PMOはプロジェクトマネジメントオフィスの略であり、プロジェクト管理において重要な役割を果たしています。本記事では、PMOの役割やPMとの違い、プロジェクト管理におけるポイントなどをわかりやすく解説します。PMOの導入が企業にもたらすメリットや、PMO導入の際の注意点も紹介します。
目次
PMOとは？
PMOとは、「プロジェクトマネジメントオフィス(Project Management Office)」の略称であり、企業内でのプロジェクト管理において必要不可欠な組織の一つです。PMOは、プロジェクト管理におけるノウハウやツール、プロセスを共有し、プロジェクトの品質やスケジュール、予算の管理、リスク管理、コミュニケーション管理、プロジェクトマネジャーの育成など、様々な支援を行います。
また、PMOは、プロジェクトの実行や管理のために必要な情報を収集・分析し、必要な部門や役割に適切な情報を提供することも重要な役割の一つです。PMOは、企業内のプロジェクト全体の進捗状況を把握し、効率的かつ効果的なプロジェクトの実行と管理をサポートすることで、企業全体の競争力向上に貢献します。
一方で、PMOの形態は企業によって異なります。中小企業では、プロジェクトマネジャーがPMOの役割を担うことが多いですが、大企業では、プロジェクトマネジャーを専任することもあれば、プロジェクトマネジャーの育成やプロジェクトのポートフォリオ管理などを行うPMO部門を設置することもあります。
PMOとプロジェクトマネジャーの役割の違い
PMOと聞くと、プロジェクトマネージャーと何が違うのか分かりにくいということよく聞ききます。
PMOはプロジェクトの全体的な管理を担当し、プロジェクトマネージャーのサポートをします。一方、PMは具体的なプロジェクトの遂行に責任を持ちます。PMOは組織全体のプロジェクト管理を行うため、プロジェクトに関わるあらゆる部署やステークホルダーと連携し、プロジェクトマネージャーの指導やアドバイスを行います。また、PMOはプロジェクトのスポンサーとのコミュニケーションを取り、経営陣に対してプロジェクトの進捗状況やリスクに関する報告を行います。
一方、PMは個々のプロジェクトに特化しています。プロジェクトの目的やスコープ、納期、予算などを明確に設定し、計画立案から実行、監視・制御、そして完了までを担当します。PMはチームを組織し、プロジェクトメンバーの指導や進捗管理を行うとともに、プロジェクトの課題解決に取り組みます。また、プロジェクトに必要なリソースの確保や、ステークホルダーとのコミュニケーションも重要な役割となります。
PMOとPMは、それぞれの役割に特化しているため、プロジェクト成功のためには両方の存在が必要不可欠です。
PMOに求められるスキル
PMOにおける必要スキルについて今回は3つ挙げます。
プロジェクトマネジメントの知識と経験
PMOはプロジェクトの管理を全体的に担当するため、プロジェクトマネジメントの知識と経験が必要です。プロジェクトマネジメントのフレームワーク、ツール、プロセスについて深い理解を持ち、プロジェクトマネージャーに対してアドバイスや支援を行うことが求められます。また、PMOは組織全体のプロジェクトポートフォリオを管理する場合があり、多数のプロジェクトを同時に扱うため、複数のプロジェクトの同時管理に対する経験が必要です。
コミュニケーション能力
PMOは組織内のあらゆる部署やステークホルダーと連携するため、コミュニケーション能力が求められます。プロジェクトの進捗状況やリスクに関する報告を経営陣やスポンサーに行うため、明確でわかりやすいコミュニケーションが必要です。また、プロジェクトチームとも連携し、チームメンバーの意見を取り入れながら、プロジェクトの目標を達成するために協力することが求められます。
分析能力
PMOはプロジェクトデータを分析し、プロジェクトの進捗状況や問題点を把握するため、分析能力が求められます。データを正確に分析し、有用な情報を抽出する能力が必要です。また、PMOは組織全体のプロジェクトポートフォリオの状況を分析することがあり、ポートフォリオの健全性を評価し、リスクを把握するためにも分析能力が必要です。このように、分析能力はPMOにとって欠かせないスキルの1つです。
PMOを導入する際の注意点
これからあPMOを自分たちの組織にも取り入れようとした場合いくつかの注意点があります。
組織の文化や業務プロセスに合わせたカスタマイズが必要
PMOを導入する前に、解決しようとする問題やPMOが担う役割を明確にし、それに基づいてPMOの機能やプロセスを設計する必要があります。また、企業の文化や業務プロセスに合わせてカスタマイズすることで、導入効果を最大化することができます。例えば、社内のプロジェクトマネジメントの成熟度が高い場合は、プロジェクトマネジャーが主体となってプロジェクトを進めることが多いため、PMOは支援やコンサルティングの役割を担うことが多くなります。
リソースと費用の確保が必要
PMOチームを構成する人員の確保や、必要なツールやシステム、教育・研修費用などの費用の確保が必要です。導入時に必要な予算やリソースを事前に確保し、PMOの機能を十分に発揮できるようにすることが大切です。また、PMOの導入コストを削減するために、外部の専門家やコンサルタントに依頼することも検討してみると良いでしょう。
プロジェクトマネジャーや関係者の協力が必要
PMOはプロジェクトマネジャーやプロジェクト関係者がPMOの指導や支援を受け、プロジェクトを効率的に進めるための組織です。そのため、導入にあたっては、プロジェクトマネジャーや関係者の協力が必要です。PMOの目的や役割を関係者に正しく理解してもらうことで活用しやすくなります。また、PMOの指導や支援を受けることで、プロジェクトマネジャーたちがより効率的かつ効果的にプロジェクトを遂行することができるようになります。
PMOに向いている人ってどんな人？
コミュニケーション能力が高い
PMOはプロジェクトに関わる人々とのやりとりが多く、プロジェクトの進捗状況や問題点を各部署と共有し、協調性を持って業務を進めることが求められます。そのため、コミュニケーション能力が高く、相手の立場に立った柔軟な対応ができる人材が求められます。
分析力がある
プロジェクトの進捗状況や課題を把握し、最適な解決策を提供することが求められます。そのため、データや情報を正確に分析し、問題点を的確に把握する能力が必要とされます。プロジェクトマネージャーやメンバーからの情報を収集し、整理し、分析することでPMOは、プロジェクトを成功に導く重要な役割を果たします。
プロジェクト全体を俯瞰できる
PMOは、プロジェクトの全体像を把握し、プロジェクトマネージャーやメンバーに対して的確なアドバイスを提供することが求められます。そのため、プロジェクトの目的やスケジュール、リソース配分など、全体像を俯瞰できる視点を持っていることが必要です。また、企業戦略やビジネスモデルに関する知識も求められ、プロジェクトの目的に沿った方向性を示すことが重要です。
PMOとプロジェクト管理の効率化
プロジェクトマネジメントオフィスは、組織内でプロジェクト管理の標準化と最適化を行い、効率的なプロジェクト遂行を支援する役割を担っています。PMOは、プロジェクトの可視化、コミュニケーションの改善、プロセスの改善、リスク管理などのプロジェクト管理の多くの側面をカバーしています。
PMOの導入は、プロジェクト管理の改善において非常に重要な役割を果たし、プロジェクト管理における標準化と最適化を通じて、企業の戦略目標を達成するための貢献が期待できます。またPMOは、組織内での情報共有を促進し、チームメンバー間でのコミュニケーションを改善することで、プロジェクトの品質を向上させることができます。
プロジェクト管理の効率化において、PMOは、プロジェクト管理に必要なプロセスとツールを定義し、改善することにより、プロジェクトの計画と実行の両方でプロジェクト管理の効率を向上させます。PMOは、プロジェクトの進捗状況の透明化を支援し、問題を早期に発見して解決するために必要なリスク管理のフレームワークを提供することができます。
ビジネスでの情報管理におすすめのツール「Huddler」
ビジネスシーンで必須の情報管理でおすすめなのが「Huddler（ハドラー）」です。リモートワークなど離れて業務を進める上で課題になる情報共有のあらゆる課題を解決することができるオールインワンツールです。
現在無料のβ版で提供しており、容量制限もなく初めてITツールを使うという方でも気軽に利用することができます。
Huddler（ハドラー）とは
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。
- リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
- 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
- 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
- カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い
このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。
Huddlerの4つの機能
会議
Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。
タスク
Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。
併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。
タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。
wiki
Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。
ファイル
Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。