部下とのコミュニケーションは、マネージャーやリーダーの役割の中でも特に重要なものの一つです。特に、部下へのフィードバックはその成長やモチベーションを大きく左右する要因となります。しかし、効果的なフィードバックの方法や手法を知らないまま行うと、逆に部下のモチベーションを下げてしまう恐れも。
この記事では、部下へのフィードバックの基本から、具体的な手法や例文、避けるべきフィードバックの例までを解説します。組織内でより良い関係を築き上げるためのヒントとして、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
フィードバックの基本
フィードバックは、他人の行動や結果に対して評価や意見を伝えるプロセスです。これには、相手の成長を助け、将来的な行動を改善する意図が含まれます。
フィードバックの主な目的は、個人の成長と学びを促進することです。具体的には、自己認識を高め、自己改善の方向性を示し、新しいスキルや知識の習得を助ける役割があります。また、フィードバックは、チーム内のコミュニケーションを活性化させ、全体の生産性や効率を向上させる効果もあります。
また、管理者として部下に対して適切なフィードバックを提供することで、その人のポテンシャルを最大限に引き出し、チーム全体のパフォーマンスを向上させることができます。管理者は、フィードバックを通じて部下のモチベーションを維持し、職場の雰囲気やチームの結束力を高める役割も担います。
フィードバックの前に
フィードバックを効果的に行うためには、相手への思いやりと共に、自身の感情や意図を適切に伝えるスキルが求められます。これらのポイントを意識して、相手が成長できるようなフィードバックを心掛けましょう。
適切なタイミングと場所を選ぶ
フィードバックは、効果的に伝えるためには「いつ」「どこで」伝えるかが非常に重要です。まず、フィードバックを受け取る人が受け入れやすい状態であることを確認しましょう。具体的には、相手がリラックスしていて、集中できる状態であることが望ましいです。
タイミングの選び方のポイント:
- フィードバックが必要な出来事が起きてから時間が経ちすぎないようにしましょう。できるだけ早めにフィードバックを行い、具体的な事例を元に話すよう心掛けましょう。
- しかし、相手がストレスを感じている時や、他の仕事に集中している時には避けましょう。相手がフィードバックを受け入れられる状態になったら伝えるようにしましょう。
場所の選び方のポイント:
- プライバシーが保たれ、他の人の耳に入らない場所を選びましょう。フィードバックは個人の成長のためのものですから、他人に聞かれることで不必要なプレッシャーをかけないようにしましょう。
- 静かで、話しやすい環境を選びましょう。周囲の騒音や他の人の存在が気にならない場所が望ましいです。
自身の感情と意図を整理する
フィードバックを伝える前に、自身の感情と意図を整理する時間を持ちましょう。自分が何を伝えたいのか、どのような結果を期待しているのかを明確にすることが、相手に伝わりやすくするポイントとなります。
感情の整理のポイント:
- 自分がフィードバックを行う目的を明確にしましょう。相手を貶めるためではなく、相手の成長や改善を目的とすることが重要です。
- 自身の感情がフィードバックの内容に影響を与えないようにしましょう。客観的な事実に基づいてフィードバックを行うよう心掛けましょう。
意図の整理のポイント:
- どのような点を改善してほしいのか、具体的な行動指針を示しましょう。抽象的な指摘ではなく、具体的なアクションに落とし込むよう努めましょう。
- フィードバックの結果、どのようなポジティブな変化を期待しているのかを明確にしましょう。相手もフィードバックの意図を理解しやすくなります。
代表的な3つの手法
これらの手法を使い分けることで、フィードバックが相手に伝わりやすくなり、相手も受け入れやすくなります。効果的なフィードバックを心掛け、部下の成長をサポートしましょう。
サンドイッチ型
サンドイッチ型は、受け手がフィードバックを柔軟に受け入れられるように設計された方法です。まず、ポジティブなフィードバックで始めることで、受け手の受容性を高めます。次に、改善が必要な点や具体的なアドバイスを述べます。最後に、再度ポジティブなフィードバックを加えることで、受け手が前向きな気持ちを保てるようにします。ただし、この方法の欠点は、改善点が明確でなくなる可能性があることです。そのため、改善点をはっきりと伝え、具体的なアクションプランを提案することが重要です。
例:
- 「プロジェクトの進行方法がとても効率的で、チームのモチベーションも高まっています。」
- 「ただ、週次ミーティングでの報告が少し長いと感じる人もいるようです。報告をもう少し短くまとめると、より良くなると思います。」
- 「全体として、プロジェクトは順調に進んでおり、あなたのリーダーシップに感謝しています。」
SBI型
SBI型は、「Situation（状況）」、「Behavior（行動）」、「Impact（影響）」の順にフィードバックを行う方法です。まず、「Situation」で具体的な状況やコンテキストを明確にします。次に、「Behavior」で観察された具体的な行動を述べます。最後に、「Impact」でその行動がもたらした具体的な影響を共有します。この方法は、フィードバックが具体的で明確になり、受け手が自身の行動とその結果を理解しやすくなります。
例:
- （部下）「私の報告は詳細だったと思いますが、時間が長くなってしまったと思います。」
- （マネージャー）「その通り、詳細な報告ありがとう。でも、確かに時間が長かったね。要点を絞って報告するよう心掛けましょう。」
ペンドルトン型
ペンドルトン型は、受け手が自身の行動を最初に評価する機会を持つ方法です。これにより、受け手の自己反省と自己認識が促進されます。その後、フィードバック提供者は、受け手の自己評価に基づいてポジティブな点と改善点を共有します。このプロセスは、双方向のコミュニケーションを促し、受け手がフィードバックから最大限に学ぶ助けになります。
例:
- 「昨日のミーティングでの（状況）報告は非常に詳しかったですね（行動）。それにより、チームがプロジェクトの全体像を把握でき、次のステップに進めるようになりました（影響）。」
やってはいけないフィードバック例
非効果的なフィードバックを避け、相手がポジティブに受け取り、具体的な改善ができるよう心掛けましょう。
非効果的なフィードバックの特徴
非効果的なフィードバックは、受け取る人に混乱や不安をもたらし、成長の妨げになる可能性があります。以下に、非効果的なフィードバックの特徴をいくつか挙げます。
- あいまい: 具体的でなく、何に対してのフィードバックなのかが不明確な場合、受け取る人は何を改善すれば良いのかわかりません。
- 否定的な言葉遣い: 「ダメ」「悪い」などの否定的な言葉が多用されると、受け取る人は落ち込み、改善の意欲を失う可能性があります。
- 感情的な表現: フィードバックが感情に基づいていると、客観性が失われ、受け取る人も受け入れにくくなります。
避けるべきフィードバックの具体例
以下に、避けるべきフィードバックの具体例をいくつか紹介します。
- 「いつも遅刻している」: このフィードバックは一般化されており、具体的な事例が不足しています。いつ、どのような状況で遅刻したのか具体的に述べるべきです。
- 「もっと頑張りなさい」: これでは抽象的で、何をどう頑張れば良いのかがわかりません。具体的な改善点やアクションを示すべきです。
- 「あなたのせいでチームが困っている」: こ責める言葉が強く、受け取る人が反発しやすいです。どのような行動が問題であったのか、具体的に述べ、解決のための提案をするべきです。
フィードバックの際の注意点とよくあるトラブル
フィードバックは、相手を理解し、相手の成長をサポートするための重要なコミュニケーションツールです。上記のヒントを活用し、トラブルを避け、効果的なフィードバックを心掛けましょう。
フィードバックの際のよくある問題点
以下に、フィードバックの際によくある問題点をいくつか挙げます。
- コミュニケーションの不足: フィードバックが不明確で、受け取る人が混乱する場合があります。また、フィードバックの意図が正しく伝わらないこともあります。
- 感情のエスカレーション: 内容によっては、感情が高ぶり、争いが起きる可能性もあります。
- 受け入れられないフィードバック: 受け取る人が内容を受け入れられず、改善が見られない場合もあります。
トラブルを避けるためのポイント
トラブルを避け、効果的なコミュニケーションを行うためのヒントをいくつか紹介します。
- 明確なコミュニケーション: 具体的かつ明確に伝えましょう。どの点が良く、どの点が改善が必要かをはっきりさせましょう。
- 感情のコントロール: 客観的に、そして冷静に行いましょう。感情をエスカレートさせず、冷静なジャッジメントが必要です。
- 相手の意見を尊重: 受け取る人の意見も尊重しましょう。相手の意見に耳を傾け、理解しようと努めましょう。
ナレッジマネジメントにおすすめのツール「Huddler」
業務の効率化におすすめなのが「Huddler（ハドラー）」です。リモートワークなど離れて業務を進める上で課題になる情報共有のあらゆる課題を解決することができるオールインワンツールです。
現在無料のβ版で提供しており、容量制限もなく初めてITツールを使うという方でも気軽に利用することができます。
Huddler（ハドラー）とは
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。
- リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
- 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
- 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
- カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い
このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。
Huddlerの4つの機能
会議
Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。
タスク
Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。
併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。
タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。
wiki
Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。
ファイル
Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。