質問は、情報を引き出すだけでなく、相手の思考を刺激し、新たな視点をもたらします。
本記事ではは、一見単純に思える質問形式、「オープンクエスチョン」と「クローズドクエスチョン」について、その意味や具体例、そして活用方法に焦点を当て、定義やそれぞれの利点と短所、そして具体的な活用法を詳細に解説します。ぜひ最後までお読みいただき、質問のパワーを最大限に引き出す方法を探ってみてくださいね。
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目次
質問の力
質問の重要性
人間のコミュニケーションは情報の交換から始まります。その中心にあるのが「質問」です。クエスチョンは、ただ情報を得るための手段として使われるだけではなく、他人との理解を深める、視野を広げる、また新たな知識や洞察を得るための重要な道具です。
質問は、対話の質を大きく左右します。適切な質問は、会話を具体的で生産的な方向に導きます。相手がどう考えているのか、何を感じているのかを理解するための架け橋になります。また、質問の形式によって、その会話の方向性や深さも変わるのです。
コミュニケーションのツールとしての質問
質問は、コミュニケーションのツールとして非常に多機能です。それは、深い理解を促進するだけでなく、対話を通じて問題解決の手掛かりを見つけ出したり、アイデアを生み出したりする力も秘めています。
質問をうまく使うことで、相手の意見や感情、考え方をより深く理解することが可能になります。また、質問は相手をより自己開示させ、相互理解と信頼関係の構築につながるのです。これらの要素は、ビジネスの場においても、人間関係の構築、チームの協調性強化、そして効果的な問題解決に直結します。
しかし、すべての質問が同じ効果をもたらすわけではありません。質問の形式、つまりオープンクエスチョンとクローズドクエスチョンが存在し、それぞれが異なる状況や目的に応じて効果を発揮します。本記事では、これら二つの質問形式について詳しく見ていきましょう。
オープンクエスチョンとは
オープンクエスチョンの定義
オープンクエスチョンは、質問者が特定の答えを求めるのではなく、相手に自由な表現で答える機会を与える質問の形式です。オープンクエスチョンは、通常、「何」「なぜ」「どのように」などで始まることが多く、答えは一言や「はい」「いいえ」だけでは十分に表現できないものです。
オープンクエスチョンの具体例
以下に、オープンクエスチョンの具体例をいくつか挙げてみましょう。
- 「そのプロジェクトを進める上で最も困難だったことは何でしたか？」
- 「私たちのサービスを改善するためには、どのようなステップを踏むべきだと思いますか？」
- 「あなたが取り組んだこの問題を解決するための戦略は何でしたか？」
このような質問は、具体的な経験や意見、感情を引き出すのに適しています。
オープンクエスチョンの利点と短所
利点
オープンクエスチョンは、相手の深い洞察や感情、経験を引き出すことが可能です。そのため、相手の考え方や意見を詳細に理解するのに非常に役立ちます。また、新たな視点やアイデアを刺激することもあります。さらに、オープンクエスチョンは相手を自己開示させるため、コミュニケーションの深度を高め、相互理解を促進します。
短所
一方で、オープンクエスチョンは答えが長くなる傾向があり、時間がかかる場合があります。また、質問があまりに広範であると、答えるのが難しい、あるいは話が脱線しやすいという欠点もあります。また、敏感なトピックについてオープンクエスチョンを投げると、相手を不快にさせる可能性もあります。
したがって、オープンクエスチョンは適切な状況や文脈で使うことが重要となります。
クローズドクエスチョンとは
クローズドクエスチョンの定義
クローズドクエスチョンは、特定の答えを求める質問形式で、「はい」や「いいえ」、「選択肢から一つ」で答えられるタイプの質問です。この形式の質問は、質問者が必要な情報を簡潔に、そして迅速に取得することを目的としています。
クローズドクエスチョンの具体例
以下に、クローズドクエスチョンの具体例をいくつか挙げてみましょう。
- 「その報告書は明日までに完成しますか？」
- 「今日の会議に出席できますか？」
- 「どのデザイン案が最も良いと思いますか、A、B、またはC？」
これらの質問は、特定の情報をはっきりと把握するために使用されます。
クローズドクエスチョンの利点と短所
利点
クローズドクエスチョンの一番の利点は、簡潔で明瞭な答えを迅速に得ることができる点です。それにより、情報を速やかに収集し、迅速な意思決定を可能にします。また、話が脱線することなく、必要な情報だけを取得することが可能となります。
短所
しかしながら、クローズドクエスチョンの制約性からくる欠点も無視できません。それは、相手の思考や感情、詳細な意見を把握することが難しいという点です。また、新たなアイデアや視点を引き出す可能性も限られます。そのため、深い理解や創造的な思考を求める場合には、クローズドクエスチョンだけでは不十分となる場合があります。
オープンクエスチョンとクローズドクエスチョン、それぞれの形式が有用な状況は異なりますが、それぞれを適切に活用することで、コミュニケーションの質を大幅に向上させることが可能となります。
オープンクエスチョンとクローズドクエスチョンの使い分け
両者の違い
オープンクエスチョンとクローズドクエスチョンは、答えの形式と質問の目的において主に異なります。オープンクエスチョンは、広範で深い回答を引き出すことを目指し、詳細な意見や感情、経験を探求します。一方、クローズドクエスチョンは、特定の情報を簡潔に、迅速に取得することを目的とします。
オープンクエスチョンは、「何」「なぜ」「どのように」などで始まることが多く、相手が自由に表現できます。それに対し、クローズドクエスチョンは、「はい」「いいえ」や選択肢からの答えを求めます。
どちらを使用するべきか
オープンクエスチョンとクローズドクエスチョンを状況に応じて適切に使い分けることで、より効果的なコミュニケーションを実現できます。以下に具体的な例を挙げてみます。
1. プロジェクト会議
プロジェクトの進行状況を確認するための会議では、具体的な情報を迅速に得るためにクローズドクエスチョンを使用すると良いでしょう。例えば、「今週の進行状況は予定通りですか？」や「課題は解決しましたか？」のような質問です。
一方で、新たなアイデアや解決策を探求したい場合には、オープンクエスチョンを使うと良いです。「この課題を解決するために他にどのような方法が考えられますか？」や「このプロジェクトをさらに効率的に進めるためには、どのようなアプローチが有効だと思いますか？」などの質問が該当します。
2. クライアントミーティング
クライアントの要望を具体的に理解するためには、オープンクエスチョンが有効です。「あなたのビジネスで最も重要な課題は何ですか？」や「私たちの提供するサービスでどのような結果を期待していますか？」などの質問が助けになります。
一方で、クライアントの要求事項を確認するためにはクローズドクエスチョンが適しています。「プロジェクトの期限は来月の15日で良いですか？」や「提案書はメールで送付してもよろしいですか？」といった質問があります。
3. パフォーマンスレビュー
従業員のパフォーマンスレビューでは、オープンクエスチョンを使用して、その人の思考や感情、経験を深く理解することが重要です。「最近の業務における最大の挑戦は何でしたか？」や「自己成長を実現するためには、どのようなサポートが必要ですか？」などの質問が参考になります。
一方、特定のパフォーマンス指標や目標達成状況について確認する場合には、クローズドクエスチョンを使用すると良いでしょう。「Q3の目標達成率は100%でしたか？」や「新しいシステムの導入により業務効率が上がりましたか？」といった質問があります。
これらの例からわかるように、クエスチョンの形式は、目的、状況、そして相手との関係性により選択します。オープンクエスチョンとクローズドクエスチョンを適切に使い分けることで、より深い理解と、効果的なコミュニケーションが可能となります。
質問のポイント: 効果的な質問をするために
質問にはコミュニケーションを促進する力がありますが、その効果は質問の方法によって大きく左右されます。以下に、効果的な質問をするための主要なポイントを挙げてみましょう。
1. 明確かつ具体的に
具体的で明確な質問をすることで、意図を理解しやすくし、期待する情報を得る可能性を高めます。例えば、「プロジェクトは進んでいますか？」という質問よりも、「今週のプロジェクトの進行状況は予定通りですか？」と尋ねる方が、より具体的な情報を得られます。
2. 相手を尊重する
質問する際は、相手の立場や意見を尊重することが重要です。攻撃的または批判的な質問は、相手を守りに入らせ、オープンなコミュニケーションを妨げる可能性があります。相手を尊重する態度を持つことで、対話を深め、相互理解を進めることができます。
3. 質問を活用する
オープンクエスチョンとクローズドクエスチョンの両方をうまく使い分けることで、さまざまな情報を引き出し、コミュニケーションを豊かにすることができます。オープンクエスチョンは思考を刺激し、新たな視点やアイデアを生み出すのに有効です。一方、クローズドクエスチョンは、特定の情報を得るために有効です。
おわりに
本記事では、オープンクエスチョンとクローズドクエスチョンの違いやそれぞれの活用方法について解説しました。クエスチョンはコミュニケーションの基本であり、それを適切に活用することで、対話を深め、理解を促進し、さまざまな視点を探求することができます。明確で、相手を尊重した質問を投げかけることで、相手の回答に耳を傾け、より深い意味を理解しようとする姿勢が、素晴らしいコミュニケーションを生み出します。これらの知識を活用して、日々のコミュニケーションにおいて効果的な質問を活用し、豊かな対話を実現しましょう！
ナレッジマネジメントにおすすめのツール「Huddler」
業務の効率化にもおすすめなのが「Huddler（ハドラー）」です。リモートワークなど離れて業務を進める上で課題になる情報共有のあらゆる課題を解決することができるオールインワンツールです。
Huddler（ハドラー）とは
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。
- リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
- 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
- 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
- カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い
このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。
Huddlerの4つの機能
会議
Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。
タスク
Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。
併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。
タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。
wiki
Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。
ファイル
Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。