ビジネスで会議を開かないことはありません。多ければ1日に数回、少なくても週に1回は開催します。その目的は「組織的な意思決定」を行うことであり、議題に沿って議論して、一つの結論を導き出します。そしてまた会議を開き、ビジネス上のあらゆる事項を決定していくのです。
日常的に開催する会議だからこそ、効率化の余地は多分に含まれています。1日一回開催する会議を、5分短縮するだけでも1週間で25分、1ヶ月で100分の効率化になります。会議参加者が10人だとすると、1,000分（約17時間）分の効率化です。
本記事では、多くの企業が「凝りすぎている」議事録作成に苦言を呈し、業務効率とコミュニケーションが促進する議事録の作り方をご紹介します。
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目次
その議事録、凝りすぎていませんか？
様々なビジネスシーンの中で開催されるあらゆる会議で、それぞれに議事録が作成されます。その中でデザイン等に凝りすぎている議事録を見かけることも少なくありません。しかし、デザインや誤字脱字のなさにこだわった議事録に何の意味があるでしょうか？ここで議事録の意義を再確認していきましょう。
議事録作りは、牛丼作り
牛丼と聞くと「うまい、安い、早い」の文言が頭にパッと浮かぶ方も多いでしょう。吉野家が初めて提唱したフレーズですが、今では牛丼の代名詞にもなっています。議事録作りもまさにこれ。「うまい、安い、早い」を徹底することが、より効率的な業務やコミュニケーションを生み出します。
ビジネスでは成果物の目標をQ（品質）・C（コスト）・D（納期）の3視点で定めるケースが多くあります。いずれか一つの数値が高いのではなく、QCDのバランスが取れてこその目標達成です。議事録で言うなれば、「素早く作成し、それによってコストが抑えられ、品質もそこそこある」というのが理想のQCDです。つまりは「うまい、安い、早い」こそ、議事録作りで意識すべきポイントと言えるでしょう。
牛丼は、牛肉と玉ねぎ、その他調味料を一緒に煮込むだけの大雑把な料理です。しかし美味い。さらにQCDのバランスが取れているからこそ、ビジネスパーソンにとっての日常食へと成長しました。議事録もある程度大雑把でも、会議の大筋と意思決定が明確に記されていれば、早くて安い方が圧倒的に優れた議事録となります。
議事録作成がうまい人の特徴
皆さんの周りに議事録作成が上手な方はいませんか？そういった議事録作成がうまい人の3つの主な特徴を紹介します。これらの特徴を身につけることで、議事録作成のスキルを向上させ、より効果的かつ効率的なミーティング運営を実現することができるはずです
明瞭かつ簡潔な表現
議事録作成がうまい人は、明瞭かつ簡潔な表現を心がけます。専門用語や難しい言葉を避け、できるだけシンプルかつ明確な言葉を使って議題や決定事項を表現します。これによって、議事録を読む全ての人にとって理解しやすい内容となります。
要点を押さえた情報の整理
議事録作成の際には、話された内容の中から主要なポイントや決定事項を抽出し、整理する能力が求められます。議事録作成がうまい人は、そう言った要点を明確にし、関連する情報を適切にカテゴリー分けして整理することが得意な傾向があります。また、不要な情報は省くことで、議事録が冗長になるのを避けます。
時間管理と効率的なミーティング運営
有効な議事録作成は効率的なミーティング運営と切っても切り離せない関係にあります。議事録作成がうまい人は、ミーティングの時間を適切に管理し、議題が予定通りに進行するように努め、議事録作成をスムーズに行うために、事前に議題を確認し、必要な資料を準備することが多いです。
議事録を素早くそつなく作るコツ
「議事録は会議開催後に作るのだから、ある程度時間がかかって当然」と考えていませんか？いいえ、違います。議事録は会議開催前から作成でき、それこそが議事録を素早く、そつなく作るためのコツです。これは一体どういうことか。
会議を開くにあたり、「さぁ、何を話し合うか決めましょうか？」と議題提起から始める会議は稀中の稀です。会議のための会議なんて無駄以外の何物でもありません。現状そうした会議を開催しているという場合は、即刻見直すことをお勧めします。
ほとんどの会議は開催前に議題が決まっているので、議事録フォーマットをその議題に沿って作成しておきます。更に、議題ごとに誰が発言するのかも大方決まっているのが会議というもの。場合によっては、「あの人は、この議題に対してこんな発言をするだろう」と予測が立てられる場合もあります。
このように、会議開催前にちょっとした時間をかけて議事録の枠を作成しておけば、会議中にメモを取る工程が圧倒的に少なくなりますし、会議終了後にはほとんど議事録作成が終わっている状態にもなります。
会議というのは、議事録作成者も含めて次のアクションを設定するための重要な時間です。なので、議事録の枠は開催前に作っておくという意識を持って取り組むと、素早く、そしてそつなく作ることができます。
議事録のデジタル化の利点
そんな議事録ですがデジタル化することで、効率性、アクセシビリティ、および環境への配慮を大幅に向上させます。参加者はいつでもどこからでも情報にアクセスでき、紙の使用量が減少するため、企業の持続可能性の取り組みにも繋がります。
即時性とアクセシビリティ: デジタルツールを使用することで、作成した議事録を瞬時に共有できます。これにより、参加者はどこからでも情報にアクセスできるようになります。
検索性と整理: デジタルフォーマットの議事録は、必要な情報を素早く見つけるために簡単に検索できます。また、デジタルファイルは物理的なスペースを取らず、整理しやすいです。
環境への配慮: 紙の使用量を減らすことは、企業の環境に対する影響を軽減します。デジタル化は、企業の持続可能性の目標に貢献する簡単な方法です。
セキュリティの強化: デジタル議事録は、適切なセキュリティ対策を施すことで、紙の文書よりも安全に保管できます。機密情報の保護に役立ちます。
コラボレーションの促進: デジタルツールは、議事録に対するフィードバックや編集をリアルタイムで行うことを可能にし、チーム間のコラボレーションを促進します。
議事録の記載事項は全て箇所書きでOK
ここまでの内容を踏まえて、更なる議事録作成スピードアップを狙うならば、議事録に記載する内容は全て箇所書きで全く問題ありません。議題・課題・決定事項・次のアクション、あるいは誰かの重要発言も全てです。
凝りすぎて業務効率化やコミュニケーションを阻害している議事録の中には、口語体で書かれているものを多く見かけます。議事録の中で、関係者それぞれのキャラクターを表現する必要は当然ありませんね。議事録は小説ではないのですから、箇所書きでOKなのです。
「議事録」作りから、デキるビジネスパーソンを始めよう
今まで議事録作りに凝りすぎていた自分がいるのならば、ここでさよならをしましょう。「自分はなんてイケてないことをしていたんだ…」と1分ほど反省したら、スパッと前を向いて次の議事録から「うまい、安い、早い」を心掛けるのです。どんなに細かい作業であっても、QCDのバランスを重視して成果物を仕上げる人こそデキるビジネスパーソンです。最後に、少々辛辣な表現があったことをお詫びします。しかしそれも、皆さんのビジネスがより良いものになればと思うからこそ。本記事でご紹介した議事録の作り方を、ぜひ意識してみてください。
議事録におすすめのツール
会議をきちんと効率的に進めるためには事前準備から共有までをスムーズに的確に行うことが必須です。これまではエクセルやワードでレジュメを作って、予め共有し、会議後にメールで議事録を送付するという流れが一般的でしたが、「会議を起点とした情報マネジメントツール Huddler（ハドラー）」を使えば、会議にまつわる全ての情報を一つにまとめ、スムーズな進行をすることが可能になります。
Huddler（ハドラー）とは
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっていますが、その中で会議機能では下記のような課題を簡単に解決することができます。
- 終了時間が決まっておらず、拘束時間が⻑い
- そもそも会議の⽬的が不明瞭で必要性に疑問を感じる
- データ（資料等）を集約する場所やツールの管理が属⼈化している
- アジェンダが決まっておらず、会議の進⾏が緩い
- 決定事項・次回までの宿題・ルールなどを確認できる場所がない
Huddlerの会議機能
リアルタイム・共同編集で チームコラボレーションを促進
作成中の議事録は、各メンバーとリアルタイムで共有され、共同編集が可能です。オンライン会議で同じ空間にいなくても、まるで同じ会議室にいるかのように、仕事を進めることができます。
会議に自動で紐付く タスク、ファイル管理
会議中に「次までにこの資料用意しておいてね」などタスクが発生することは多いですよね。会議を軸にタスクや関連するファイルを一元管理できるため、もう情報が点在することはありません。
会議前のアジェンダも 会議後の議事も共有が楽々
会議ごとに発行される外部共有用URLを送れば、Huddlerのアカウントを持っていない取引先の相手にも議事録やアジェンダを共有することができます。記録する、出力する、連絡するといった一連の流れがHuddlerの画面一つで完結します。
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