近年、ビジネスの現場で「タスクフォース」という言葉を耳にすることが増えてきました。新製品の開発や企業の経営改革、突発的な問題の解決など、様々なシチュエーションでその力を発揮します。
この記事では、タスクフォースの基本的な概念から、ビジネスでの具体的な例について解説していきます。ビジネスマンはもちろん、これからのキャリアを考える学生や、組織運営に関心のある方々にも役立つ情報を一緒に学びましょう。
目次
タスクフォースとは？
タスクフォースは、英語の”Task Force”から来ており、直訳すると「任務部隊」や「特別任務部隊」となります。ビジネスの文脈では、特定の目的や課題を解決するために、一時的に組成される専門的なチームを指します。通常の部署や組織の枠組みを超えて、異なる部門や職種のメンバーが集まり、共通の目標に向かって活動を行います。
このような形式は、既存の組織構造や業務フローだけでは対応が難しい、特別な課題やプロジェクトに対して、迅速かつ柔軟に取り組むためのものです。タスクフォースは、その性質上、短期間での成果を求められることが多く、メンバーは高い専門性やスキルを持つことが期待されます。
具体的な役割しては新製品の開発、市場調査、経営改革、突発的な危機管理など、様々なシチュエーションでその存在が求められます。特に、複数の部門や専門家が連携して取り組む必要がある課題において、タスクフォースは大きな効果を発揮します。
例えば、新製品の開発においては、マーケティング、開発、販売などの異なる部門の知識と経験を結集し、最適な製品を市場に投入するための戦略を練ることができます。また、企業の経営改革の際には、経営層から現場までの幅広い視点を持つメンバーが集まり、効果的な改革策を策定することが可能となります。
タスクフォースの起源
タスクフォースの概念は、もともと軍事や警察などの分野で使用されていたものです。特定の任務や目的を達成するために、異なる部隊や専門家を一つのチームとして組織する方法として考案されました。この方法は、迅速かつ効果的に任務を遂行するためのもので、その後、ビジネスの現場にも取り入れられるようになりました。
20世紀後半、企業がグローバル化し、市場環境や技術の変化が急速に進む中で、従来の組織構造や業務フローだけでは対応が難しい課題が増えてきました。このような背景のもと、タスクフォースという形式がビジネスの現場で注目されるようになったのです。
タスクフォースのメリットとデメリット
メリット①：効率的な問題解決ができる
タスクフォースは特定の目的や課題に焦点を当てて活動するため、迅速かつ効果的に問題を解決することができます。異なる部署や背景を持つメンバーが協力することで、多角的な視点からの解決策が生まれ、従来のアプローチでは見過ごされる可能性のあるアイディアや手法を探求することが可能となります。
メリット②：専門的な知識の集約が可能
タスクフォースのメンバーは、その目的に合わせて選ばれるため、必要な専門知識やスキルを持つことが一般的です。これにより、深い議論や高度な分析が可能となり、質の高い成果を期待することができます。異なる専門分野の知識が集結することで、新しい視点やアイディアが生まれることもあります。
デメリット①：コミュニケーションの障壁
異なる部署や背景を持つメンバーから構成されることが多いため、最初はコミュニケーションの摩擦が生じることがあります。専門用語の違いや業務の進め方の違いなど、細かな点での認識のずれが生じることが考えられます。
デメリット②：リソースの限定されている場合が多い
タスクフォースは一時的な組織であるため、必要なリソースや予算が限定的であることが多いです。これにより、活動の幅や深さに制約が生じることが考えられます。
タスクフォースのチームの作り方
タスクフォースの成功は、そのチームの組成やメンバーの選定に大きく依存します。適切なメンバーを選定し、彼らのスキルや知識を最大限に活用することで、効果的な成果を上げることができます。
①目的を明確化する
まず、タスクフォースを組成する前に、その目的を明確にすることが重要です。何を達成したいのか、どのような課題を解決したいのかを具体的に定義します。この目的が明確であれば、必要なスキルや知識を持つメンバーを選定する際の基準となります。
②メンバーを選定する
- 専門性: タスクフォースの目的に合わせて、必要な専門知識やスキルを持つメンバーを選定します。例えば、新製品の開発を目的とするタスクフォースであれば、製品開発の経験を持つエンジニアやマーケティングの専門家を選ぶことが考えられます。
- 役職: 上層部のメンバーを含めることで、意思決定の迅速化や必要なリソースの確保が容易になります。しかし、現場の声や実務の知識も必要な場合が多いため、バランスを取ってメンバーを選定することが重要です。
- コミュニケーション能力: タスクフォースは異なる部署や背景を持つメンバーから構成されることが多いため、オープンなコミュニケーションが取れるメンバーの選定が求められます。
- 過去の実績: 過去のプロジェクトでの成功経験や、特定のスキルを活かした実績を持つメンバーを選定することで、タスクフォースの成功確率を高めることができます。
③チームのバランスを整える
タスクフォースのメンバー選定では、専門性や役職だけでなく、チーム全体としてのバランスも考慮することが重要です。異なる視点やスキルを持つメンバーがバランス良く組み込まれることで、より効果的な活動が期待できます。
ビジネスにおけるタスクフォース例
タスクフォースは、多岐にわたるビジネスの課題やプロジェクトに対して活用されています。以下は、その具体的な例を2つ紹介します。
例1: 新製品開発
ある大手家電メーカーは、新しい市場を開拓するための革新的な製品の開発を目指していた場合、従来の開発部門だけでは、市場のニーズや最新の技術トレンドを十分に取り入れることが難しいと感じることが多くあります。
そこで、マーケティング部門、研究開発部門、外部の専門家など、異なる背景を持つメンバーでタスクフォースを立ち上げることがあります。このチームは、市場調査から製品設計、プロトタイプの作成までを一貫して行い、短期間での製品ローンチを実現することができます。
事例2: 企業の経営改革
中堅の製造業企業が、業績の低迷を受けて経営改革が必要とされていても、どの部門やプロセスを改善すれば良いのか、具体的な方針が定まっておらず、何も進められないという状況の場合。
この課題を解決するため、経営層から現場の従業員まで、幅広い職種や役職のメンバーでタスクフォースの立ち上げが考えられます。このチームは、企業全体の業務フローやコスト構造を分析し、効率化やコスト削減のポイントを明確にし、新しいビジネスモデルの提案や、外部との連携強化などの新しい取り組みを行い、新たな成長への道を開くことにつながります。
タスクフォースの運営のポイント
タスクフォースを成功させるためには、ただメンバーを集めて活動を開始するだけでは不十分です。効果的な運営のためのポイントを以下にまとめました。
明確な目的、役割分担の設定
タスクフォースの目的やゴールを明確に設定し、それをメンバー全員で共有することで活動の方向性が明確になり、メンバーのモチベーションも高まります。またメンバーそれぞれの役割や責任を明確にし、それを共有することで、スムーズな業務進行を実現し、重複や欠落を防ぐことができます。
定期的な進捗確認
タスクフォースの活動は短期間での成果が求められることが多いため、定期的な進捗確認やミーティングを設けることが重要です。これにより、問題点や改善点を早期に発見し、迅速に対応することができます。
オープンなコミュニケーションと外部サポートの活用
異なる部署や背景を持つメンバーが集まるため、オープンなコミュニケーションを心がけることが重要です。意見や情報を積極的に共有し、メンバー間の信頼関係を築くことで、より効果的な活動が期待できます。また、目的や課題に応じて、外部の専門家やコンサルタントのサポートを活用することも考慮し、新しい視点や専門的な知識を取り入れることで、活動の質を向上させることができます。
フィードバックの収集
活動終了後、メンバーや関連部署からのフィードバックを収集し、次回の活動に生かすことが重要です。成功点や課題点を明確にし、継続的な改善を目指します。
ナレッジマネジメントにおすすめのツール「Huddler」
業務の効率化にもおすすめなのが「Huddler（ハドラー）」です。リモートワークなど離れて業務を進める上で課題になる情報共有のあらゆる課題を解決することができるオールインワンツールです。
現在無料のβ版で提供しており、容量制限もなく初めてITツールを使うという方でも気軽に利用することができます。
Huddler（ハドラー）とは
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。
- リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
- 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
- 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
- カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い
このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。
Huddlerの4つの機能
会議
Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。
タスク
Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。
併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。
タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。
wiki
Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。
ファイル
Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。