主体的な行動を取らず、他人の指示を待ってしまう人を指す「指示待ち人間」という言葉。こう言ったメンバーは個人だけでなく組織全体の効率や成果にも影響を与える可能性があります。指示待ち人間の背景には自信の欠如やコミュニケーションスキルの不足、組織文化の問題など様々な要因が隠れている場合があります。
この記事では、指示待ち人間の原因と特徴、そしてこの問題を改善する方法について解説します。指示待ち人間の問題を克服することで、個人と組織の成長と成功に繋がるはずです。
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目次
指示待ち人間って何が悪いの？
指示待ち人間は、自分からは何も提案せず、指示を待って動くことが多いため、チームの進行を遅らせることがあります。このような人々は、自分には解決策やアイディアを持っておらず、指示がないと行動できないと自身で感じている傾向があります。この問題は、自信の欠如、不安、または単に経験や知識の不足によるものである可能性があります。
ビジネスの世界では、迅速かつ効果的な意思決定と行動が求められます。指示待ってしまうということは、このような迅速な意思決定と行動の妨げとなり得ます。特に、競争が激しい市場や変化が速い業界では、指示待ち人間は組織全体の対応速度を低下させる要因となる場合があります。
さらにリーダーやマネージャーにとっても大きな負担となり得ます。それは、リーダーやマネージャーが常に具体的な指示を出す必要があり、その結果として他の重要なタスクや戦略的な計画に専念する時間が削られる可能性があるためです。
指示待ち人間によく見られる特徴
指示待ち人間と言われる人にはどのような特徴があるでしょうか。下記によく見られる特徴を3つ紹介します。
受動的な態度
一般的に受動的な態度を取る傾向があります。自分から積極的に意見を言ったり、提案を行ったりすることが少ないことを意味します。受動的な態度は、チームの議論や意思決定のプロセスを遅らせる可能性があり、また、新しいアイディアや解決策が提供される機会を減らす可能性があります。
決断を避ける
決断を避けるということは、自らの判断で決断を下すことを避ける傾向を意味します。これは、失敗や批判を恐れる心理から来る可能性があります。こういった行動は、タスクの遅延やプロジェクトの進行を妨げ、組織全体の効率と生産性を低下させる可能性があるため注意が必要です。
イニシアティブの欠如
イニシアティブは、新しいアイディアを提案する、問題を解決するために新しいアプローチを試みる、またはチームの目標達成のために自発的に動く、といった行動を含みます。個人の成長の機会を制限するだけでなく、チームや組織の革新と効率を低下させてしまうことにつながります。
指示待ち人間の改善・脱却方法
指示待ち人間の問題を改善するためには、個人と組織の双方が努力を求められます。以下に、個人が取り組むべき改善・脱却方法をいくつか紹介します。
自分で目標を設定する
自分自身で明確な目標を設定することは、指示待ち人間の問題を克服する第一歩です。目標を設定することで、何を達成しようとしているのか明確になり、自主的な行動の動機付けとなります。SMART（Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound）原則に基づいて目標を設定し、それを達成するための具体的なアクションプランを作成することが重要です。
時間管理ツールの活用
時間管理ツールを使用することで、タスクやプロジェクトの進捗を明確にし、何に焦点を合わせるべきかを理解するのに役立ちます。以下は、時間管理ツールの例です。
Trello (https://trello.com/ja)
Trelloは、タスクやプロジェクトの進捗を視覚的に追跡できる便利なツールです。個人やチームはTrelloボードを使用して、タスクを整理し、進捗を一目で確認できます。
Asana (https://asana.com/ja)
Asanaは、タスクとプロジェクトの管理に重点を置いたツールで、個人やチームが目標を達成するためのアクションアイテムを明確にするのに役立ちます。
フィードバックを積極的に求める
フィードバックを積極的に求めることで、自分のパフォーマンスを評価し、改善点を特定することができます。また、フィードバックは自信を築くのにも役立ち、将来的には自主的な行動を取るきっかけともなります。リーダーや同僚からの定期的なフィードバックを求め、それを基に自分のアプローチを調整することが重要です。
コミュニケーションを活発にするために
指示待ち人間の問題の根本的な原因の一つは、コミュニケーションの不足でもあります。効果的なコミュニケーション能力は、個人が自信を持って行動し、チームや組織全体と連携する基盤となります。
明確なコミュニケーション
適切なコミュニケーションは、期待、目標、そして責任を明確にするために不可欠です。明確なコミュニケーションにより、個人は何が求められているのかを理解し、適切な行動を取ることができます。また、フィードバックと調整のプロセスを促進し、組織全体の効率と効果性を向上させることにもつながります。
コミュニケーションツールの活用
現代のビジネス環境では、多くのコミュニケーションツールが利用可能で、これらのツールは個人とチームが効果的に連携するのに役立ちます。以下は、コミュニケーションツールの例です。
Slack (https://slack.com/intl/ja-jp)
Slackは、リアルタイムのメッセージングとファイル共有を提供するコミュニケーションツールです。個人やチームは、チャンネルを作成し、プロジェクトやタスクに関連するコミュニケーションを集中して行うことができます。
Microsoft Teams (https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software)
Microsoft Teamsは、ビデオ会議、チャット、ファイル共有など、多くのコミュニケーション機能を提供します。これにより、チームは効果的にコラボレーションし、プロジェクトやタスクの進捗を共有し合うことができます。
組織文化を改善するためにできること
指示待ち問題を根本解決するには、自主性を促進し効果的なリーダーシップが発揮される組織文化を構築することも大切です。
自主性を促進する組織文化の構築
自主性を促進する組織文化を構築することは、個人が自分の意思で行動し、責任を持ってタスクを遂行する能力を育む重要な要素です。以下の点を考慮することで、自主性を促進する組織文化を構築することが可能です。
- 明確な期待と目標: 期待と目標を明確に設定し、個人にそれを理解させることは、自主性を促進する基盤となります。
- フィードバックと評価: 定期的なフィードバックと評価を提供し、個人が自分のパフォーマンスを理解し、改善する機会となります。
- 学習と成長の機会: 個人が新しいスキルを学び、成長する機会を提供し、自主性と自信を育てます。
リーダーシップの重要性
効果的なリーダーシップは、組織文化の形成と自主性の促進において中心的な役割を果たします。良いリーダーは、個人やチームに対して明確なビジョンと方向性を与え、自主性と責任を奨励します。
- ビジョンと方向性の共有: リーダーはビジョンと方向性を明確に共有し、個人がどのように貢献できるかを理解させる必要があります。
- エンパワーメント: リーダーは個人やチームに対して、自分の判断で行動する権限と責任を与えます。
- サポートとガイダンス: リーダーは必要に応じてサポートとガイダンスを提供し、個人が自信を持って行動するのに役立ちます。
ナレッジマネジメントにおすすめのツール「Huddler」
業務の効率化におすすめなのが「Huddler（ハドラー）」です。リモートワークなど離れて業務を進める上で課題になる情報共有のあらゆる課題を解決することができるオールインワンツールです。
現在無料のβ版で提供しており、容量制限もなく初めてITツールを使うという方でも気軽に利用することができます。
Huddler（ハドラー）とは
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。
- リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
- 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
- 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
- カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い
このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。
Huddlerの4つの機能
会議
Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。
タスク
Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。
併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。
タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。
wiki
Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。
ファイル
Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。