プロジェクトや個人のタスクは進捗管理をして業務を進めよう

#タスク管理#プロジェクト管理

プロジェクトや個人のタスクは進捗管理をして業務を進めよう

『進捗管理』とは、プロジェクトをこなす上で発生したり個人で仕事をするときにも発生したりするので、働くうえでは欠かせないものです。それにはどういう目的があって、どのように管理をすればいいのでしょうか。

 

そういう部分で悩んでいる方は多いと思います。今回この記事ではそう言った点を詳しく紹介していきますのでぜひご覧ください。

進捗管理とは?

そもそも進捗管理とは何でしょうか。それは、仕事の進捗を定期的に確認することにより、最終目標から逸れたり、遅れたりしないか管理するやり方を示します。言わば、仕事をするうえでの地図とコンパスのような存在です。

 

それがなければ、最終目標に到達するのが非常に難しくなるので、欠かせない存在だと言えるでしょう。

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進捗を管理する目的

進捗を管理する目的は、第一に最終目標まで正しく進ませるためです。そして、途中で発生する問題点の早期発見と早期対処、そして従業員一人ひとりの負担をフラットにするためだと言えます。

 

うまく管理出来なければトラブルに気付けず、従業員の負担にも気付けないので、プロジェクトや仕事が上手く進まなくなるでしょう。

進捗管理の重要性

進捗管理は、何よりも締め切りに間に合わせるためには、なくてはならない存在です。進捗の遅れなどに気付けるほかに、メンバーのスケジュール意識も向上します。それによって、『なるべく効率良く進めよう』という意識が働くので、業務効率化も図れるでしょう。

 

そういった効果が見込めるため重要だと言えます。

進捗管理のポイント

それでは進捗管理をする際に心がけるべきポイントを紹介していきたいと思います。進捗管理を始めて行う方や、上手くいかない方はぜひご覧ください。

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課題や問題点を把握する

単に進捗を確認するだけでは、あまり意味がありません。進捗確認と同時に何か問題点が発生していないか確認したり、課題点がないか確認したりしましょう。あまり気にならない問題点も、もしかしたら大きな問題に発展する可能性もあります。

 

課題点に関しても、本人が気づかない場合が多いので、課題点を伝えることでもっと業務を効率化出来るかもしれません。

タスクの洗い出し

『誰がどれくらいのタスクを抱えているか』『残っているタスクはどれくらいあるか』を確認するようにしましょう。タスクの数や状況が分からなければ、進捗に響きますし、従業員の負担に気付けない場合もあります。

 

時には実際に聞いたタスク量と、本来のタスク量が異なっている場合があるので、それを防ぐためにもタスクの洗い出しは重要です。

タスクの作業時間の見積

1つのタスクに対して、どれぐらいの時間を要するのかを見積もっておくのも重要です。タスクの進捗が順調でも、1つのタスクにかけている時間が長い場合、後のタスク進捗に影響してくるかもしれません。

 

もし、やけに時間がかかっているタスクがあれば、何か問題がないか確認し、より効率化を目指すようにしましょう。

スケジューリング

タスクを進める順番は非常に重要です。優先順位の低いタスクが完了しても、優先順位の高いタスクが終わらなければ順調に進んでいるとは言えません。そのため各タスクのスケジューリングの管理も行うようにしましょう。

進捗管理はどうやって行えばいいの?

それでは進捗管理はどのように行えばいいのでしょうか。方法は千差万別ですが、今回は『カレンダー式の管理方法』と『ガントチャート式管理方法』この2点を紹介していきたいと思います。

カレンダーで管理

カレンダーは、常日頃からよく見るものなので、カレンダーで進捗管理をするのは非常にオススメです。『何を』『いつまでやるのか』という部分が可視化されているので、進捗管理の中でも見やすさに長けています。

 

さらに、色分けで表示させることでそれぞれのタスクの重要度を把握可能です。

ガントチャートで管理

ガントチャートは、タスクを『表』で表したものです。複数人の進捗管理を行う場合、タスクの数や工数、そしてそれぞれの進捗具体がすぐに分かるようになります。このやり方は、システム開発の場面でよく使われているようです。

進捗管理を行う注意点

管理を行う際、どのような注意が必要なのでしょうか。まず、『確認だけ』にならないことが大切です。それだけだと進捗管理の意味がないので、最低でもちゃんと問題点や課題点の確認をするようにしましょう。

 

そして、必ず状況をメンバーへの共有も重要です。共有して初めてスケジュールの意識が強まります。

まとめ

進捗管理について紹介していきましたが、いかがだったでしょうか。進捗管理と聞くと、とても難しく聞こえるかもしれません。簡単ではありませんが、上記のやり方に基づいて進めていけば大きな問題が発生せずに進めると思います。

 

最近では、管理アプリがあるのでそれに頼るのもいいでしょう。最後まで読んでいただきありがとうございます。