ワールドカフェは、さまざまな意見やアイデアを活発に交換することで、ビジネスの課題解決に新たな視点をもたらします。この手法では、小さなグループに分かれた参加者が、リラックスした雰囲気の中で対話を展開し、これにより組織内のコミュニケーションの壁を低くし、チームの一体感を高めることが期待できます。
本記事では、ワールドカフェの概要とそのメリット、具体的な進め方について、ビジネスシーンにおける実践的な視点から解説していきます。
目次
ワールドカフェとは
対話と共有を核とするワールドカフェは、参加者同士がリラックスした環境で意見交換を行い、多様な視点から新しいアイデアを引き出す手法です。この章では、ワールドカフェの基本概念、その起源、そしてビジネスでの応用方法について掘り下げていきます。
概要と起源
ワールドカフェは、参加者が小グループに分かれ、対話を通じてアイデアを共有し、集団の知恵を引き出すファシリテーション手法です。1990年代にアメリカで始まり、ビジネス、教育、コミュニティなど幅広い分野で採用されています。
ビジネスにおける応用
ビジネスの文脈では、チームビルディング、問題解決、アイデア創出のセッションに利用されます。参加者の多様な視点を活かし、創造的な対話を促すことで、組織全体のイノベーションと結束力を高める効果が期待されます。
ワールドカフェのメリット
ワールドカフェがもたらす主な利点について考えてみましょう。
アイデア共有の促進
ワールドカフェは、異なるバックグラウンドを持つ人々が一堂に会し、アイデアを共有する理想的な場を提供します。この開かれた環境により、隠れたアイデアが表面化し、新しい解決策が生まれやすくなります。参加者が自分の考えを自由に表現できることで、集団全体の思考が刺激され、革新的なアイデアが浮かび上がることがあります。
チームの結束力強化
共通の目的に向かって対話を重ねることで、参加者間の信頼と理解が深まり、チームワークが促進されます。このプロセスを通じて、組織内の結束力が強化されるのです。異なる部署や背景を持つ人々が互いの視点を理解することで、チーム内の協力が促され、組織全体としての一体感が生まれます。
多様性と創造性の活用
ワールドカフェは、多様な視点を尊重し、それを活かすことを奨励します。この多様性が、創造性の源泉となり、イノベーションへの道を拓きます。参加者が異なる専門知識や経験を持ち寄ることで、従来にはないアイデアやソリューションが生み出され、組織の問題解決能力や創造力が高まります。
ワールドカフェの実施方法
ワールドカフェを成功させるためには、丁寧な準備と計画が欠かせません。ワールドカフェを効果的に実施するための具体的なステップについて解説します。
必要な準備
ワールドカフェの成功は準備にかかっています。会場は参加者が対話しやすい、リラックスした環境であることが重要です。適切なテーブル配置、心地よい照明、静かな音楽など、対話を促進する環境を整えましょう。資料や質問は事前に準備し、参加者が議論の出発点を持てるようにします。
実施ステップ
実施ステップには、まず全体でのオリエンテーションが含まれ、目的とプロセスの説明を行います。次に、参加者は小グループに分かれ、与えられたテーマについて議論を開始します。各テーブルにはファシリテーターがいて、対話が円滑に進むようサポートします。一定時間ごとにグループをローテーションし、新たなテーブルで対話を継続します。セッションの終わりには、各グループから得られたアイデアを全体で共有します。
テーマの選定
効果的なテーマ選定は、参加者が積極的に関与し、意義ある対話を生むために不可欠です。テーマは参加者の関心事や組織の目標に関連するものが好ましいです。また、具体的かつ開かれた質問形式であることが、参加者に広範囲の視点からアプローチする機会を提供します。事前に参加者からテーマに関するアイデアを募集することも、エンゲージメントを高める効果的な方法です。
ワールドカフェのポイント
ワールドカフェを実施する際、その成果を最大化するためにはいくつかの重要なポイントがあります。
参加者の選定
参加者選定の際は、セッションの目的やテーマに照らして、最も貢献できる人物を選ぶことが大切です。異なる部署や役職、専門知識を持つ人々を含めることで、議論を豊かにし、新しい視点を導入できます。また、新鮮なアイデアを求める場合は、組織外の参加者を招待するのも一つの方法です。
効果的なフォローアップ
セッション後のフォローアップは、ワールドカフェで生まれたアイデアを実行に移すために重要です。議論の内容を詳細に文書化し、参加者や関連部署と共有することで、アイデアの可視化と共有が促進されます。さらに、具体的な行動計画を策定し、担当者を明確にすることで、アイデアの実現に向けた具体的なステップを踏み出すことができます。
ナレッジマネジメントにおすすめのツール「Huddler」
業務の効率化にもおすすめなのが「Huddler（ハドラー）」です。リモートワークなど離れて業務を進める上で課題になる情報共有のあらゆる課題を解決することができるオールインワンツールです。
Huddler（ハドラー）とは
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。
- リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
- 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
- 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
- カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い
このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。
Huddlerの4つの機能
会議
Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。
タスク
Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。
併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。
タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。
wiki
Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。
ファイル
Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。