導線がシンプルで分かりやすくて他よりいいなと思いました。
あと細かいところで言うと、タブの管理でリンクを追加できるのが結構便利です。意外と痒いところに手が届くというか。定期のオンライン会議のURLを貼ったり、外部ファイルで共有したいものがあればリンクを追加したり、分かりやすいです。
（Huddler タブ管理画面）
長岡：嬉しいです！実は最初実装されたときはなかなか使ってくれるユーザーさんが多くなかったので、そのように活用いただけてありがたいです。
平さん：えーそうなんですね。webでいうグローバルナビゲーションみたいに上部にあるので、自分でメニューをいじれる感じがすごくいいなと思います。
ー実際にHuddlerを使い始めての感想はどうでしたか？また、事前の想定と異なる点などはありましたか？
平様：そうですね。実際使うようになって、Huddlerのタスク上でコメントしあうものとかもあって、もう少し通知が選べるといいかなと思っていました。コメントしてもらっていても気づかないこととか結構あるので。
五十嵐：その機能は実はすでに出来上がっているんです。数日以内にリリースできると思います。（2022年12月13日 リリース）
（Huddler メンション機能画面）
平様：そうなんですか！嬉しいです。あとは診療所だとどうしても現場で体を動かして働いている人が多くて、なかなかデスクワークをする時間がないので、タスクをスマホで見られるようになるといいなと思います。
当院ではLINE Worksをコミュニケーションツールとして使っているのですが、そこでタスクを管理できているわけではないんですよね。例えば、必要な共有情報をHuddlerに記載して、スマホで見られるようになっていれば「あの手順なんだっけ」というのが、パッと手元で見られるのでより便利になると思います。
五十嵐：なるほど、ありがとうございます。参考にさせていただきます！
ー一緒に使われる方へのアナウンスはどのようにされましたか？
平様：現在主に使っているのは、僕と院長の中でタスクを整理するというのと、もう1人内部の人が使っていて、あとは外部の制作会社とのやり取りで使っています。
その制作会社さんは僕がゲストで招待したのですが、結構好評で、今後自分たちでもワークスペースを作って社内で使おうかなという話になっていますね。
長岡：なるほど！そのように自然に広がるのはすごく嬉しいです。
ー 実際のご利用シーンを見せていただくことってできますか？
平様：大丈夫ですよ。今から画面共有しますね。
外部と共有しているルームと、内部用のプライベートなルームがあります。
今アイコンが出ているのでちょうど外部の制作会社の人がタスクを見てくれているようです。トレイの運用方法でいうと、デフォルトでついているトレイとは別に「保留中」というトレイを1つ作って、検討しているタスクはここに入れたりしていました。
（実際にお見せいただいたHuddler タスク管理画面）
※個人情報が含まれるため、一部加工させていただいています。
長岡：結構トレイ分けはルームごとに変えてたりするんですか？
平様：いえ、基本的には共通にしています。あまり変えるとばらつきが出ちゃうかなと思って。デフォルトの未対応、対応中、完了に保留をつけている感じですかね。
長岡：このタスク管理は会議の時だけとかではなく、日常的に各々が確認してステータスを変更したり進捗確認をしていたりするんですか？
平様：そうですね。会議体というのがばらつきがあって定期ではやっていないのでタスクは自立している感じですね。なのでタスクのコメントとかの通知がされるのはとても便利だと思います。
長岡：なるほどですね！タスクごとのコメント欄も結構使われるんですね。wysiwyg対応しているので、活用いただけて嬉しいです！
平様：コメント欄めっちゃ使ってます。画像を貼ったりもしますし、外部の制作会社とのコミュニケーションも取れて便利です。あとできれば、親子でタスク管理できると尚いいですね。共通のプロジェクトで複数のタスクが発生することもあるので紐付けられるといいですね。
五十嵐さん：あとラベル付とかですよね。実装予定ではあるので、今後にご期待ください！
平様：ちなみに他の会社さんって会議やタスクをどのように使っているのですか？
長岡：そうですね、結構会議機能を軸に使われるユーザーさんが多いですね。今はオンラインミーティングも多いので、リアルタイムで会議の議事録をまとめて、タスクも併せて紐付けるような感じです。
タスク機能単体の使い方としては、まずプロジェクトごとにルームを作って、トレイも期日やステータスごとに分けたりという感じで運用方法は結構バラバラですね。
あと、ユーザーさんによってはwikiを主に使っているというお客様もいて、不動産会社さんの事例だと物件情報をまとめていたり、営業さんだと顧客情報を入れたり、業界ニュースを他社と共有するときに使ったりと。結構、会議を軸に使いつつも、派生して他の機能も使って、いつの間にか会議以外の機能も日常的に使うようになったりします。
平様：wikiは当院でも結構使っていますよ、内部用のルームには必要な共有したい情報も蓄積しています。
長岡：そうなんですね！wikiは下書き機能や、編集権限の制限などもできるのでぜひ幅広いシチュエーションで使っていただけると嬉しいです。
チャットだと必要な情報が流れていってしまうという課題
ーHuddler導入前はどのようにタスクを管理されていたのでしょうか？
平様：外部とのやりとりはchatworkで行っていました。でもタスク機能も使っていなくて、チャット上のコメントでやりとりしていた感じだったので、いつも情報が流れていってしまっていましたね。終わっていないのか終わっているのかも分からなくて、ごちゃごちゃになっていました（笑）
五十嵐：チャットあるあるですね（笑）
長岡：となると、会議の議事録とかもチャットツールに入れていたんですかね？
平様：そもそも会議の議事録自体、蓄積していなかったと思います。もしかしたらGoogleドキュメントとかに記入していたのかもしれないですが、共有はされていないはずです。各々でメモ取っていたりとかだったのできちんと管理はされていなかったです。
長岡：なるほど。Huddlerを導入されたことによって結構その議事録やタスク管理周りのフローはガラッと変わったのではないでしょうか？
平様：それは間違い無いですね。なので大変助かっています。お世辞では無いですよ（笑）
長岡：ありがとうございます！
使い始めのユーザーでも自発的に活用できる分かりやすいUI
ータスク管理などの今の運用ルールは設定に時間はかかりましたか？
平様：いや、早かったと思いますね。僕が主導で進めたのですが、こういうツールがあってこういう使い方するのでみなさんご協力ください、という簡単なレクチャーの時間を一回作って案内しました。
長岡：レクチャー会を開かれたんですね！みなさんから疑問が出たりとかはありませんでしたか？
平様：そうですね、特に疑問を貰うことはなく、スムーズに運用し始めることができましたね。
ーHuddlerを利用する中で、印象に残っているシチュエーションなどはありますか？
平様：難しい質問ですね（笑）しいてあげるなら、使い始めてから基本的にタスクを追加していくのは僕だけだったんですが、他の人が自発的に使ってくれた時に「活用してくれてるな」という嬉しさはありましたね。
長岡：なるほど！それは大きな一歩ですね。
平様：外部の会社もそうなんですが、院長先生も診療が終わった後に自分でタスクを追加しているのを見て嬉しかったです。しかも会議とちゃんと紐付けて追加していたので使いこなしているなと感じました。
長岡：紐付け、いいですね！浸透のステップアップが目に見えますね。ファイルも紐付けながら使ったりもされますか？
平様：今ちょうど当院のサイト制作の動きがあって、関連データはここに入れていこうと思っています。外部の会社と議事録の共有やタスクの管理だけでなく、関連素材のやりとりでも便利に使えると思います。
（Huddler ファイル機能画面）
長岡：なるほど、ありがとうございます。
ー今後この機能を使っていきたいとか、こういうシーンで使いたいということはありますか？
平様：今だとまだ会社全体で使えているかというと、そうではないので。業務的にデスクワークの人ばかりではないので、会社全体で使うかは分かりませんが、もう少し事務系の人たちは巻き込んで使いたいなとは思っています。
情報整理から共有まで、一連の流れがHuddlerひとつで完結
ー今後Huddler導入を検討している人にオススメするとしたらのポイントがあれば教えてください。
平様：Huddlerのおすすめポイントは、会議からタスクの整理と、それに紐づくファイルだったり必要な基本情報をwikiに記載できたりという一連の流れがすごく整備されているので、非常に分かりやすく使えるかなと思います。
長岡：なるほどですね。情報共有の一連の流れがHuddlerで完結するという部分ですかね。
（Huddler 各機能への画面遷移イメージ）
平さん：そうですね、Huddlerは複雑な作りをしていないので触ってれば自然にわかるような感じだと思います。多分不慣れな方でも使い慣れている方でも非常に分かりやすくて、インターフェースもシンプルで誰でも使いやすいのはすごく良いポイントだと思います。
なのでまだタスク管理を導入していない企業とか、会議のレジュメはGoogleドキュメントで蓄積している、タスクは別で管理されているとか、バラバラのツールを統一する際にもHuddlerはすごくおすすめしたいなと思いますね。
インターフェースがシンプルで分かりやすいというところはとにかく他よりもいいなと思うポイントです。
長岡：ありがとうございます。もう少しすると「ガントチャート機能」がつくのでぜひ期待していただければと思います。
平さん：今後のアップデートもすごく楽しみです。これからもどんどん使っていきたいと思います！
ー平様、インタビューにご協力いただき、ありがとうございました！