これまで企業における働き方は、固定的で一方向性のあるものが多かったですが、テクノロジーの発展と共に、その働き方は大きく変化し始めています。その一つが、「ワークシェアリング」です。しかし、「ワークシェアリングって何？」と疑問に思うビジネスパーソンも多いでしょう。
この記事では、ワークシェアリングは一体何なのか、その具体的なメリットは何なのか、どのようなツールを使って実現できるのか、どのような課題があるのか…等、ワークシェアリングに関するノウハウを解説します。
目次
ワークシェアリングの基本
ワークシェアリングとは、企業やチームが特定の業務を分割または共有することによって、効率的にタスクを完了するための作業方式を指します。これは、一人が全ての業務を一手に担うのではなく、複数のメンバーがそれぞれの専門性や能力を生かして業務を分担し、共有することで全体の生産性を高める働き方の一つです。
ワークシェアリング普及の背景
ワークシェアリングの発生は、主に以下の二つの背景によります。
- テクノロジーの進化：インターネットの普及とクラウドコンピューティングの進化により、リアルタイムでの情報共有や遠隔地での共同作業が可能となりました。これにより、物理的な場所にとらわれず、様々な業務を分担して行うことが可能となりました。
- 働き方改革の推進：多様な働き方や生産性の向上が求められる中で、ワークシェアリングはその一つの解答となりました。一人が多くの業務を抱え込むことなく、業務を分散させることで、メンバー一人ひとりの負担を軽減し、生産性を向上させることができます。
このように、テクノロジーの進化と社会のニーズの変化により、ワークシェアリングは現代の働き方として注目を集めるようになりました。
ワークシェアリングの具体的なメリット
効率性と生産性の向上
ワークシェアリングの最大のメリットは、その効率性と生産性の向上です。一人が全てのタスクを担当するのではなく、複数のメンバーが専門性を活かして業務を分担することで、タスクの進行スピードが向上します。また、それぞれが自分の得意分野で働くことで、出力の質も向上します。これらにより、全体としての生産性が高まるのです。
フレキシビリティと働きやすさ
ワークシェアリングは、個々の働き方にフレキシビリティをもたらします。例えば、リモートワークや異なるタイムゾーンでの作業が容易になるため、働き方の選択肢が広がります。これは、従来の時間や場所に縛られた働き方に比べて、働きやすさを大幅に向上させます。
人材の多様性と能力の最大化
ワークシェアリングは、多様なバックグラウンドを持つ人々が一緒に働くことを可能にします。これにより、異なる視点や能力が集まることで、企業全体としての競争力が向上します。また、それぞれのメンバーが自分の専門性を活かすことで、個々の能力を最大化することが可能となります。
以上のように、ワークシェアリングは生産性の向上、働きやすさの改善、そして人材の多様性と能力の最大化という、三つの大きなメリットをもたらします。これらは、現代のビジネス環境においてますます重要となってくる要素です。
ワークシェアリングを実現するためのツールとその利用法
ワークシェアリングを支えるためにはツールの利用も重要な要素です。適切に使用することで、業務の効率性を大幅に向上させることができます。
Slack：リアルタイムなコミュニケーションをサポート
Slackは、リアルタイムのコミュニケーションを可能にするツールです。個別やグループチャットの機能はもちろん、ファイルの共有、通話、さらには他の多くのツールとの連携が可能です。これにより、遠隔地にいてもチームメンバーとの即時のコミュニケーションを保つことができます。
Asana：プロジェクトとタスク管理のためのツール
Asanaは、プロジェクトやタスクの管理を効率的に行うことができるツールです。プロジェクトの進行状況を視覚的に確認したり、タスクの優先度や期限を設定したりすることが可能です。これにより、チーム全体の業務進行状況を一覧で把握し、効率的なタスク分担を実現します。
Google Workspace：文書作成から共有までを一元管理
Google Workspaceは、Googleが提供するビジネス向けの一連のクラウドベースの協働ツール群です。文書作成（Google Docs）、スプレッドシート（Google Sheets）、プレゼンテーション（Google Slides）、そしてメール（Gmail）など、様々な業務を一元的に管理することができます。これにより、リアルタイムでの共同作業と情報共有が可能となります。
Zoom：遠隔会議に最適なツール
Zoomは、高品質なビデオ会議とオンラインミーティングを実現するツールです。画面共有機能やブレイクアウトルーム機能など、リモートでも対面と同等のコミュニケーションを可能にします。これにより、リモートワークやテレワークが増える現代において、円滑なコミュニケーションを保つことができます。
ワークシェアリング成功のポイント
適切なポイントを踏まえることで、ワークシェアリングを成功させるための土壌を整えることができます。
コミュニケーションの強化
ワークシェアリングの最も重要な要素の一つは、円滑なコミュニケーションです。業務を効果的に分担するためには、全員が同じ情報を持ち、状況や課題に対する共通の理解を持つことが必要です。定期的なミーティングの設定、情報の透明性、そしてオープンなフィードバック文化の醸成は、成功への鍵です。
ツールの適切な利用
現代のワークシェアリングには、多くのデジタルツールが存在しますが、これらのツールを適切に利用することが重要です。ただ導入するだけでなく、それぞれのツールの特性を理解し、業務に合わせてカスタマイズすることが求められます。また、定期的な使い方のレビューと、新しいツールのトレンドに目を光らせることで、常に最適な状態を保つことができます。
明確な目標設定と進捗管理
ワークシェアリングの成功には、明確な目標の設定とその達成状況の確認が不可欠です。目標を共有し、それに対する取り組みの進捗を定期的に確認し、必要に応じて調整することで、全体の生産性を向上させることができます。特に、目標達成のためのKPIや進捗管理ツールの活用は、ワークシェアリングの効果を最大化します。
職種別のワークシェアリングの事例
ワークシェアリングのメリットや方法は職種によって異なります。以下で紹介する各職種の事例を通じて、ワークシェアリングの幅広い活用法を理解しましょう。
営業
事例：顧客情報の共有と効果的なアプローチ
営業チームでは、CRMツールを活用し、顧客情報や商談の進捗をリアルタイムで共有しています。顧客への接触タイミングや営業戦略を共有することで、重複した接触を防ぎながら、最適な提案が可能になりました。特に大口の顧客対応では、このような情報の一元管理と共有が、契約獲得の鍵となっています。
デザイナー
事例：共同作業とフィードバックの効率化
デザイナー間でのコミュニケーションは非常に重要です。オンラインのデザインツールを利用することで、リアルタイムでのデザインの共同作業やフィードバックが容易になりました。このような方法で、デザインの一貫性を保ちつつ、各デザイナーの専門性や視点を取り入れることが可能になります。
エンジニア
事例：コードの共有と協力的な開発
エンジニアリングの現場では、バージョン管理ツール如くGitを利用して、コードの変更や新しい機能の開発を行います。このようなツールを用いることで、同じコードベース上での多人数による開発がスムーズに行えるようになっています。また、コードのレビューやバグの追跡も効率的に実施することができます。
人事・HR
事例：社員データの一元管理と迅速な対応
人事部門では、社員の勤務状況、スキルセット、業績評価などのデータをHRMシステムで一元管理しています。この情報を共有することで、人事戦略の策定や、新しいトレーニングプログラムの導入、昇進・昇給の判断など、迅速かつ正確な人事判断が可能となっています。
ワークシェアリングでよくある課題
ワークシェアリングは組織やチームの生産性を高める手段として注目を集めていますが、同時に多くの企業や団体が直面する課題も存在します。以下で、ワークシェアリングの導入や実践時によくある課題をみてみましょう。
リモートワーク時のコミュニケーション
課題:
リモートワークの増加に伴い、従業員同士の対面でのコミュニケーションが減少し、非言語的なやり取りや即時のフィードバックが難しくなることがあります。
対策の例:
- 定期的なオンラインミーティングやチェックインの導入で、コミュニケーションの機会を増やす。
- ビデオ通話を積極的に使用し、顔を見ながらのコミュニケーションを促進する。
- コミュニケーションツール（例：Slack）でのアクティブな情報共有を奨励する。
プライバシーとセキュリティ
課題:
デジタルツールの利用が増える中で、データの漏洩やセキュリティの脅威が増大する可能性がある。
対策の例:
- VPNやセキュアなクラウドサービスを使用して、データへの安全なアクセスを確保する。
- マルウェア対策ソフトやファイアウォールの定期的な更新を徹底する。
- スタッフへのセキュリティ教育を定期的に行い、リスク認識を強化する。
これらの課題は、多くの組織で共通して見られるものです。しかし、適切な対策やツールの導入、そして継続的なコミュニケーションの確保を心がけることで、これらの問題を克服し、ワークシェアリングを成功させることが可能です。
おわりに
ワークシェアリングは、現代の多様な労働環境の中での新たな働き方の形として、注目を集めています。従業員の働きやすさを追求しながら、組織の生産性や効率性も追求するこの方法は、多くの企業や団体にとって有益な選択となるでしょう。
ワークシェアリングの成功は単なるツールの導入や方針の策定だけではなく、組織全体の文化や価値観のシフトが必要です。全てのステークホルダーが協力し、柔軟で開かれた心で取り組むことで、企業や個人にとってよりメリットの大きいものとなるでしょう。
ナレッジマネジメントにおすすめのツール「Huddler」
業務の効率化にもおすすめなのが「Huddler（ハドラー）」です。リモートワークなど離れて業務を進める上で課題になる情報共有のあらゆる課題を解決することができるオールインワンツールです。
現在無料のβ版で提供しており、容量制限もなく初めてITツールを使うという方でも気軽に利用することができます。
Huddler（ハドラー）とは
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。
- リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
- 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
- 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
- カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い
このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。
Huddlerの4つの機能
会議
Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。
タスク
Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。
併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。
タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。
wiki
Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。
ファイル
Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。