営業活動を行っている企業にとって、効率的な営業プロセスの確立は重要な課題です。その中でも、リードの獲得から商談成立までのプロセスを効率化し、売上を拡大するために、SFAの導入が注目されています。
この記事では、SFAツールの基本的な概念や機能、選び方のポイント、導入のメリットや注意点、種類と代表的なサービスについて解説します。導入を検討している方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
目次
SFAツールとは？
SFAツールとは、Sales Force Automation（営業支援ツール）の略称であり、営業活動に必要なデータを集約し、管理・分析するためのツールです。SFAツールは、営業担当者は、商談に必要な情報をSFAツール上に登録することで、簡単に情報を共有し、タイムリーに顧客対応することができます。また、SFAツールは、顧客とのやりとりや商談の進捗状況を管理し、各種データを分析することで、営業活動の改善点を把握し、改善につなげることができます。
SFAツールには、CRM（顧客関係管理）機能や営業支援機能、マーケティング支援機能、レポーティング機能などがあります。CRM機能は、顧客情報の管理や顧客とのやりとり履歴の保存、商談の進捗状況の管理などが含まれ、営業支援機能は、商談に必要な情報を収集し、営業プロセスを効率化するための機能です。
SFAツールの導入により、営業活動の生産性向上や、顧客満足度の向上などの効果が期待できますが、ツールの導入には注意点もあります。次章以降で、SFAツールの選び方や導入のメリットや注意点について解説します。
また、SFAツールには、主にクラウド型とオンプレミス型の2つの種類があります。
【クラウド型SFAツール】
クラウド型SFAツールは、インターネット経由で利用するツールであり、サーバーはクラウド上にあります。このため、導入や運用に必要なインフラストラクチャーの構築やメンテナンスが不要で、手軽に導入できるという特徴があります。また、スマートフォンやタブレット端末からでもアクセスできるため、営業担当者は外出先でも業務に集中することができます。
【オンプレミス型SFAツール】
オンプレミス型SFAツールは、サーバーを自社内に設置し、社内ネットワーク経由で利用するツールです。クラウド型に比べると、導入には専門知識や設備が必要であり、初期費用やランニングコストが高くなるというデメリットがあります。一方で、社内にサーバーを設置することで、セキュリティ面やカスタマイズ性に優れるという特徴があります。
SFAの主な機能
SFAには、以下のような主な機能があります。
1. CRM（顧客関係管理）機能
CRM機能は、顧客情報の管理や顧客とのやりとり履歴の保存、商談の進捗状況の管理などが含まれます。SFAツール上で、顧客情報を一元管理することで、複数の営業担当者が顧客情報を共有することができ、顧客への対応がスムーズになります。また、顧客とのやりとり履歴を保存することで、顧客への適切なアプローチが可能になります。商談の進捗状況を管理することで、営業担当者が必要なアクションを適切なタイミングで実施し、商談成立につなげることができます。
2. 営業支援機能
営業支援機能は、商談に必要な情報を収集し、営業プロセスを効率化するための機能です。営業担当者は、SFAツール上で商談に必要な情報を入力することで、商談における情報の漏れや重複を防ぎ、スムーズな商談進行を支援します。また、営業担当者は、顧客に対するアプローチ方法や提案内容を決定する際に、SFAツール上の情報を参考にすることができます。
3. マーケティング支援機能
マーケティング支援機能は、リードの獲得から顧客獲得までのマーケティング活動を支援するための機能です。SFAツール上で、リード情報の収集やマーケティングキャンペーンの実施状況を管理することができます。また、マーケティング活動の効果を測定するための分析機能も備えています。
4. レポーティング機能
レポーティング機能は、各種データの分析・集計・報告を行うための機能です。SFAツール上で蓄積されたデータを分析し、営業活動の改善点を把握することができます。また、上司や経営陣に向けた申請書の作成や報告書の作成、リーダーボードの作成、売上予測の作成など、SFAツールには多くの機能がありますが、その中でも特に重要な機能は、データの分析機能です。SFAツールに蓄積された顧客情報や営業活動の履歴、売上データなどを分析することで、営業活動の改善点を把握することができます。これにより、より効率的な営業活動が可能となります。
SFAの導入メリット
SFAツール導入のメリットは、以下のようなことが挙げられます。
営業活動の効率化
SFAツールを導入することで、営業担当者はタスクの管理やスケジュールの調整などを自動化することができます。例えば、営業担当者がどの顧客とどのタイミングで連絡をとる必要があるかをSFAツールに登録しておけば、SFAツールがタスクを自動的に生成し、営業担当者に通知することができます。これにより、営業担当者は手作業によるタスクの追跡をする必要がなくなり、営業活動の効率化につながります。
データの正確性と一元管理
顧客情報が手書きのメモやExcelファイル、または複数のアプリケーションに分散している場合、情報の重複や不整合が発生することがあります。SFAツールを使用することで、顧客情報を一元的に管理することができるため、情報の正確性が向上し、情報の重複や不整合を防止することができます。
ビジネスの洞察力の向上
SFAツールを使用することで、顧客情報や営業成績などのデータを分析することができます。例えば、SFAツールに蓄積されたデータを分析することで、顧客のニーズや傾向を把握することができます。また、顧客とのコミュニケーションの履歴や営業成績を分析することで、営業戦略やマーケティング戦略の改善点を把握することができます。
コスト削減
SFAツールを使用することで、重複した情報の管理や、手作業による管理の手間が減り、営業活動の効率化により、営業担当者の業務負荷が軽減されることにもつながるため、コスト削減が可能となります。SFAツールによって、同時に顧客情報を的確かつ迅速に入力できるため、業務の効率化が図られます。営業担当者が顧客とのコミュニケーションに時間を費やすことができるため、新規顧客の獲得や既存顧客のサポートなど、営業活動の成果を上げることができます。
SFAツールの選ぶポイント
SFAツールを選ぶ際には、以下のポイントに注意することが重要です。
ニーズに合った機能があるかどうか
SFAツールには様々な種類があり、それぞれに異なる機能が搭載されています。自社のニーズに合った機能があるかどうかを確認することが重要です。例えば、見積書作成機能が必要な場合には、それを搭載しているかどうかを確認する必要があります。
ユーザビリティの高さ
SFAツールは、営業担当者が日々使用するツールのため、使い勝手が良く、直感的に操作できることが重要です。ユーザビリティが低いツールだと、操作に手間取ってしまい、営業活動の効率化に逆効果となってしまいます。
カスタマイズ性が高いかどうか
自社の業務に合わせて、カスタマイズできることが重要です。例えば、営業担当者ごとに目標を設定したい場合には、それが可能なツールが適しています。また、独自のレポートを作成したい場合には、それができるかどうかを確認する必要があります。
セキュリティ対策がしっかりしているかどうか
SFAツールには、営業担当者が扱う重要な情報が多く含まれるため、セキュリティ対策がしっかりしていることが重要です。クラウド上で提供される場合には、データの暗号化やアクセス権限の設定などがしっかりと行われているかどうかを確認する必要があります。
コストパフォーマンスが高いかどうか
SFAツールは、導入にあたって一定のコストがかかります。そのため、コストパフォーマンスが高いかどうかを確認することが重要です。価格に見合った機能が搭載されているかどうか、また、将来的なアップデートなどに対する費用がどの程度かかるかなども検討する必要があります。
SFAツールの導入に伴う注意点
SFAツールを導入する場合、以下の注意点に留意する必要があります。
導入前の計画立てとノウハウの収集
SFAツールを導入する前に、現在の営業プロセスや課題を明確に把握し、SFAツールの導入によってどのような効果が期待できるかを具体的に検討することが重要です。また、導入するSFAツールの機能や特徴、価格などについても詳しく調査し、複数のツールを比較検討することが必要です。
ユーザーのトレーニングやフォローアップの実施
SFAツールの導入後は、ユーザーのトレーニングやフォローアップが欠かせません。特に、SFAツールを使用する営業担当者が適切にツールを活用できるよう、トレーニングやフォローアップを実施することが必要です。また、ユーザーの意見やフィードバックを収集し、システムの改善点を把握することも重要です。
システムのセキュリティに対する注意
SFAツールには、顧客情報や販売データなどの重要な情報が含まれるため、システムのセキュリティに対する注意が必要です。導入前には、ツール提供会社のセキュリティ対策について確認し、データ漏洩や不正アクセスなどのリスクを最小限に抑えるための対策を講じることが必要です。また、社内におけるセキュリティについても、従業員に対する教育や規則の策定を行うことが望ましいです。
業種別SFAツールの活用例
業種によっては、より細かいセグメンテーションや、専門的な機能が必要になる場合もありますが、SFAツールは業界・業種を問わず、営業施策の改善や業務効率化に大きな効果を発揮することができます。種別のツールの活用例の一部を下記に紹介します。
小売業
在庫管理や顧客情報の管理に活用 小売業では、SFAツールを在庫管理に活用することで、商品の入荷や売れ行きの状況をリアルタイムで把握し、適切な発注を行うことができます。また、顧客情報の管理にも活用され、購入履歴や嗜好などの情報を記録し、マーケティング戦略の立案に役立てることができます。
建設業
工事管理や見積もり作成に活用 建設業では、SFAツールを工事管理に活用することで、施工スケジュールや材料の在庫状況を把握し、工程管理を行うことができます。また、見積もり作成にも活用され、現場での作業内容や材料の使用量をリアルタイムで把握し、正確な見積もりを作成することができます。
金融業
顧客管理や営業支援に活用 金融業では、SFAツールを顧客管理に活用することで、顧客の情報を一元管理し、顧客に対するサービスや営業戦略の立案に役立てることができます。また、営業支援にも活用され、営業担当者の活動履歴や顧客とのコミュニケーション内容を把握し、効率的な営業活動を支援することができます。
おわりに
SFAツールは、営業活動の効率化や顧客管理に大きな効果をもたらすツールであり、適切なツールの選定と導入によって、業務効率化や売上増加、顧客満足度の向上などの成果が得られる可能性があります。
ツールの導入の際は、自社の業務やニーズに合わせて選択し、併せて適切なトレーニングやフォローアップの実施などフォローをしっかりすることでチームの業務効率化を加速させる頃ができるはずです。
この記事を通じて、SFAツールの基本的な機能やメリット、注意点などについて理解の一助になっていれば幸いです。
業務効率化におすすめのツール「Huddler」
業務の効率化にもおすすめなのが「Huddler（ハドラー）」です。リモートワークなど離れて業務を進める上で課題になる情報共有のあらゆる課題を解決することができるオールインワンツールです。
現在無料のβ版で提供しており、容量制限もなく初めてITツールを使うという方でも気軽に利用することができます。
Huddler（ハドラー）とは
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。
- リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
- 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
- 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
- カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い
このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。
Huddlerの4つの機能
会議
Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。
タスク
Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。
併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。
タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。
wiki
Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。
ファイル
Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。